ویژگی‌های شاخص نرم افزار مکاتبات اداری چیست؟
نرم‌افزار دبیرخانه ساده بخش مهم و کلیدی پاسخ به سؤال «اتوماسیون اداری چیست» شمرده می‌شود. با ارائه مفاهیم جدیدی مانند پیش‌نویس الکترونیک، مفهوم نامه داخلی و شیوه‌های الکترونیک پیگیری، عملکرد سازمان را بهبود می‌بخشد و موجب ارتقای بهره‌وری می‌شود. کاهش هزینه‌ها و حذف کاغذ از چرخه امور اداری سازمان‌ها در کنار افزایش رضایت ذینفعان سیستم، بخش دیگری از مزایای این نرم افزار است. برخی امکانات این نرم افزار عبارت است از:
- امکان تعریف کاربران، دبیرخانه‌های مستقل و دفتر اندیکاتور به صورت نامحدود
- امکان تعریف و استفاده از کد‌های شناسه دپارتمان، سمت و کد سازمان خارجی، در کد اندیکاتور
- امکان پشتیبانی از دبیرخانه‌های عادی و محرمانه
- امکان تعریف تمپلیت نامه، به تفکیک دبیرخانه‌ها و دپارتمان‌ها
- امکان تعریف الگوهای مربوط به آیتم‌های مکاتبات اداری، به‌صورت سراسری و یا اختصاص آن به بیش از یک دبیرخانه و دپارتمان‌های محتلف
- امکان تعریف امضای شخصی و تعریف تمپلیت با چند امضاء
- امکان تعریف تعداد رکوردهای قابل نمایش در کارتابل اداری کاربر
- امکان ایجاد رابط کاربری به چند زبان (فارسی و انگلیسی)
- امکان افزودن تصویر مهر دبیرخانه سازمان، در فایل متن نامه‌های دریافتی
- امکان جلوگیری از ثبت نامه دریافتی در دبیرخانه‌های غیرمرتبط
- امکان جلوگیری از ارسال یادآوری نامه‌های درانتظار برای افراد دبیرخانه فاقد دسترسی امنیت محرمانه نامه‌ها
- امکان دسترسی افراد به یک یا چند پوشه خاص از ساختار بایگانی مکاتبات اداری دپارتمان خود
- امکان «تفویض اختیار» به همراه آرشیو تفویض‌های سابق (با دسترسی کاربری مربوطه)
- امکان نمایش شرح ارجاعات مربوط به «رونوشت مخفی» نامه‌های اداری، به هنگام تفویض اختیار
- امکان ارتباط و دسترسی به منوی E.S.S (پیشخوان/اداری)