سیستم مکاتبات اداری چیست و چه می‌کند؟
مدیریت مکاتبات اداری به فرایند دریافت، ضبط، ثبت، پردازش مناسب و پاسخگویی به آنها و ایجاد دنباله حسابرسی از مکاتبات دریافتی گفته میشود. یک سیستم مدیریت مکاتبات اداری برای ردیابی تمام مکاتبات داخلی و مکاتبات خارجی یک سازمان و در دسترس قرار دادن آن برای همه کاربران برنامه با توجه به نقش و دسترسی آنها استفاده میشود.
پیشنهاد میشود برای افزایش بهره وری سازمان خود از نرم افزار دبیرخانه ساده یار استفاده کنید.
یک سیستم مکاتبات اداری خوب، ابزارهای الکترونیکی ذخیره، بازیابی و مسیریابی مکاتبات را برای بررسی و تأیید فراهم می‌کند. چنین سیستم‌هایی توانایی مدیریت موثر حجم عظیمی از مکاتبات را هم به صورت الکترونیکی و هم بر روی کاغذ، پست، فکس و سایر روشهای سنتی فراهم می‌آورد. سیستمهای مدیریت مکاتبات اداری، ایجاد، جمع‌آوری و تحویل نامه‌های اداری امن، شخصی و تعاملی را متمرکز و مدیریت می‌کند. سیستم مکاتبات اداری سازمان ها را قادر می‌سازد تا محتویات مکاتبات از پیش طراحی‌شده و سفارشی را به سرعت در یک فرایند ساده از ایجاد تا بایگانی جمع آوری کنند. در نتیجه ، مشتریان ارتباط صحیح را در زمان مناسب به روش مناسب دریافت می کنند. این امر مشاغل را قادر می‌سازد تا ارزش تعاملات با مشتریان را به حداکثر برسانند و هزینه‌ها و خطرات مربوط به یک فرایند نسبتاً پیچیده را به حداقل برسانند.
این تعاملات شامل مکاتبات داخلی و مکاتبات خارجی میشود. یک مطالعه نشان می‌دهد که تقریبا ۸۰ درصد از مدیران شرکت‌ها، روابط تجاری خود را به دلیل ارتباط و خدمات‌رسانی ضعیف به مشتریان از دست داده‌اند. ارتباط خوب با مشتری آن هم زمانی که که هزاران ایمیل، گزارش، نامه، خط مشی ، قرارداد و پیام‌های خوش‌آمدگویی، طی هر ماه منتشر می شود، مساله‌ای است که باید توسط سیستم یکپارچه مکاتبات، مدیریت شود.