معرفی نرم افزار های سازمانی

 با استفاده از نرم افزار دبیرخانه، یک یا چند تیم کاری اداری می توانند اطلاعات نامه های وارده و صادره سازمان را در دفاتر ثبت الکترونیک وارد نموده و آنها را با استفاده از اتوماسیون اداری در کارتابلها به گردش درآورند. شماره گذاری نامه ها به صورت خودکار انجام می شود و خطای انسانی نخواهیم داشت. سطح دسترسی افراد مختلف براساس سطح محرمانگی می تواند متفاوت باشد که در پیاده سازی نرم افزار باید مدنظر قرار گیرد.برای دیدن دمو دبیرخانه آنلاین به سایت یار اتوماسیون مراجعه فرمایید.

• عدم نیاز به دفتر اندیکاتور چاپی
• سادگی مراحل ثبت و ارسال مکاتبات
• دسترسی سریع به محتویات نامه های ثبت شده با استفاده از جستجوی پیشرفته
• ارجاع نامه های ثبت شده با یک کلیک و عدم امکان مفقود شدن ارجاعات و نامه های ارسالی
• دسترسی سریع به مکاتبات و انجام فرآیندهای اداری به سریعترین روش
• عدم نیاز به تخصیص فضای اضافه و تجهیزات در مجموعه و صرفه جویی در هزینه ها
• وجود محیط یکپارچه برای ذخیره سازی نامه ها و عدم مفقود شدن اسناد
• عدم استهلاک اسناد و تاثیرگذاری شرایط محیطی و مثل گرما، رطوبت و بر روی مکاتبات ثبت شده
• عدم وجود خطر برای اسناد و پرونده ها به دلیل حوادث مثل آتش سوزی و امکان تهیه نسخه پشتیبان از مکاتبات ثبت شده
• شفافیت سوابق و امکان پیگیری نامه های مهلت دار
• در دسترس بودن اطلاعات و گزارشها و مکاتبات سازمانی در محیط اتوماسیون اداری
• مشخص بودن روال گردش مکاتبات و پیاده سازی چارت سازمانی و در نتیجه گردش مکاتبات بر اساس سلسله مراتب اداری
• امکان دسترسی و رسیدگی به نامه ها و دورکاری (از هر جا و در هر زمان)
• امکان پیگیری یک نامه و چرخه طی شده آن توسط درختواره ارجاعات
• امکان اعمال سطوح دسترسی به کاربران و طبقه بندی اسناد بر اساس محرمانگی
•  ارسال فکس با استفاده از محیط نرم افزار و مشخص بودن زمان بندی ارسال
• محیطی یکپارچه برای دسترسی به کل محتویات و اطلاعات مورد نظر شامل نامه ها
• نظارت کامل بر نظام اداری، گردش نامه و عملکرد افراد و پیاده سازی سازمانی منظم و پاسخگو

منبع:
https://payvast.com/%DA%86%D8%B1%D8%A7-%D8%A8%D9%87-%D9%86%D8%B1%D9%85-%D8%A7%D9%81%D8%B2%D8%A7%D8%B1-%D8%AF%D8%A8%DB%8C%D8%B1%D8%AE%D8%A7%D9%86%D9%87-%D9%86%DB%8C%D8%A7%D8%B2-%D8%AF%D8%A7%D8%B1%DB%8C%D9%85%D8%9F/

 رایانش ابری یا Cloud Computing به چه معناست؟ یکی از مهم‌ترین جذابیت‌های صنعت فناوری اطلاعات تغییرات مداوم آن است. این صنعت روزانه در حال رشد و پیشرفت است و هر بار مفاهیم جدیدی به آن اضافه می‌شود. تمام افرادی که در این زمینه فعالیت می‌کنند باید به صورت مداوم در حال مطالعه و تلاش برای به روز رسانی اطلاعات خود باشند. یکی از مفاهیمی که در چند سال گذشته کانون توجه افراد در تمام دنیا بوده است، رایانش ابری یا Cloud Computing است. این مفهوم از زمان‌های گذشته نیز وجود داشته اما در سال‌های اخیر بسیار مورد توجه قرار گرفته است. برای مشاهده دموی دبیرخانه آنلاین یار به این سایت مراجعه فرمایید.

معرفی رایانش ابری یا Cloud Computing به زبان ساده

به عبارت ساده، رایانش ابری ارائه خدمات محاسباتی از جمله سرورها، فضای ذخیره‌سازی، پایگاه‌های اطلاعاتی، شبکه، نرم‌افزار، تجزیه و تحلیل و … از طریق اینترنت (“فضای ابری“) است. این کار به منظور ارائه نوآوری سریع‌تر، منابع انعطاف‌پذیر و صرفه‌جویی در مقیاس بزرگ صورت می‌گیرد.

فرض کنید قصد دارید از نرم‌افزاری برای اتوماسیون اداری استفاده کنید. رایانش ابری به این معناست که نرم افزار، داده‌های مربوط به آن، فضای ذخیره سازی و تمام موارد مورد نیاز را به فضایی خارجی منتقل کنید. اطلاعات شما با استفاده از این سیستم به صورت کاملا ایمن نگهداری شده و با کمک هر سیستمی با وارد کردن رمز عبور و اطلاعات خود به آن‌ها دسترسی دارید. به این صورت با کمک رایانش ابری قدرت پردازش شما افزایش یافته، امکان اشتراک گذاری داده‌ها برای شما فراهم می‌شود و از هر مکانی می‌توانید به این اطلاعات دسترسی داشته باشید.

تاریخچه فضای ابری و رایانش ابری

رایانش ابری به عنوان یک اصطلاح از اوایل دهه ۲۰۰۰ وجود داشته است. البته این مفهوم محاسبات به عنوان یک سرویس برای مدت زمان بسیار طولانی‌تر نیز مورد استفاده قرار می‌گرفت. در آن زمان و حدودا در دهه ۱۹۶۰، به این صورت بود که سازمان‌ها به جای خرید پردازنده‌های گران قیمت می‌توانستند با پرداخت هزینه کمتر از یک پردازنده مرکزی استفاده کنند.

زمانی که رایانه‌های شخصی ظهور کردند، بیشتر مراکز و افراد از این رایانه‌ها استفاده می‌کردند و تا حدودی از این فضای اشتراک گذاری فاصله گرفتند. با گذشت زمان و ایجاد مراکز داده شرکتی برای شرکت‌ها و سازمان‌هایی که تعداد انبوهی داده را تولید می‌کنند، این مفهوم دوباره مورد استفاده قرار گرفت. زیرا در این زمان نیاز به پردازشگر قدرتمندتر و فضای ذخیره سازی بیشتری احساس می‌شد.

منبع: https://yeganehsoft.com/%D8%B1%D8%A7%DB%8C%D8%A7%D9%86%D8%B4-%D8%A7%D8%A8%D8%B1%DB%8C-%DA%86%DB%8C%D8%B3%D8%AA%D8%9F/

عناصر ارتباط

نوشتار اداری پیش از هر چیز، وسیله ای ارتباطی در ارتباطات انسانی و ابزار انتقال مفاهیم است، لذا نوشتن نامه نیز همانند ابزارهای زبانی دیگر، وسیله ای است برای بیان منظور و مقصود هر فرد و ارتباط با سایر افراد. برای برقراری هر نوع ارتباطی حضور پنج عنصر الزامی و ضروری است:

• پیام دهنده (منبع): برقرارکننده ارتباط که به منظوری خاص مانند درخواست، دستور، گزارش و بیان خبری به نگارش نامه و ایجاد ارتباط اقدام می نماید.
• گیرنده پیام (مخاطب): شخصیت حقیقی و یا حقوقی که دریافت کننده پیام و مرجع ارتباط است.
• اصل پیام(محتوی پیام): منظور و مقصودی که هدف برقراری ارتباط است و می تواند انتقال اطلاعات، درخواست و یا ارائه گزارش و خبری باشد که منبع ارتباط از انتقال این پیام در نظر دارد.
• وسیله ارتباط: شکل بیان و وسیله انتقال پیام است که از شکل شفاهی و مکتوب و یا ترکیبی باشد.
• اثر پیام (بازخورد): در بسیاری از ارتباطات سازمانی و شخصی، پیام دهنده منتظر نتیجه و بازخوردی از نوشتن نامه و ارائه پیام خویش است که نتیجه این ارتباط برای منبع ارتباط است که گاهی برای منبع پیام قابل پیش بینی است.

انواع ارتباط

از نظر کلی ارتباط به دو شیوه فردی و سازمانی تقسیم می شود که رابطه فردی به سه شیوه رابطه با خانواده، جامعه و رابطه با سازمان محل خدمت و روابط سازمانی هم به رابطه با مردم، سازمان های داخلی و رابطه با سازمانهای خارجی تقسیم می شود. از نظر شیوه ارتباط هم به دو شیوه حضوری (جلسه، مصاحبه و مذاکره و …( و غیرحضوری)پیام رادیویی، تلفن، دورنگار، نامه و …) جریان می یابد. انواع ارتباطات اداری نیز به دو صورت عمودی (بالا به پایین مانند دستور رئیس به زیردستان و پایین به بالا مانند گزارش و درخواست کارمند به رئیس) و ارتباطات افقی که به روابط مابین ادارات و بخش های مختلف سازمانی و رده های هم ارز سازمانی اطلاق می شود. رعایت سلسله مراتب اداری در روابط عمودی، یکی از مهمترین نکاتی است که در روابط و نوشتار اداری باید لحاظ گردد.

عوامل متفاوتی در ادارات مانع از گرایش و انگیزه کافی در کارکنان برای نوشتن می گردد:

عدم آموزش مناسب در دوران تحصیل، عدم پرداختن به نوشتن در دوره های توجیهی بدو استخدام و ترس از عواقب مستندسازی گفتار. لذا توصیه می شود حتی الامکان در دوره های توجیهی بدو استخدام یکی از نکات مورد اهمیت برای کارکنان جدیدالاستخدام، آموزش آیین نگارش مکاتبات اداری باشد. اهمیت بسیار زیاد مکاتبات اداری در فرآیندهای سازمانی از دو جنبه قابل بررسی است: یکی اینکه نوشتار آسان ترین، کم هزینه ترین، مطمئن ترین، محترم ترین و بادوام ترین وسیله ارتباط بوده و هست. دوم اینکه نوشته در ارکان اداری ایران جنبه سند داشته و برای استناد و استفاده های بعدی نگهداری می شود. البته در این بخش نیز استناد به نوشتار اهمیت بیشتری نسبت به دلیل اول اهمیت اسناد دارد. اگرچه نوشتار نیز دارای آداب و قوانینی است که اگر رعایت نگردند، کارآیی نوشتار از دست خواهد رفت.

مشخصات نامه های اداری :

برای نامه های اداری ویژگی های تعریف شده است که بر اساس آن می توان به یک نامه عنوان نامه اداری اطلاق کرد. ویژگی هایی که باعث شناخته شدن نامه های اداری از سایر انواع نامه ها می گردند عبارتست از:
شماره، تاریخ، عنوان واحدهای گیرنده و فرستنده، موضوع نامه، نام و عنوان امضاکننده نامه و در نهایت امضای نامه توسط یک شخص با صلاحیت. نامه های ارباب رجوع در ابتدای ورود به اداره، برخی از ویژگی ها مانند شماره نامه را ندارد، اما با ورود به اداره و شماره شدن توسط دبیرخانه آنلاین اداره به یک نامه اداری مبدل می شود.

منبع: 
https://blog.yar.cloud/%d8%a2%db%8c%db%8c%d9%86-%d9%86%da%af%d8%a7%d8%b1%d8%b4-%d9%85%da%a9%d8%a7%d8%aa%d8%a8%d8%a7%d8%aa-%d8%a7%d8%af%d8%a7%d8%b1%db%8c/

زمانی که از یک مدیر بپرسید بهره وری یعنی چه ؟ پاسخ او بدین صورت است: بهره وری یعنی خروجی سازمان نسبت به هزینه‌ها چقدر بوده است. اما آیا با همین جمله کوتاه می‌توان متوجه شد مفهوم بهره وری چیست؟

حتما شما هم در اطراف خود کسب و کارهایی را دیده‌اید که ورشکست شده‌اند. علت هم این بوده که سود حاصل از فروش محصولات یا خدماتشان، کفاف هزینه‌های تولید را نمی‌داده است. این اتفاق علت‌های مختلفی دارد. اما در مفهوم کلی بهره وری سازمان آن‌ها پایین بوده و همین موضوع باعث ورشکستگی آن‌ها شده است.

مدیران ارشد یک شرکت حتما باید بدانند بهره وری چیست و چگونه می‌توانند آن را افزایش دهند. در این صورت می‌توانند روزبروز سودآوری شرکت را بیشتر کنند. در این مقاله به صورت کامل درباره مفهوم بهره وری در سازمان صحبت خواهیم کرد. بعد از مطالعه این مقاله می‌دانید معنی بهره وری چیست و خواهید دانست چگونه می‌توانید با مثبت نگه داشتن شیب نمودار بهره وری، رشد سازمان خود را تضمین کنید.برای افزایش بهره وری سازمانی از دبیرخانه آنلاین استفاده فرمایید.

مفهوم بهره وری چیست؟

بگذارید با ذکر چند مثال برای بهره وری درباره اینکه مفهوم بهره وری به چه معناست صحبت کنیم و سپس به سراغ تعاریف برویم. آمار نشان می‌دهد که در ایران برای به دست آوردن هزار دلار، باید ۲۰ بشکه نفت خام مصرف کرد. اما در ژاپن با مصرف یک بشکه نفت خام می‌توان هزار دلار درآمد داشت. بنابراین اگر هر دو کشور منابع نفت خام مساوی در اختیار داشته باشند، ژاپن می‌تواند ۲۰ برابر درآمد بیشتر از این منابع به دست آورد. پس در مصرف نفت برای کسب درآمد، بهره وری ژاپن ۲۰ برابر بیشتر از ایران است. اکنون تاحدودی متوجه شدید که منظور از بهره وری چیست.

برای پاسخ به سوال معنی بهره وری چیست، می‌توان از دیدگاه‌های مختلفی استفاده کرد. مثلا از دیدگاه تجاری بهره‌وری یعنی بیشترین میزان تولید با کم‌ترین هزینه. از دیدگاه اجتماعی بهره وری یعنی کسب و کاری بتواند تغییرات مثبت در کیفیت زندگی اقتصادی و اجتماعی مردم ایجاد کند.
یان تین برگن، برنده نوبل اقتصاد، بدین صورت به سوال بهره وری چیست، پاسخ می‌دهد:

در ابتدای مقاله تعریف بهره وری را به صورت ساده و به شیوه‌ای که همه مدیران با آن آشنا هستند، ارائه دادیم. زمانی که بتوانیم بدون افزایش هزینه‌ها، میزان خروجی سازمان را بیشتر کنیم یا بدون تغییر میزان خروجی، هزینه‌ها را کاهش دهیم، یعنی بهره وری سازمان ما رشد کرده است.
در ادامه سطوح مختلف بهره وری در سازمان‌ها را توضیح می‌دهیم:

• خروجی زیاد + هزینه‌های بالا = بهره‌وری متوسط

• خروجی کم + هزینه پایین = بهره‌وری متوسط

• خروجی کم + هزینه بالا = بهره وری کم

• خروجی زیاد + هزینه کم = بهره وری بالا 

دو فاکتور مهم در تعریف بهره وری

اثرگذاری (effectiveness) و کارایی (efficiency) دو بخش مهم از تعریف بهره وری در مدیریت هستند.

منبع:
https://www.dekami.com/%D9%85%D9%81%D9%87%D9%88%D9%85-%D9%88-%D8%AA%D8%B9%D8%B1%DB%8C%D9%81-%D8%A8%D9%87%D8%B1%D9%87-%D9%88%D8%B1%DB%8C-%DA%86%DB%8C%D8%B3%D8%AA/

 از زمان به‌وجود آمدن سیستم‌های خودکار کامپیوتری، اغلب سازمان‌ها به این فکر افتادند که از نرم افزار اتوماسیون اداری استفاده کنند. مزایایی که این نرم افزار برای شما به ارمغان می‌آورد بسیار زیاد است. اما موانع استقرار نرم افزار اتوماسیون اداری ارزان نیز امری است که قبل از استفاده از اتوماسیون اداری، به دلیل اختلالاتی که ممکن است برای سازمان ایجاد کند، باید به آن رسیدگی شود.

این متن بر این نکته تاکید می‌کند که استفاده از یک نرم افزار اتوماسیون اداری مانند سامانه الکترونیکی دبیرخانه و گردش مکاتبات نیازمند مشارکت همه‌ی جوانب، زیرساخت‌ها، کارمندان، فناوری و… است. از بررسی موانع استقرار نرم افزار اتوماسیون اداری در یک سازمان می‌توان به‌طور خلاصه به موارد زیر اشاره کرد.

فراهم نبودن امکانات سخت‌ افزاری

برخی تجهیزات و امکانات فیزیکی، که یک سازمان برای استقرار سیستم اتوماسیون اداری به آن نیاز دارد. در صورت نبود این تجهیزات در روند استقرار سیستم اتوماسیون اداری اختلال ایجاد می‌شود.

کامپیوتر و سخت افزار مناسب

یک سیستم کامپیوتری جزء جدایی‌ناپذیر از تجهیزات ضروری و مهم در استقرار یک سیستم اتوماسیون اداری رایگان است. کامپیوتر ابزاری است که داده‌هارا به عنوان ورودی می‌پذیرد، آن‌را پردازش می‌کند و نتیجه را به عنوان خروجی می‌فرستد. نبود این ابزار به طور قطع از موانع استقرار اتوماسیون اداری محسوب می‌شود.

اسکنر و تجهیزات

این ابزار نوعی سخت‌ افزار جانبی است که وجودش در هرسازمان مدرن، حیاتی است. سیستم اتوماسیون اداری ارزان گاه نیاز به اسکنر دارد تا بتواند اسناد قدیمی یا نامه‌هایی را که به شکل کاغذی و سنتی ایجاد شده بودند، در سیستم ذخیره و در نرم افزار بایگانی کنند و امکان یکپارچه شدن سازمان را ایجاد کند.

تجهیزات مناسب برای تهیه فایل پشتیبان

انواع ابزارهای ذخیره و سیستم‌عامل‌های سازمان باید با نرم‌ افزار اتوماسیون اداری تناسب داشته‌باشد. اجزایی مثل RAM، هارد، کامپیوتر و… جزء این دسته‌اند.

اینترنت مناسب

در عصر دهکده‌ی جهانی که دنیا به وسیله اینترنت به‌صورت محسوسی کوچک شده است، یک سازمان برای هرکاری نیاز به اینترنت دارد. همچنین یک نرم‌ افزار اتوماسیون اداری نیز بدون اینترنت ممکن است بسیاری از قابلیت‌های خود را از دست بدهد.

شبکه اتصالات محلی(LAN)

این شبکه در هر سازمانی می‌تواند انواع سیستم‌ها و تجهیزات را به یکدیگر متصل کند تا اتوماسیون آنلاین از طریق آن روال ارجاع، نامه‌نگاری و… را انجام دهد.

تلفن‌همراه و تبلت

این نوع از ابزار باعث می‌شود بتوان از هرجا و مکانی به سیستم اتوماسیون اداری سازمان دسترسی داشت و مشتریان از آن در تلفن‌همراه خود استفاده کنند. تلفن‌همراه جزئی از اجزای یک سیستم محسوب می‌شود.

این موارد به صورت خلاصه و کلی، ابزاری را نشان می‌دهد که باید برای کارکرد مناسب یک نرم‌ افزار اتوماسیون آنلاین اداری مورداستفاده قرار بگیرد. این ابزار نمونه‌ای از تجهیزات لازم برای نصب نرم‌ افزار اتوماسیون اداری است. عدم وجود هریک از این ابزار، می‌تواند از موانع استقرار اتوماسیون اداری باشد.

مقاومت کارکنان

ذات بشر نسبت به تغییر نگران و حساس است. برهمین اساس در هر اداره و سازمانی که قرار باشد تغییری ایجاد شود، کارکنان سازمان به دلیل ناآگاهی و عدم اطمینان از ادامه‌ی کار خود، نگران و مضطرب می‌شوند و نسبت به آن مقاومت نشان می‌دهند. این امر نیز می‌تواند یکی از موانع استقرار اتوماسیون اداری در سازمان باشد. دلایل آن از این قرار است:

یکسان ماندن شغل. بیشتر کارمندان تمایل دارند که شرایط کاری آنان یکسان بماند و آموختن امور جدید برای آنان سخت است. اما اگر بدانند اتوماسیون اداری این ‌توانایی را دارد که شرایط کاری آنان را آسان‌تر کند، از آن استقبال خواهند کرد. طی تحقیقی که Lucas de Boer انجام داد، تنها ۴۰ درصد از افراد در گروه هدف تحقیق، از تغییر رضایت داشتند که نشان‌دهنده این است که، تغییر افراد را خوشحال نمی‌کند. اکثر مردم در کار جاری و ثابتی که انجام می‌دهند، راضی هستند، پس تغییر در سازمان می‌تواند با چنین مشکلاتی مواجه شود. اصولا افراد پس از استقرار اتوماسیون در سازمان و عادت به کار کردن با آن، متوجه می‌شوند که کار با یک سیستم خودکار چه اندازه سختی کار آنان را کاهش می‌دهد.

دلیل دوم می‌تواند این امر باشد که یادگیری کار با سیستم و کامپیوتر برای کسانی که می‌خواهند از یک سیستم سنتی به مدرن منتقل شوند، سخت است. کارمندان از این بابت نگران می‌شوند که این امر موجب اخراج یا تعلیق آنان از سازمان شود. از این رو نسبت به ورود سیستم خودکار مقاومت می‌کنند.

مورد دیگر این است که بعضی سازمان‌ها پس از استفاده از سیستم اتوماسیون اداری، نیاز کمتری به نیروی انسانی خواهند داشت. چون بسیاری از کارها به وسیله سیستم اتوماسیون انجام خواهد شد. پس کارمندان از این‌که سیستم جای آنان را بگیرد نگران خواهند شد و این امر ممکن است باعث مقاومت کارمندان در مقابل استفاده یا ورود اتوماسیون به سازمان باشد.

عدم وجود مدیر استقرار

مدیر استقرار در شرکت فردی است که مسئول نگهداری و نصب نرم‌ افزار بر روی سرور است. این افراد چند وظیفه دارند، از جمله مسئولیت انجام تنظیمات اولیه را برعهده دارد، می‌توانند در حین کار با نرم‌ افزار برای حل مشکلات به افراد مشاوره دهند. در صورت عدم وجود مدیریت استقرار، در نصب و پیگیری نرم‌ افزارها مشکل به وجود می‌آید. این امر تاثیر منفی بر کارکنان و سازمان خواهد گذاشت. در صورت عدم وجود یک مدیر استقرار، هرکارمند درخواست و مشکلی با نرم‌ افزار دارد که می‌خواهد آن ‌را ازطریق پشتیبانی حل کند، این امر ممکن نیست و باعث آشفتگی می‌شود. باید این امور توسط مدیریت استقرار حل‌وفصل شود.

شفاف نبودن روال کاری و فرایندها

یک نرم‌ افزار اتوماسیون اداری مسئول خودکارسازی و اتوماتیک شدن انواع مسئولیت‌ها و وظایف در سازمان است. با استفاده از نرم‌ افزار اتوماسیون اداری، انواع اموری که سازمان در گذشته به صورت دستی انجام می‌داده مانند فروش، بازاریابی، مدیریت، کنترل موجودی و…، امروزه به صورت خودکار انجام می‌شود. یک سیستم اتوماسیون اداری زمانی می‌تواند به‌صورت موفق و موثر پیاده‌سازی شود که سازمان، پروسه و روال معمولی داشته‌باشد و بر اساس همین روال، سیستم اتوماسیون برای بهره‌وری بیشتر در سازمان ایجاد می‌شود. سیستم اتوماسیون نیاز به برنامه‌ریزی طبق روال کاری دارد. اگر سازمانی روال کاری مغشوش و نامشخصی داشته‌باشد، نرم‌ افزار نیز به همان میزان کارایی خود را از دست خواهد داد. این مشکل، کارکنان و همچنین مشتریان را ناراضی می‌سازد. از موانع استقرار اتوماسیون اداری و نارضایتی مشتری، می‌توان از این امر نیز نام برد.

عدم حمایت مدیران ارشد

سازمان طبقات گوناگونی از پرسنل را در اختیار دارد. مدیران ارشد، مدیران میانی و کارکنان که در یک سازمان وظایف گوناگونی برعهده دارند. در بعضی از سازمان‌ها کارکنان می‌دانند استقرار یک اتوماسیون اداری خوب، به چه میزان باعث افزایش بهره‌وری، کاهش هزینه‌ها و همچنین کاهش میزان سختی کار پرسنل است. گاه ایجاد یک سیستم اتوماسیون اداری از طرف کارکنان یا مدیران میانی پیشنهاد می‌شود. این امر، تصمیم‌گیری از پایین به بالای سازمان است. در مواردی وقتی پیشنهاد یا تصمیم به سطوح بالا و مدیران ارشد می‌رسد، مدیران آن‌را نمی‌پذیرند و از آن حمایت نمی‌کنند که در این‌صورت ایجاد سیستم اتوماسیون رد می‌شود. در شرایطی نیز اتوماسیون نصب و ایجاد می‌شود ولی به دلیل اینکه مدیران از آن حمایت نمی‌کنند، زیرساخت‌های آن‌ فراهم نخواهدشد و اتوماسیون با شکست مواجه می‌شود.

منبع:
https://blog.yar.cloud/%d9%85%d9%88%d8%a7%d9%86%d8%b9-%d8%a7%d8%b3%d8%aa%d9%82%d8%b1%d8%a7%d8%b1-%d9%86%d8%b1%d9%85-%d8%a7%d9%81%d8%b2%d8%a7%d8%b1-%d8%a7%d8%aa%d9%88%d9%85%d8%a7%d8%b3%db%8c%d9%88%d9%86-%d8%a7%d8%af%d8%a7/

وظایف دبیرخانه سازمان کدام است؟

در ادامه لیست کاملی از وظایف واحد دبیرخانه آورده شده است:

• واحد دبیرخانه باید تمامی نامه‌ها، دستورالعمل‌ها و بخشنامه‌هایی را که ارسال یا دریافت می‌شود، از نظر وجود امضاء، صحت تعداد پیوست‌ها (در صورت وجود پیوست یا ضمیمه) و … مورد بررسی قرار دهد. همچنین، واحد دبیرخانه باید ارتباط اسناد مذکور را با سازمان دریافت کننده آن بسنجد و تنها در صورت وجود ارتباط، برای ارسال آنها اقدام کند.
• هر نامه، دستورالعمل و بخشنامه‌ای (اعم از وارده و صادره) که وارد دبیرخانه می‌شود باید با روشی استاندارد در دفتر اندیکاتور ثبت شود. البته نرم‌افزار دبیرخانه این کار را به صورت خودکار انجام می‌دهند و ضمن ثبت نامه‌ها در سیستم، تاریخ و شماره آنها را ذخیره می‌کنند
• ثبت نامه‌ها، دستورالعمل‌ها و بخشنامه‌ها (اعم از وارده و صادره) در اندکس دبیرخانه (در نرم‌افزارهای دبیرخانه نیاز به ثبت در دفتر اندکس نیست)
• جداسازی و توزیع نامه‌ها، دستورالعمل‌ها و بخشنامه‌ها بر اساس ضوابط و گیرندگان آنها: یعنی واحد دبیرخانه پس از بررسی و ثبت اسناد، آنها را به فرد یا واحد مسئول ارسال می‌کند. به این عمل، ارجاع نیز گفته می‌شود. ارجاع نامه‌ها در گذشته به صورت دستی و فیزیکی انجام می‌شد، اما امروزه به وسیله نرم افزار اتوماسیون اداری انجام می‌گیرد
• پیگیری سوابق نامه‌ها، پرونده ها و مستنداتی که توسط واحدها درخواست می‌شود و ارسال برای آنها
• از دیگر وظایف واحد دبیرخانه، ثبت دریافت نامه‌ها، مدارک و مستندات به گیرنده و ارائه رسید آن به فرستنده است. البته این کار نیز در نرم افزارهای دبیرخانه و اتوماسیون اداری به صورت خودکار توسط سیستم انجام می‌شود
• دسته‌بندی و نگهداری تمامی نامه‌ها، مستندات، پرونده‌ها و سوابق مطابق اصول بایگانی و مقررات سازمان، از وظایف دیگر واحد دبیرخانه است.
• تشکیل پرونده‌های اداری، نگهداری آنها، تقسیم آنها به انواع جاری و راکد، ارائه آن به واحدهای درخواست‌کننده و حذف سوابق پس از پایان زمان تعیین شده برای نگهداری آنها، از دیگر وظایف واحد دبیرخانه است
• نظارت بر کارکنان دفتری و بایگانی و کنترل عملکرد آنها
• برنامه‌ریزی و اجرای سیستم ثبت، شماره‌گذاری و بایگانی کلیه مستندات و مکاتبات سازمان
• حفظ محرمانگی مستندات و مدارک طبقه‌بندی شده سازمان و نظارت بر آنها
• استانداردسازی و یکپارچه‌سازی فرآیند بایگانی و امور دبیرخانه در واحدهای مختلف سازمان
• ارائه گزارش از مکاتبات سازمان و وضعیت آنها در واحدهای مختلف
• ارسال کلیه مکاتبات اداری سازمان، اعم از نامه‌های پستی یا فکس برای سازمان‌های خارجی یا واحدهای داخل

منبع:
https://www.faragostar.net/responsibilities-of-secretariat-department/

 ارائه خدمات به ارباب رجوع در بسیاری از سازمان‌ها و شرکت‌ها بخش مهم و حجیم فرآیندهای کاری را تشکیل می‌دهد و در مواقعی از سال ترافیک کاری شدیدی را ایجاد می‌کند. مراجعه حضوری، نه تنها در سازمان مربوطه، هزینه‌های زیاد منابع انسانی، لجستیک و آماده‌سازی فضای تعاملی با مخاطبان را ایجاب می‌کند؛ بلکه با توسعه سازمان و افزایش مخاطبان و تعریف روال‌های جدید این هزینه‌ها مرتبا روند افزایشی خواهند داشت.

ارائه خدمات آنلاین به ارباب رجوع نه تنها در اولین مرحله راه‌اندازی قادر به کاهش چشم‌گیر هزینه‌هاست؛ بلکه با گذشت زمان و افزایش دامنه فعالیت‌های سازمان این روند، ادامه پیدا می‌کند.

سازمان ها می توانند برای سهیل در روند انجام امور و بالا بردن راندمان از نرم افزار های دبیرخانه آنلاین استفاده کنند.

منبع:

https://blog.yar.cloud/%da%86%da%af%d9%88%d9%86%d9%87-%d8%ae%d8%af%d9%85%d8%a7%d8%aa-%d8%a2%d9%86%d9%84%d8%a7%db%8c%d9%86-%d8%a8%d9%87-%d8%a7%d8%b1%d8%a8%d8%a7%d8%a8-%d8%b1%d8%ac%d9%88%d8%b9-%d9%87%d8%b2%db%8c%d9%86%d9%87/

 مدیریت مکاتبات اداری به فرایند دریافت، ضبط، ثبت، پردازش مناسب و پاسخگویی به آنها و ایجاد دنباله حسابرسی از مکاتبات دریافتی گفته می‌شود. یک سیستم مدیریت مکاتبات اداری برای ردیابی تمام مکاتبات داخلی و مکاتبات خارجی یک سازمان و در دسترس قرار دادن آن برای همه کاربران برنامه با توجه به نقش و دسترسی آنها استفاده می‌شود.

پیشنهاد میشود برای افزایش بهره وری سازمان خود از نرم افزار دبیرخانه ساده یار استفاده کنید.

  یک سیستم مکاتبات اداری خوب، ابزارهای الکترونیکی ذخیره، بازیابی و مسیریابی مکاتبات را برای بررسی و تأیید فراهم می‌کند. چنین سیستم‌هایی توانایی مدیریت موثر حجم عظیمی از مکاتبات را هم به صورت الکترونیکی و هم بر روی کاغذ، پست، فکس و سایر روشهای سنتی فراهم می‌آورد. سیستمهای مدیریت مکاتبات اداری، ایجاد، جمع‌آوری و تحویل نامه‌های اداری امن، شخصی و تعاملی را متمرکز و مدیریت می‌کند. سیستم مکاتبات اداری سازمان ها را قادر می‌سازد تا محتویات مکاتبات از پیش طراحی‌شده و سفارشی را به سرعت در یک فرایند ساده از ایجاد تا بایگانی جمع آوری کنند. در نتیجه ، مشتریان ارتباط صحیح را در زمان مناسب به روش مناسب دریافت می کنند. این امر مشاغل را قادر می‌سازد تا ارزش تعاملات با مشتریان را به حداکثر برسانند و هزینه‌ها و خطرات مربوط به یک فرایند نسبتاً پیچیده را به حداقل برسانند.

این تعاملات شامل مکاتبات داخلی و مکاتبات خارجی می‌شود. یک مطالعه نشان می‌دهد که تقریبا ۸۰ درصد از مدیران شرکت‌ها، روابط تجاری خود را به دلیل ارتباط و خدمات‌رسانی ضعیف به مشتریان از دست داده‌اند. ارتباط خوب با مشتری آن هم زمانی که که هزاران ایمیل، گزارش، نامه، خط مشی ، قرارداد و پیام‌های خوش‌آمدگویی، طی هر ماه منتشر می شود، مساله‌ای است که باید توسط سیستم یکپارچه مکاتبات، مدیریت شود.

منبع:
https://www.parnianportal.com/%D8%B3%DB%8C%D8%B3%D8%AA%D9%85-%D9%85%DA%A9%D8%A7%D8%AA%D8%A8%D8%A7%D8%AA-%D8%A7%D8%AF%D8%A7%D8%B1%DB%8C/#:~:text=%D8%B3%DB%8C%D8%B3%D8%AA%D9%85%20%D9%85%DA%A9%D8%A7%D8%AA%D8%A8%D8%A7%D8%AA%20%D8%A7%D8%AF%D8%A7%D8%B1%DB%8C%20%DA%86%DB%8C%D8%B3%D8%AA%20%D9%88%20%DA%86%D9%87%20%D9%85%DB%8C%E2%80%8C%DA%A9%D9%86%D8%AF%D8%9F,-%D9%85%D8%AF%DB%8C%D8%B1%DB%8C%D8%AA%20%D9%85%DA%A9%D8%A7%D8%AA%D8%A8%D8%A7%D8%AA%20%D8%A7%D8%AF%D8%A7%D8%B1%DB%8C&text=%DB%8C%DA%A9%20%D8%B3%DB%8C%D8%B3%D8%AA%D9%85%20%D9%85%DA%A9%D8%A7%D8%AA%D8%A8%D8%A7%D8%AA%20%D8%A7%D8%AF%D8%A7%D8%B1%DB%8C%20%D8%AE%D9%88%D8%A8,%D8%B3%D8%A7%DB%8C%D8%B1%20%D8%B1%D9%88%D8%B4%D9%87%D8%A7%DB%8C%20%D8%B3%D9%86%D8%AA%DB%8C%20%D9%81%D8%B1%D8%A7%D9%87%D9%85%20%D9%85%DB%8C%E2%80%8C%D8%A2%D9%88%D8%B1%D8%AF.