با استفاده از نرم افزار دبیرخانه، یک یا چند تیم کاری اداری می توانند اطلاعات نامه های وارده و صادره سازمان را در دفاتر ثبت الکترونیک وارد نموده و آنها را با استفاده از اتوماسیون اداری در کارتابلها به گردش درآورند. شماره گذاری نامه ها به صورت خودکار انجام می شود و خطای انسانی نخواهیم داشت. سطح دسترسی افراد مختلف براساس سطح محرمانگی می تواند متفاوت باشد که در پیاده سازی نرم افزار باید مدنظر قرار گیرد.برای دیدن دمو دبیرخانه آنلاین به سایت یار اتوماسیون مراجعه فرمایید.

 

  • عدم نیاز به دفتر اندیکاتور چاپی
  • سادگی مراحل ثبت و ارسال مکاتبات
  • دسترسی سریع به محتویات نامه های ثبت شده با استفاده از جستجوی پیشرفته
  • ارجاع نامه های ثبت شده با یک کلیک و عدم امکان مفقود شدن ارجاعات و نامه های ارسالی
  • دسترسی سریع به مکاتبات و انجام فرآیندهای اداری به سریعترین روش
  • عدم نیاز به تخصیص فضای اضافه و تجهیزات در مجموعه و صرفه جویی در هزینه ها
  • وجود محیط یکپارچه برای ذخیره سازی نامه ها و عدم مفقود شدن اسناد
  • عدم استهلاک اسناد و تاثیرگذاری شرایط محیطی و مثل گرما، رطوبت و بر روی مکاتبات ثبت شده
  • عدم وجود خطر برای اسناد و پرونده ها به دلیل حوادث مثل آتش سوزی و امکان تهیه نسخه پشتیبان از مکاتبات ثبت شده
  • شفافیت سوابق و امکان پیگیری نامه های مهلت دار
  • در دسترس بودن اطلاعات و گزارشها و مکاتبات سازمانی در محیط اتوماسیون اداری
  • مشخص بودن روال گردش مکاتبات و پیاده سازی چارت سازمانی و در نتیجه گردش مکاتبات بر اساس سلسله مراتب اداری
  • امکان دسترسی و رسیدگی به نامه ها و دورکاری (از هر جا و در هر زمان)
  • امکان پیگیری یک نامه و چرخه طی شده آن توسط درختواره ارجاعات
  • امکان اعمال سطوح دسترسی به کاربران و طبقه بندی اسناد بر اساس محرمانگی
  •  ارسال فکس با استفاده از محیط نرم افزار و مشخص بودن زمان بندی ارسال
  • محیطی یکپارچه برای دسترسی به کل محتویات و اطلاعات مورد نظر شامل نامه ها
  • نظارت کامل بر نظام اداری، گردش نامه و عملکرد افراد و پیاده سازی سازمانی منظم و پاسخگو

 

منبع:
https://payvast.com/%DA%86%D8%B1%D8%A7-%D8%A8%D9%87-%D9%86%D8%B1%D9%85-%D8%A7%D9%81%D8%B2%D8%A7%D8%B1-%D8%AF%D8%A8%DB%8C%D8%B1%D8%AE%D8%A7%D9%86%D9%87-%D9%86%DB%8C%D8%A7%D8%B2-%D8%AF%D8%A7%D8%B1%DB%8C%D9%85%D8%9F/