چرا بایگانی اسناد در سازمان ها مهم است؟

بایگانی کردن اسناد و اطلاعات سازمانی برای نظم دادن به حجم زیاد اسنادی که در سازمان‌ها استفاده می‌شوند، ضروری است و به مدیران اجازه می‌دهد تا کنترل بهتری بر فرآیند گردش اطلاعات سازمان داشته باشند. همانطور که یک کسب و کار یا سازمان رشد می‌کند، اسناد و اطلاعات بیشتری ایجاد می‌کند که استفاده درست از آنها مستلزم نظارت و مدیریت دقیق است. اگر یک سازمان از سیستم بایگانی استفاده نکند برای مدیریت این حجم از اسناد و اطلاعات به مشکل خواهد خورد.

نرم افزار دبیرخانه نیز برای ارسال و دریافت نام های اداری توصیه میشود

از سایر دلایل اهمیت بایگانی اسناد می‌توان به جلوگیری از گم‌شدن آنها اشاره کرد. وقتی سازوکاری برای نظم دادن به اسناد و ذخیره‌سازی آنها وجود نداشته باشد، احتمال گم شدن آنها بسیار زیاد است. یعنی حتی اگر از بین نرفته باشند پیدا کردن آنها آسان نخواهد بود. به علاوه، بایگانی اسناد موجب می‌شود بتوانید بر دسترسی صحیح به آنها نظارت کنید و در موارد لازم محدودیت در دسترسی به آنها ایجاد کنید.



منبع:
faragostar.net/importance-of-archiving-documents-in-organizations/#:~:text=۱%20سوالات%20متداول-,منظور%20از%20بایگانی%20چیست؟,یک%20فضای%20مشخص%20ذخیره%20می%E2%80%8Cشوند.