معرفی نرم افزار های سازمانی

 دبیرخانه یک واحد مستقل سازمانی می باشد که وظیفه اداره امور دفتری هر اداره و یا سازمانی را بر عهده دارد. وظیفه اصلی که این بخش بر عهده دارد ثبت و بایگانی نامه های اداری، گردش کار مکاتبات اداری و همچنین نظارت بر حسن گردش نامه هایی که در سازمان وارد و صادر می شود است. در واقع باید بدانید یکی از مهمترین و کاربردی ترین واحدهایی که در هر سازمان وجود دارد دبیرخانه آن سازمان می باشد و به همین دلیل کارکنان این بخش باید به خوبی با وظایف خود آشنایی داشته باشند. دبیرخانه قلب واحد اداری هر شرکت می باشد.

اگر برای مدیریت نامه ها و گردش کار دبیرخانه سازمان خود به نرم افزار مناسب نیاز دارید، نرم افزار دبیرخانه و بایگانی نامه را مشاهده نمایید و با امکانات سیستم دبیرخانه یگانه آشنا شوید.

همچنین اگر علاوه بر مدیریت نامه ها و دبیرخانه به سیستمی نیاز دارید که بتواند گردش نامه ها را در سازمان شما رهگیری کند و بتوانید نامه ها را در سازمان به یکدیگر ارجاع بزنید به نرم افزار اتوماسیون اداری یگانه مراجعه کنید.

تعریف واحد دبیرخانه :

واحد اداری خاصی از یک شرکت یا سازمان که وظیفه ثبت نامه های وارده، ثبت نامه های صادره، بایگانی نامه ها و نظارت بر گردش آن ها را به عهده دارد. در دبیرخانه سنتی کلیه مکاتبات اداری در دفتر اندیکاتور ثبت و ضبط می شود.

قوانین و دستورالعمل های مکاتبات اداری در ایران مشخص و تدوین شده می باشد. مسئول دبیرخانه با تمامی این دستورالعمل ها باید آشنایی داشته باشد و به بهترین نحو ممکن وظایف خود را انجام می دهد. هر یک از بخش هایی که در یک سازمان فعالیت می کنند کارهای مشخص شده ای را بر عهده دارند که باید با دقت آنها را انجام دهند.

به طور کلی اگر بخواهیم این بخش مهم را در یک سازمان تعریف کنیم باید بدانید مسئولیت آن مدیریت و منترل مکاتبات اداری در سازمان ها می باشد. امروزه از آنجایی که بیشتر فعالیت های سازمان ها الکترونیکی شده است، این بخش از سازمان ها هم کارشان بسیار راحت تر شده است و تنها با نصب بهترین نرم افزار دبیرخانه رایگان مناسب می توانند مدیریت و گردش نامه های سازمان را انجام دهند.

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d8%af%d8%a8%db%8c%d8%b1%d8%ae%d8%a7%d9%86%d9%87-%da%86%db%8c%d8%b3%d8%aa%d8%9f-%d9%88%d8%b8%d8%a7%db%8c%d9%81-%d9%85%d8%aa%d8%b5%d8%af%db%8c-%d8%af%d8%a8%db%8c%d8%b1%d8%ae%d8%a7%d9%86%d9%87/

•  امکان انجام کارهای اداری در خارج از محل کار و در هر زمان
•  کاهش فعالیت های غیر مولد مانند بایگانی فیزیکی اسناد و غیره
•  نگهداری سوابق عملیات در حجم کمتر، ایمنی بالا ومراجعه آسان
•  قابلیت تولید گزارش های مورد نیاز به همراه نمودارهای متعدد
•  امکان پیگیری تلفنی کارها در هر مکان و هر زمان
•  اعمال کنترل بر اطالعات طبقه بندی شده
•  دقت در فرایند انجام عملیات و ثبت تمامی امور
•  ردیابی امور و پیگیری به موقع مراحل کار
•  سهولت وسرعت در گردش عملیات
•  امنیت بالا در نگهداری از اسناد و امکان دسترسی به آن

پیش نیازهای پیاده سازی اتوماسیون اداری:

•  اعتقاد مدیریت ارشد سازمان به ضرورت ایجاد تحول در سازمان
•  شناخت وضع موجود گردش و نگهداری اسناد در سازمان
•  فراهم ساختن بستر ارتباطی و تجهیزات سخت افزاری
•  تهیه و تدوین متدولوژی استقرار سیستم
•  ارائه آموزش های پایه به کاربران

 استفاده از دبیرخانه آنلاین برای سازمان ها پیشنهاد میشود.

نامه های اداری :

نوشته ای که حاوی یک یا چند موضوع اداری و وسیله برقراری ارتباط محدود در داخل یا خارج از یک سازمان باشد و در برگه های مخصوص و استاندارد نامه نگاری یا نشانه و عنوان دستگاه مربوط و در قالب ارکان و اجزای مشخصی تهیه شود، اصطلاحا نامه اداری نامیده می شود. این گونه نامه های ویژگی هایی از جمله سرلوحه، آرم نامه، شماره، تاریخ، پیوست میباشند و دارای عنوان گیرنده که با کلمه “به” شروع می شود و موضوع که دربرگیرنده یک جمله یا شبه جمله کوتاه و گویا و شفاف است که خالصه ای از متن نوشته شده را در بر دارد.
موضوع نامه هم برای گیرنده نامه از لحاظ پی بردن به مفهوم نامه در کوتاه ترین زمان و هم برای کاربران دبیرخانه رایگان که اطالعات آن را در دفتر اندیکاتور یا در اتوماسیون اداری مکاتبات وارد می نمایند به لحاظ تسریع در ثبت، اهمیت دارد.

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d8%a2%d8%b4%d9%86%d8%a7%db%8c%db%8c-%d8%a8%d8%a7-%d8%af%d8%a8%db%8c%d8%b1%d8%ae%d8%a7%d9%86%d9%87-%d9%88-%d8%b4%d8%b1%d8%ad-%d9%88%d8%b8%d8%a7%db%8c%d9%81-%d8%a2%d9%86-%d8%a8%d8%ae%d8%b4-%d8%b3/

 با استفاده از نرم افزار دبیرخانه، یک یا چند تیم کاری اداری می توانند اطلاعات نامه های وارده و صادره سازمان را در دفاتر ثبت الکترونیک وارد نموده و آنها را با استفاده از اتوماسیون اداری در کارتابلها به گردش درآورند. شماره گذاری نامه ها به صورت خودکار انجام می شود و خطای انسانی نخواهیم داشت. سطح دسترسی افراد مختلف براساس سطح محرمانگی می تواند متفاوت باشد که در پیاده سازی نرم افزار باید مدنظر قرار گیرد.برای دیدن دمو دبیرخانه آنلاین به سایت یار اتوماسیون مراجعه فرمایید.

• عدم نیاز به دفتر اندیکاتور چاپی
• سادگی مراحل ثبت و ارسال مکاتبات
• دسترسی سریع به محتویات نامه های ثبت شده با استفاده از جستجوی پیشرفته
• ارجاع نامه های ثبت شده با یک کلیک و عدم امکان مفقود شدن ارجاعات و نامه های ارسالی
• دسترسی سریع به مکاتبات و انجام فرآیندهای اداری به سریعترین روش
• عدم نیاز به تخصیص فضای اضافه و تجهیزات در مجموعه و صرفه جویی در هزینه ها
• وجود محیط یکپارچه برای ذخیره سازی نامه ها و عدم مفقود شدن اسناد
• عدم استهلاک اسناد و تاثیرگذاری شرایط محیطی و مثل گرما، رطوبت و بر روی مکاتبات ثبت شده
• عدم وجود خطر برای اسناد و پرونده ها به دلیل حوادث مثل آتش سوزی و امکان تهیه نسخه پشتیبان از مکاتبات ثبت شده
• شفافیت سوابق و امکان پیگیری نامه های مهلت دار
• در دسترس بودن اطلاعات و گزارشها و مکاتبات سازمانی در محیط اتوماسیون اداری
• مشخص بودن روال گردش مکاتبات و پیاده سازی چارت سازمانی و در نتیجه گردش مکاتبات بر اساس سلسله مراتب اداری
• امکان دسترسی و رسیدگی به نامه ها و دورکاری (از هر جا و در هر زمان)
• امکان پیگیری یک نامه و چرخه طی شده آن توسط درختواره ارجاعات
• امکان اعمال سطوح دسترسی به کاربران و طبقه بندی اسناد بر اساس محرمانگی
•  ارسال فکس با استفاده از محیط نرم افزار و مشخص بودن زمان بندی ارسال
• محیطی یکپارچه برای دسترسی به کل محتویات و اطلاعات مورد نظر شامل نامه ها
• نظارت کامل بر نظام اداری، گردش نامه و عملکرد افراد و پیاده سازی سازمانی منظم و پاسخگو

منبع:
https://payvast.com/%DA%86%D8%B1%D8%A7-%D8%A8%D9%87-%D9%86%D8%B1%D9%85-%D8%A7%D9%81%D8%B2%D8%A7%D8%B1-%D8%AF%D8%A8%DB%8C%D8%B1%D8%AE%D8%A7%D9%86%D9%87-%D9%86%DB%8C%D8%A7%D8%B2-%D8%AF%D8%A7%D8%B1%DB%8C%D9%85%D8%9F/

 رایانش ابری یا Cloud Computing به چه معناست؟ یکی از مهم‌ترین جذابیت‌های صنعت فناوری اطلاعات تغییرات مداوم آن است. این صنعت روزانه در حال رشد و پیشرفت است و هر بار مفاهیم جدیدی به آن اضافه می‌شود. تمام افرادی که در این زمینه فعالیت می‌کنند باید به صورت مداوم در حال مطالعه و تلاش برای به روز رسانی اطلاعات خود باشند. یکی از مفاهیمی که در چند سال گذشته کانون توجه افراد در تمام دنیا بوده است، رایانش ابری یا Cloud Computing است. این مفهوم از زمان‌های گذشته نیز وجود داشته اما در سال‌های اخیر بسیار مورد توجه قرار گرفته است. برای مشاهده دموی دبیرخانه آنلاین یار به این سایت مراجعه فرمایید.

معرفی رایانش ابری یا Cloud Computing به زبان ساده

به عبارت ساده، رایانش ابری ارائه خدمات محاسباتی از جمله سرورها، فضای ذخیره‌سازی، پایگاه‌های اطلاعاتی، شبکه، نرم‌افزار، تجزیه و تحلیل و … از طریق اینترنت (“فضای ابری“) است. این کار به منظور ارائه نوآوری سریع‌تر، منابع انعطاف‌پذیر و صرفه‌جویی در مقیاس بزرگ صورت می‌گیرد.

فرض کنید قصد دارید از نرم‌افزاری برای اتوماسیون اداری استفاده کنید. رایانش ابری به این معناست که نرم افزار، داده‌های مربوط به آن، فضای ذخیره سازی و تمام موارد مورد نیاز را به فضایی خارجی منتقل کنید. اطلاعات شما با استفاده از این سیستم به صورت کاملا ایمن نگهداری شده و با کمک هر سیستمی با وارد کردن رمز عبور و اطلاعات خود به آن‌ها دسترسی دارید. به این صورت با کمک رایانش ابری قدرت پردازش شما افزایش یافته، امکان اشتراک گذاری داده‌ها برای شما فراهم می‌شود و از هر مکانی می‌توانید به این اطلاعات دسترسی داشته باشید.

تاریخچه فضای ابری و رایانش ابری

رایانش ابری به عنوان یک اصطلاح از اوایل دهه ۲۰۰۰ وجود داشته است. البته این مفهوم محاسبات به عنوان یک سرویس برای مدت زمان بسیار طولانی‌تر نیز مورد استفاده قرار می‌گرفت. در آن زمان و حدودا در دهه ۱۹۶۰، به این صورت بود که سازمان‌ها به جای خرید پردازنده‌های گران قیمت می‌توانستند با پرداخت هزینه کمتر از یک پردازنده مرکزی استفاده کنند.

زمانی که رایانه‌های شخصی ظهور کردند، بیشتر مراکز و افراد از این رایانه‌ها استفاده می‌کردند و تا حدودی از این فضای اشتراک گذاری فاصله گرفتند. با گذشت زمان و ایجاد مراکز داده شرکتی برای شرکت‌ها و سازمان‌هایی که تعداد انبوهی داده را تولید می‌کنند، این مفهوم دوباره مورد استفاده قرار گرفت. زیرا در این زمان نیاز به پردازشگر قدرتمندتر و فضای ذخیره سازی بیشتری احساس می‌شد.

منبع: https://yeganehsoft.com/%D8%B1%D8%A7%DB%8C%D8%A7%D9%86%D8%B4-%D8%A7%D8%A8%D8%B1%DB%8C-%DA%86%DB%8C%D8%B3%D8%AA%D8%9F/

عناصر ارتباط

نوشتار اداری پیش از هر چیز، وسیله ای ارتباطی در ارتباطات انسانی و ابزار انتقال مفاهیم است، لذا نوشتن نامه نیز همانند ابزارهای زبانی دیگر، وسیله ای است برای بیان منظور و مقصود هر فرد و ارتباط با سایر افراد. برای برقراری هر نوع ارتباطی حضور پنج عنصر الزامی و ضروری است:

• پیام دهنده (منبع): برقرارکننده ارتباط که به منظوری خاص مانند درخواست، دستور، گزارش و بیان خبری به نگارش نامه و ایجاد ارتباط اقدام می نماید.
• گیرنده پیام (مخاطب): شخصیت حقیقی و یا حقوقی که دریافت کننده پیام و مرجع ارتباط است.
• اصل پیام(محتوی پیام): منظور و مقصودی که هدف برقراری ارتباط است و می تواند انتقال اطلاعات، درخواست و یا ارائه گزارش و خبری باشد که منبع ارتباط از انتقال این پیام در نظر دارد.
• وسیله ارتباط: شکل بیان و وسیله انتقال پیام است که از شکل شفاهی و مکتوب و یا ترکیبی باشد.
• اثر پیام (بازخورد): در بسیاری از ارتباطات سازمانی و شخصی، پیام دهنده منتظر نتیجه و بازخوردی از نوشتن نامه و ارائه پیام خویش است که نتیجه این ارتباط برای منبع ارتباط است که گاهی برای منبع پیام قابل پیش بینی است.

انواع ارتباط

از نظر کلی ارتباط به دو شیوه فردی و سازمانی تقسیم می شود که رابطه فردی به سه شیوه رابطه با خانواده، جامعه و رابطه با سازمان محل خدمت و روابط سازمانی هم به رابطه با مردم، سازمان های داخلی و رابطه با سازمانهای خارجی تقسیم می شود. از نظر شیوه ارتباط هم به دو شیوه حضوری (جلسه، مصاحبه و مذاکره و …( و غیرحضوری)پیام رادیویی، تلفن، دورنگار، نامه و …) جریان می یابد. انواع ارتباطات اداری نیز به دو صورت عمودی (بالا به پایین مانند دستور رئیس به زیردستان و پایین به بالا مانند گزارش و درخواست کارمند به رئیس) و ارتباطات افقی که به روابط مابین ادارات و بخش های مختلف سازمانی و رده های هم ارز سازمانی اطلاق می شود. رعایت سلسله مراتب اداری در روابط عمودی، یکی از مهمترین نکاتی است که در روابط و نوشتار اداری باید لحاظ گردد.

عوامل متفاوتی در ادارات مانع از گرایش و انگیزه کافی در کارکنان برای نوشتن می گردد:

عدم آموزش مناسب در دوران تحصیل، عدم پرداختن به نوشتن در دوره های توجیهی بدو استخدام و ترس از عواقب مستندسازی گفتار. لذا توصیه می شود حتی الامکان در دوره های توجیهی بدو استخدام یکی از نکات مورد اهمیت برای کارکنان جدیدالاستخدام، آموزش آیین نگارش مکاتبات اداری باشد. اهمیت بسیار زیاد مکاتبات اداری در فرآیندهای سازمانی از دو جنبه قابل بررسی است: یکی اینکه نوشتار آسان ترین، کم هزینه ترین، مطمئن ترین، محترم ترین و بادوام ترین وسیله ارتباط بوده و هست. دوم اینکه نوشته در ارکان اداری ایران جنبه سند داشته و برای استناد و استفاده های بعدی نگهداری می شود. البته در این بخش نیز استناد به نوشتار اهمیت بیشتری نسبت به دلیل اول اهمیت اسناد دارد. اگرچه نوشتار نیز دارای آداب و قوانینی است که اگر رعایت نگردند، کارآیی نوشتار از دست خواهد رفت.

مشخصات نامه های اداری :

برای نامه های اداری ویژگی های تعریف شده است که بر اساس آن می توان به یک نامه عنوان نامه اداری اطلاق کرد. ویژگی هایی که باعث شناخته شدن نامه های اداری از سایر انواع نامه ها می گردند عبارتست از:
شماره، تاریخ، عنوان واحدهای گیرنده و فرستنده، موضوع نامه، نام و عنوان امضاکننده نامه و در نهایت امضای نامه توسط یک شخص با صلاحیت. نامه های ارباب رجوع در ابتدای ورود به اداره، برخی از ویژگی ها مانند شماره نامه را ندارد، اما با ورود به اداره و شماره شدن توسط دبیرخانه آنلاین اداره به یک نامه اداری مبدل می شود.

منبع: 
https://blog.yar.cloud/%d8%a2%db%8c%db%8c%d9%86-%d9%86%da%af%d8%a7%d8%b1%d8%b4-%d9%85%da%a9%d8%a7%d8%aa%d8%a8%d8%a7%d8%aa-%d8%a7%d8%af%d8%a7%d8%b1%db%8c/

 ثبت مكاتبات، ارسال مراسلات و نامه رساني از دير باز پايه ها ي اوليه علوم اداري بوده است . دفترداري و منشيگري هنري است كه درگذشته به برخي از مورخان اختصاص داشت و امروز مي توان گفت كه  دبیرخانه  قلب واحد هاي اداري است . بديهي است كه ارتباطات در قرن حاضر نقش روز افزوني يافته وكاربرد آن در ادارات و موسسات خصوصي و دولتيي راهگشاي مسائل است . تماس تلفني، ارسال فاكس يا دورنويس، تلگرام و ارتباطات شبكه هاي كامپيوتري همه اين راه امكان پذير شده است . آموزش و استفاده صحيح از امكاناتت ارتباطي و پاسخگويي و ايجاد رضايت مردمي به وسيله ارتباطات مباحث ديگري است كه در اين مقاله به آن اشاره شده است . سيستم جامع دبیرخانه  از ديرباز ساختارسازماني ادارهه  ها بوده و اكنون نيز يكي از اركان اصلي شركت ها و ادارات و سازمان ها است .

تا كنون از سال هاي گذشته سيستم سنتي دبیرخانه به شكل ملموس و به تدريج تغييراتي را شاهد بوده است . در سيستم سنتي در  دبیرخانه امكانات و عمليات بيشتر به صورت دستي و تجهيزات در حد ساده و معمولي بود . اما امروزه با پيشرفت علم و صنعت و همچنين پيشرفت علوم رايانه اي و اينترنت و درپي آن سيستم دبیرخانه نيز از آنها ناثير گرفته و درر حال پيشرفت است . بدين صورت كه در سيستم پيشرفته عمليات دبیرخانه  به صورت كامپيوتري و پيشرفته انجام مي گيرد.

سیستم سنتی دبیرخانه

در سيستم دبیرخانه  سنتي عمليات ثبت نامه ها به شرح زير انجام مي شود .

ثبت نامه هاي وارده

نامه هاي وارده يا نامه هاي دريافتي و ثبت نامه هاي صادره به صورت دستي يا از طريق  پست، ارباب رجوع يا پيك هاي مربوطه تحويل دبیرخانه شده و در دفتر انديكاتور يا انديكس ثبت مي شود به اينصورت كه شماره و تاريخ نامه همچنين موضوع در دفتر انديكاتور نوشته شده وشماره دفتر تعلق مي گيرد وسپس نامه را به صورت دستي در كارتابل هاي مديران مربوطه گذاشته و آنان پس از رويت و خواندن نامه آن را دستي ارجاع داده و پس از كپي گرفتن با دفاتر ارسال مراسلات تحويل دفاتر و مسئول آنها شده و رسيد گرفته مي شود.

ثبت نامه های صادره 

نامه هاي صادره ابتدا به صورت پيش نويس تهيه و به قسمت تايپ كه به صورت دستي يا كامپيوتري است داده شده تا تايپ شود . پس از آن  و امضاء مسئولان ذيربط نامه در دفتر انديكاتور ثبت شده و شماره اي به اين نامه اختصاص مي يابد . اين قسمت از ثبت را نامه هاي ارسالي تشكيل مي دهند كه نامه بعد از شماره شدن در دفتر به صورت پاكت تحويل مامور پست شده و به نقاط مورد نظر ارسال مي گردد. داشتن سابقه اي از نامه ها حتما يك نسخه كپي بايد در بايگاني دبير خانه نگهداشته شود.

نرم افزار دبیرخانه الکترونیک 

در نرم افزار دبیرخانه الکترونیکی، از آن براي ارسال و مراسلات به صورت غيرفيزيكي و سيستمي استفاده شده و در برنامه كار دبیرخانه ها گنجانده شده است .

مزيت نرم افزار نسبت به سيستم دستي اين است كه عمليات ثبت نامه ها را به صورت نرم افزاري و سيستمي انجام مي دهد . يعني ديگر نامه ها در دفاتر فيزيكي وارد نشده و روال كار دبیرخانه در سيستم رايانه ثبت و ضبط مي شود .

نامه وارده در دبیرخانه 

نامه هاي ارسالي به شركت در سيستم وارده ثبت مي شوند بدين صورت كه شماره نامه، تاريخ نامه، موضوع نامه و عطف و يا شماره نامه پيرو در سيستم ثبت شده و سپس ذخيره مي شوند متن نامه توسط اسكنر اسكن شده و در سيستم ضبط مي شود بعد از انجام اين عمليات نامه با متن كامل چه با يك صفحه و يا بيشتر در سيستم ثبت شده و توسط كاربر بهه عنوان مورد نظر (مثلا مديريت عامل) ارسال مي شود . در همان زمان مديريت عامل نامه را در كارتابل كامپيوتري خود باز كرده و نامه را مي خواند و پس از خواندن ، نامه را به امور ذيربط ارجاع مي دهد . اين عمل از ارسال فيزيكي نامه به دفاتر و يا مديران شركت جلوگيري كرده و با سرعت عمل بيشتري مي توان نامه ها را ارجاع و اقدامات لازم روي انها انجام گيرد.

سپس فيزيك نامه در دبیرخانه بايگاني مي شود . عمليات انجام شده در سيستم وارده همچنين به سرعت دسترسي به اطلاعات نامه توسط كاربر ، براي سهولت در پيدا كردن نامه براي ارباب رجوع كمك زيادي مي كند . ارباب رجوع با در دست داشتن شماره ثبت نامه ديگر نيازي به جستجو راهروها و اتاق ها را نداشته و با مراجعه به دبير خانه كل گردش نامه وو آخرين ارجاع نامه براي او مشخص و حتي دستورات روي سيستم مشخص است .

نامه صادره در دبیرخانه 

 نامه هاي خروجي شركت از ابتداي مرحله تايپ در نرم افزار اتوماسيون اداری تايپ مي شود به شخص امضاء كننده ( مدير عامل و يا مدير امور ) ارجاع مي شود و به سرعت امضاء شده و به صورت خودكار به كارتابل دبیرخانه ارسال مي شود . پرينت نهايي نامه در دبیرخانه گرفته شده و پس از امضاء فيزيكي روي اصل نامه ، نامه از طريق دبیرخانه  پست و يا به محل مورد نظر ارسال مي شود .

منبع:
http://andikatoor.blogfa.com/tag/%D9%86%D8%B1%D9%85-%D8%A7%D9%81%D8%B2%D8%A7%D8%B1-%D8%AF%D8%A8%DB%8C%D8%B1%D8%AE%D8%A7%D9%86%D9%87-%D8%B1%D8%A7%DB%8C%DA%AF%D8%A7%D9%86

 شرکت پست با هدف دستیابی عموم مردم به خدمات پستی در عرصه ارتباطات خدمات مختلفی ارائه میدهد که به مواردی از آن اشاره می شود .

انواع پست :

پست رستانت

کسانی که به هر دلیل آدرس دقیق پستی ندارند، میتوانند از فرستندگان مرسولات تقاضا کنند تا مرسولات خود را به آدرس یک دفتر ارسال و گیرنده با ارائه کارت شناسایی معتبر، دریافت کنند. به این قبیل مرسولات، پست رستانت میگویند. در محل نشانی اینگونه مرسولات رستانت، باید نام گیرنده، نام شهر و یا دفتری که باید مرسوله در آن جا نگهداری شود، درج و عبارت رستانت نیز با حروف درشت در کنار نشانی نوشته شود. این سرویس میتواند انتخاب مناسبی برای گردشگران، مسافران و کسانی که اقامت دائمی در جایی ندارند، باشد.

پست پیشتاز

پست پیشتاز سریعترین سرویس پستی است که کلیه عملیات پستی مربوط به آن از لحظه قبول تا توزیع مرسوله در داخل و یا خارج از کشور در کوتاهترین زمان ممکن انجام میشود؛ سرویس پیشتاز، تحویل و توزیع نامه ها را در سطح کشور حداقل در 24 ساعت و حداکثر در 48 ساعت انجام میدهد. هر مرسوله پیشتاز دارای یک بارکد 11 و یا 21 رقمی است که امکان رهگیری آن از طریق سایت اینترنتی Www.post.irو پیام کوتاه شماره 2111441 برای همگان جهت اطلاع از سرنوشت مرسوله میسر است.

استفاده از اتوماسیون اداری برای سازمان ها و افزایش راندمان کاری آن ها پیشنهاد می شود.

پست اکسپرس

این سرویس، قابلیت توزیع ویژهی مرسولات را دارد. سرویس پست اکسپرس خدمت خاصی است که در آن مرسولات پستی به درخواست فرستنده و در قبال پرداخت هزینه مربوطه، با اولویت و حق تقدم بیشتری نسبت به سایر مرسولات توزیع میشود.

پست سفارشی

در سرویس پست سفارشی، در ازای دریافت مرسولات مشتریان، به آنان رسید یا قبض داده میشود. ماموران پست درهنگام رسیدن مرسوله به دست گیرنده از آنها تاییدیه دریافت میکنند و فرستنده میتواند سرنوشت مرسولهی خود را پیگیری کند.

پست تبلیغ

در این سرویس شرکت پست جمهوری اسالمی ایران با بهرهگیری از امکانات موجود و فضاهای تبلیغاتی درون و برون سازمانی شبکه پستی، نسبت به انجام تبلیغات گسترده و موثر برای اشخاص حقوقی اقدام میکند.

پست مستقیم

یکی از سرویس های نوینی که در شرکت پست راهاندازی شده و حلقه ی اتصال تولیدکنندگان و عرضه کنندگان کاال و خدمات با مصرف کنندگان و مشتریان است، پست مستقیم میباشد. پست مستقیم تنها روش تبلیغاتی است که به عوامل کسب و کار اجازه می دهد تا از طریق بانکهای اطلاعاتی ویژهی این سرویس، با مخاطبان مورد نظر خود به طور مستقیم ارتباط برقرار نمایند.

استفاده از نرم افزار دبیرخانه برای سازمان ها و افزایش راندمان کاری آن ها پیشنهاد می شود.

پست تلفن 193( پیک ویژه)

ترددهای غیرضروری در شهرها، عالوه بر افزایش انواع آلودگیهای محیط زیست، از میزان بهرهوری نیز میکاهد. به همین منظور شرکت پست جمهوری اسالمی ایران، با راهاندازی سرویس پست تلفنی این امکان را ایجاد کرده است تا شهروندان بتوانند مرسولات و امانات خود را در کمتر از دو ساعت از منزل به مقصد مورد نظر ارسال کنند. متقاضیان این سرویس میتوانند به جای مراجعه ی مستقیم به پست، با شماره تلفن 193 تماس گرفته و تمامی عملیات را
به کارکنان پست واگذار کنند.

پست ویژه

شرکت پست جمهوری اسالمی ایران، سرویس پست ویژه بینشهری با تعهد زمان توزیع را که از سریعترین خدمات پستی به شمار میرود، با هدف پاسخگویی به نیازها و صرفهجویی در وقت و رفاه حال هموطنان ساماندهی کرده است. در حال حاضر این سرویس بین تمامی مراکز استانهای کشور با استفاده از سریعترین خطوط حمل و نقل و بهرهگیری از توزیع کننده گان ویژه دایر شده و براساس آن مرسولات مشتریان حداکثر تا ساعت 11 فردای روز بعد از تحویل به پست در مقصد و در نشانی گیرنده توزیع میگردد. پست زمان فوق را تعهد کرده و در صورت تاخیر دو برابر کرایه پستی غرامت پرداخت خواهد کرد. بهره گیری از فنآوری های نوین ارتباطی برای اطلاع فرستنده از تحویل مرسوله به گیرنده و عودت رسید تحویل به گیرنده در صورت نیاز از جمله قابلیته ای این سرویس است.

پست تیپاکس

تیپاکس نام سرویس پستی سریعی است که تمام مرسولات را با سریعترین روش ممکن از 12 الی 48 ساعت به دست مشتریان میرساند شرکت پست دارای بیش از 51 سال سابقه کاری در این زمینه بوده و تمام کاالی ارسالی را قبل از ارسال بیمه میکند تا هر دو طرف (فروشنده و مشتری) در صورت بروز اتفاقات ناشی از عوامل طبیعی و یا غیر طبیعی دچار زیان مالی نگردند سفارش هایی که محل تحویل آنها شهرهایی باشد که دارای دفاتر تیپاکس هستند، علاوه بر پست پیشتاز، از این سرویس نیز می توانند استفاده کنند تیپاکس بهترین گزینه برای ارسال کالا هایی همانند تبلت و موبایل است و از نظر سرعت و امنیت بهترین گزینه میباشد

منبع:
https://blog.yar.cloud/%d8%a2%d8%b4%d9%86%d8%a7%db%8c%db%8c-%d8%a8%d8%a7-%d8%af%d8%a8%db%8c%d8%b1%d8%ae%d8%a7%d9%86%d9%87-%d9%88-%d8%b4%d8%b1%d8%ad-%d9%88%d8%b8%d8%a7%db%8c%d9%81-%d8%a2%d9%86-%d8%a8%d8%ae%d8%b4-%d9%87/

زمانی که از یک مدیر بپرسید بهره وری یعنی چه ؟ پاسخ او بدین صورت است: بهره وری یعنی خروجی سازمان نسبت به هزینه‌ها چقدر بوده است. اما آیا با همین جمله کوتاه می‌توان متوجه شد مفهوم بهره وری چیست؟

حتما شما هم در اطراف خود کسب و کارهایی را دیده‌اید که ورشکست شده‌اند. علت هم این بوده که سود حاصل از فروش محصولات یا خدماتشان، کفاف هزینه‌های تولید را نمی‌داده است. این اتفاق علت‌های مختلفی دارد. اما در مفهوم کلی بهره وری سازمان آن‌ها پایین بوده و همین موضوع باعث ورشکستگی آن‌ها شده است.

مدیران ارشد یک شرکت حتما باید بدانند بهره وری چیست و چگونه می‌توانند آن را افزایش دهند. در این صورت می‌توانند روزبروز سودآوری شرکت را بیشتر کنند. در این مقاله به صورت کامل درباره مفهوم بهره وری در سازمان صحبت خواهیم کرد. بعد از مطالعه این مقاله می‌دانید معنی بهره وری چیست و خواهید دانست چگونه می‌توانید با مثبت نگه داشتن شیب نمودار بهره وری، رشد سازمان خود را تضمین کنید.برای افزایش بهره وری سازمانی از دبیرخانه آنلاین استفاده فرمایید.

مفهوم بهره وری چیست؟

بگذارید با ذکر چند مثال برای بهره وری درباره اینکه مفهوم بهره وری به چه معناست صحبت کنیم و سپس به سراغ تعاریف برویم. آمار نشان می‌دهد که در ایران برای به دست آوردن هزار دلار، باید ۲۰ بشکه نفت خام مصرف کرد. اما در ژاپن با مصرف یک بشکه نفت خام می‌توان هزار دلار درآمد داشت. بنابراین اگر هر دو کشور منابع نفت خام مساوی در اختیار داشته باشند، ژاپن می‌تواند ۲۰ برابر درآمد بیشتر از این منابع به دست آورد. پس در مصرف نفت برای کسب درآمد، بهره وری ژاپن ۲۰ برابر بیشتر از ایران است. اکنون تاحدودی متوجه شدید که منظور از بهره وری چیست.

برای پاسخ به سوال معنی بهره وری چیست، می‌توان از دیدگاه‌های مختلفی استفاده کرد. مثلا از دیدگاه تجاری بهره‌وری یعنی بیشترین میزان تولید با کم‌ترین هزینه. از دیدگاه اجتماعی بهره وری یعنی کسب و کاری بتواند تغییرات مثبت در کیفیت زندگی اقتصادی و اجتماعی مردم ایجاد کند.
یان تین برگن، برنده نوبل اقتصاد، بدین صورت به سوال بهره وری چیست، پاسخ می‌دهد:

در ابتدای مقاله تعریف بهره وری را به صورت ساده و به شیوه‌ای که همه مدیران با آن آشنا هستند، ارائه دادیم. زمانی که بتوانیم بدون افزایش هزینه‌ها، میزان خروجی سازمان را بیشتر کنیم یا بدون تغییر میزان خروجی، هزینه‌ها را کاهش دهیم، یعنی بهره وری سازمان ما رشد کرده است.
در ادامه سطوح مختلف بهره وری در سازمان‌ها را توضیح می‌دهیم:

• خروجی زیاد + هزینه‌های بالا = بهره‌وری متوسط

• خروجی کم + هزینه پایین = بهره‌وری متوسط

• خروجی کم + هزینه بالا = بهره وری کم

• خروجی زیاد + هزینه کم = بهره وری بالا 

دو فاکتور مهم در تعریف بهره وری

اثرگذاری (effectiveness) و کارایی (efficiency) دو بخش مهم از تعریف بهره وری در مدیریت هستند.

منبع:
https://www.dekami.com/%D9%85%D9%81%D9%87%D9%88%D9%85-%D9%88-%D8%AA%D8%B9%D8%B1%DB%8C%D9%81-%D8%A8%D9%87%D8%B1%D9%87-%D9%88%D8%B1%DB%8C-%DA%86%DB%8C%D8%B3%D8%AA/

 سیستم‌های ابری نیز همانند هر فناوری دیگری دارای مزایا و معایب جالبی هستند که در ادامه آن‌ها را با جزئیات بررسی می‌کنیم:

صرفه‌جویی در هزینه‌ها

همانطور که در ابتدای مقاله نیز شرح دادیم، با وجود سیستم‌های ابری دیگری لزومی به تهیه‌ی سخت‌افزارهای گران قیمت نخواهد بود، بنابراین صرفه‌جویی در هزینه را می‌توان یکی از مهم‌ترین مزایای رایانش ابری دانست.

بهبود کارایی سیستم

در یک کامپیوتر معمولی برنامه‌های زیادی در پس زمینه اجرا می‌شوند که برخی از آن‌ها چندان مورد استفاده‌ی همه‌ی افراد نیستند، اما در یک سرور ابری، دیگر احتیاجی به برنامه‌های کاربردی گوناگون نخواهیم داشت و تمام توان پردازشی سیستم را صرف نرم‌افزارهای اصلی خود خواهیم کرد.

نگهداری ساده‌تر اجزا

همانطور که می‌دانید در یک سیستم رایانش ابری عمومی، شما مسئول نگهداری و مراقبت از سخت‌افزار نیستید و تمام تمرکز خود را روی نرم‌افزار خواهید گذاشت، این مورد نیز یکی از مزایای جالب فناوری پردازش ابری به‌حساب می‌آید. نرم افزار دبیرخانه ساده نمونه خوبی از سیستم رایانش ابری است.

ارتقای سریع سیستم

در یک سیستم پردازش ابری احتیاجی نیست در ابتدای فعالیت خود هزینه‌ی زیادی را بابت اجاره‌ی سیستم پرداخت کنید، کافیست در ابتدا ساده ترین پیکربندی موجود را تهیه کرده و در ادامه اگر به توان پردازشی بیشتری احتیاج پیدا کردید، طرح پرداخت خود را ارتقا دهید.

عدم محدودیت جغرافیایی

فرقی نمی‌کند در کجای دنیا هستید، با داشتن یک سیستم پردازش ابری در هر لحظه بالای ابرها سیر می‌کنید، در هر ساعتی از شبانه روز و در هرجایی از این کره‌ی خاکی که باشید می‌توانید به راحتی و در کسری از زمان به اطلاعات خود دسترسی پیدا کنید.

با وجود پیشرفت چشم‌گیر این تکنولوژی، اما هنوز هم نقطه ضعف‌هایی در آن دیده می‌شود، هرچند برخی از این موارد به مرور زمان تا حدودی برطرف خواهند شد، اما در حال حاضر به‌عنوان معایب این تکنولوژی یاد می‌شوند، برخی از این معایب و چالش‌ها عبارتند از:

نیاز به ارتباط اینترنتی

با اینکه رایانش ابری امکانات خارق‌العاده‌ای در اختیار شما قرار می‌دهد، اما در هر صورت برای دسترسی به اطلاعات‌تان باید به یک ارتباط اینترنتی قابل قبول دسترسی داشته باشید،‌ در غیر این‌صورت امکان به‌کارگیری این تکنولوژی جذاب را نخواهید داشت!

کارایی محدود برنامه‌ها

برخی از برنامه‌هایی که در رایانه‌های رومیزی استفاده می‌کنیم نسبت به نسخه‌های تحت وب خود از امکانات بیشتری برخوردار هستند، به عنوان مثال در حال حاضر نرم‌افزار مایکروسافت آفیس به هیچ‌وجه با گوگل‌داک قابل مقایسه نیست.

اکثر برنامه‌های ابری برای رفع نیاز و با امکانات پایه طراحی شده‌اند، هرچند این مورد می‌تواند در آینده تغییر کرده و برنامه‌های ابری نیز چیزی از همتایان آفلاین خود کم نداشته باشند.

حفظ امنیت داده و اطلاعات

هرچند در حال حاضر ابرها امنیت بسیار خوبی دارند، اما این نکته را به‌یاد داشته باشید که امنیت هیچ‌گاه 100 درصد نیست و داده‌‌های آنلاین ما همواره در معرض خطر هک شدن قرار دارند، پس ترجیحا سعی کنید اطلاعات حساس خود را در فضاهای ذخیره‌سازی ابری قرار ندهید.

علاوه‌بر این مورد، از آن‌جایی که کارمندان این‌گونه شرکت‌ها همواره به اطلاعات و کدهای قرار گرفته در سیستم‌های ابری دسترسی دارند، خود می‌توانند به عنوان یک تهدید امنیتی به‌حساب آیند!

منبع:
https://www.hamyarit.com/blog/cloud-computing/#:~:text=%D8%B1%D8%A7%DB%8C%D8%A7%D9%86%D8%B4%20%D8%A7%D8%A8%D8%B1%DB%8C%20%D8%A8%D9%87%20%D8%B2%D8%A8%D8%A7%D9%86%20%D8%B3%D8%A7%D8%AF%D9%87,%D8%A8%D9%87%20%DA%A9%D9%85%DA%A9%20%D8%A2%D9%86%20%D9%88%20%D8%A7%D8%B2

  کلمۀ SASS مخففی برای عبارت Syntactically Awesome Stylesheets است. SASS یک پیش پردازنده یا Preprocessor برای زبان برنامه‌نویسی CSS است که به عنوان مکملی برای سهولت و سرعت در کار با CSS ساخته شده است. SASS با ویژگی‌های جالبی که دارد، مدیریت، دسته‌بندی و نگهداری از استایل‌های CSS را مخصوصاً زمانی که فایل‌های CSS حجیم و پیچیده باشند، ساده‌تر می‌کند.

پس از ساخت فایل‌ها به کمک SASS باید آنها را به کمک یکی از ابزارهای کامپایل مانند Hammer، CodeKit، Compass یا Koala فایل SASS را به تبدیل کنید. در ادامه به ویژگی‌ها و مزایای استفاده از SASS در برنامه نویسی خواهیم پرداخت.

منبع امن برای دانلود SASS کجاست؟

     بهترین منبع برای دانلود SASS سایت رسمی آن با آدرس http://sass-lang.com است. از آنجایی که SASS با انواع زبان‌های طراحی سایت مانند زبان PHP، زبان Ruby و زبان Asp سازگار است، هنگام دانلود این نرم افزار دقت کنید که با توجه به زبان برنامه‌نویسی مورد نظر خود نسخۀ مناسب را دانلود کنید.

SASS چه ویژگی‌هایی دارد؟

     مهمترین و اساسی‌ترین ویژگی‌های SASS عبارتند از:

• متغیرها یا Variables: همچون دیگر زبان‌های برنامه‌ریزی، نرم افزار SASS نیز می‌تواند متغیرهایی را بسازد، در این متغیرها اطلاعات را نگهداری کند و در آینده و در زمان نیاز، این اطلاعات را در جای مناسب بکار برد. هنگام تعریف هر متغیر انواع مختلفی از مقادیر متنوعی مانند اعداد، رنگ‌ها و رشته‌ها را می‌توان در آن با پسوند $ ایجاد کرد. نکتۀ جالب و مهم درایجاد متغیرها این است که هرگاه از یک متغیر حتا به تعداد زیاد در فایل‌های دیگر استفاده کردید، اما به دلایلی مجبورید که رنگ یا مقادیر دیگری را تغییر دهید، نیازی نیست که تغییر را در همۀ آن متغیرها تک تک اعمال کنید. بلکه با ایجاد تغییر مورد نظر در یک متغیر، بقیۀ آنها نیز تغییر خواهند کرد.
• وراثت یا ارث بری/گسترش (Extend/Inheritance): قابلیت وراثت در SASS یکی از بهترین و کاربردی‌ترین ویژگی‌های این نرم افزار است. با بکارگیری ویژگی وراثت با دستور @extend از حضور کدهای تکراری جلوگیری یا در استفاده از آنها صرفه‌جویی می‌کند. دستور گسترش یا ارث بری در SASS می‌تواند مجموعه‌ای از مشخصه‌های تکراری موجود در CSS را خلاصه و این مجموعه را از یکی به دیگری انتقال دهد. این ایجاد اشتراک در فایل‌های مشترک در حجم نهایی فایل کامپایل شده نیز مؤثر است. با این دستور می‌توان از مبحث DRY یا خود را تکرار نکن (Don’t Repeat Yourself) پیروی کرد.
• Mixins یا ایجاد گروهی از توابع: به این ویژگی از SASS ترکیب کد یا گروه بندی نیز می‌گویند که یکی از خصوصیات کارآمد این برنامه است. دستور @mixin در SASS موجب می‌شود تا قطعه کدهایی در CSS که مجبور به تکرار در فایل‌ها هستند و نمی‌توانیم از تکرار آنها جلوگیری کنیم، تبدیل به الگوهایی شوند تا از آن الگو در فایل به تعداد مورد نظر تکرار شود. سپس می‌توان این الگوها را گروه‌بندی کرد و در مواقع لازم آنها راا در وبسایت بکار برد. دستور @include برای استفاده دوباره از آنها در برنامه است.

استفاده از اتوماسیون و نرم افزار دبیرخانه یار برای افزایش بهره وری توصیه می شود.

• کدهای تو در تو یا عملیات Nesting: تا پیش از حضور SASS، ویژگی تو در تو به HTML اختصاص داشت و CSS توانایی نستینگ یا ایجاد کدهای تو در تو را نداشت. حالا CSS به لطف حضور SASS می‌تواند از این قابلیت پشتیبانی کند. کدهای تو در تو مزایای بسیاری از جمله کاهش تعداد کدهای نوشته شده، مرتب شدن کدها، خوانش پذیری بهتر آنها و پیشگیری از بروز اشتباه‌های احتمالی می‌شود.
• عملگرها یا Operators: در SASS امکان استفاده از عملگرهای ریاضی مانند +، -، *، / و % وجود دارد. این ویژگی به SASS کمک می‌کند تا محاسبات مختلف را انجام دهد، توابع استاندارد ریاضی را بسازد، این توابع را با یکدیگر ترکیب کند و با توابع پیچیده‌تر محاسبات پیچیده‌تری را پیش ببرد.
• قطعه کدها (Partials) و ایمپورت (Import): قطعه کدها یا Partials فایل‌هایی کوچک هستند که در SASS به صورت قطعه و ماژولار ساخته می‌شوند و می‌توان آنها را به فایل‌های دیگر SASS منتقل کرد. عمل وارد کردن قطعه کدها را ایمپورت با کد @import می‌نامند. شما حتا می‌توانید فایل‌هایی غیر از قطعات کد کوچک ساخته شده در SASS را از اینترنت دانلود و با دستور Import به فایل خود وارد کنید.

 نامه های اداری به شکل های مختلف و با کاربردهای متفاوتی در نظام اداری جریان دارد، از این رو برای بررسی بهتر این نامه ها می توان آنها را از دو دیدگاه ماهیت کار و سطوح سازمانی تقسیم بندی نموده و سپس در تنظیم عنوان های آنها به ضوابط یادشده پرداخت:

نامه های اداری از دیدگاه ماهیت کار:

نامه های اداری از نظر ماهیت کار به چهار دسته تقسیم می شوند:

• نامه های خبری: نامه هایی که به واسطه آنها نتیجه کاری یا آغاز و پایان کاری اطلاع داده می شود.
• نامه های بازدارنده : نامه هایی که از انجام کاری یا بروز حادثه ای بطور موقت یا دائم جلوگیری می کنند.
• نامه های دستوری–درخواستی : نامه هایی که در آنها ارتباط عمودی حاکم است، مثل درخواست از مقام بالا و یا دستور مافوق به کارمند زیر دست.
• نامه های هماهنگی : نامه هایی همانند بخشنامه ها که بمنظور هماهنگی بین دو یا چند واحد و سازمان تهیه میشوند.

 نامه های اداری از دیدگاه سطوح ارتباطی:

نامه های اداری ممکن است در داخل سازمان جریان داشته باشد که به آنها نامه های داخلی می گویند و یا اینکه از سازمانی به سازمان دیگر تهیه و ارسال می شود و نامه خارجی می نامند. در ادامه به بررسی انواع مختلف این نامه ها می پردازیم:

نامه های داخلی :

نامه های داخل ادارات، بر اساس سطوح ارتباطی خود به پنج دسته تقسیم می شوند:

• نامه بین دو واحد هم سطح: نامه هایی برای ارتباط و هماهنگی میان واحدهای داخلی یک سازمان
  همانند ارتباط بین واحد مالی و واحد اداری که واحد مالی برای امورات خود به نیروی انسانی آنها و واحد اداری به منابع مالی امور مالی نیازمند است.
• نامه واحد بالاتر به واحد پایین تر : این نامه ها به دو صورت جریان می یابند: حاشیه نویسی بر روی نامه های وارده از خارح از سازمان که با دستور اطلاع و نظرخواهی و یا اقدامی همراه است و نامه هایی که برای انجام اموری خاص از سوی مقام بالاتر به مقام پایین صادر می شود.
• نامه از واحد پایین تر به واحد بالاتر: ارائه گزارش و پاسخ در برابر نامه مقام بالاتر، درخواست و تقاضا از مقام بالاتر، گزارش عملکرد واحد و پیشنهادات واحد اجرایی به مقام بالاتر در این دسته قرار می گیرد.
• نامه یک کارمند به واحد اداری : این نامه ها شامل درخواست کارمند از واحد خود یا سایر واحدها و
  ارائه گزارش وی از ماموریت خود را شامل می شود و در صورت استناد آینده، باید ثبت و بایگانی شود.
• نامه واحد اداری به کارمند : احکام ماموریت، تشویق نامه ها، توبیخ نامه ها و پاسخ نامه هایی که کارمند به اداره داده است، در زمره این نامه ها قرار می گیرند.

 استفاده از نرم افزار دبیرخانه ساده یار برای ارسال و دریافت ناه اداری توصیه میشود.

 نامه های خارجی:

مکاتباتی که از سوی سازمان با ادارات و سازمان های دیگر انجام می شود و به اشکال زیر نگاشته می شود:

1. نامه به یک واحد مشخص از سازمان : زمانی از این شکل نامه استفاده می شود که با ماموریت اداره مقصد آشناهستیم و مستقیما به آن اداره نامه می نویسیم.مثلا نامه به اداره کل آموزش و پژوهش استانداری البرز٫
2. نامه به سازمان در ارتباط با وظایف سازمان : اگر با تشکیلات داخلی سازمانی آشنایی نداشته باشیم و مشخص نباشد که درخواست ما به کدام بخش از سازمان مرتبط است، از عنوان کلی آن سازمان استفاده می کنیم.
3. نامه به یک شخص حقیقی : در پاسخ به تقاضای فرد و یا صدور تقدیرنامه، احضارنامه، توبیخ نامه و ابلاغ و اخطار به یک فرد این نوع نامه ها نوشته می شوند.
4. نامه به یک شخص حقیقی مشخص در بخش خصوصی: نامه ای که بر حسب ضرورت ارتباط سازمانی دولتی با بخش خصوصی ایجاد شده و برای مدیر آن موسسه نوشته می شود.

منبع:
https://blog.yar.cloud/%d8%a2%db%8c%db%8c%d9%86-%d9%86%da%af%d8%a7%d8%b1%d8%b4-%d9%85%da%a9%d8%a7%d8%aa%d8%a8%d8%a7%d8%aa-%d8%a7%d8%af%d8%a7%d8%b1%db%8c/

 نرم افزار سازمانی تحت وب چیست و چرا کلید موفقیت سازمان‌ها به شمار می‌رود؟

امروزه داده‌ها و اطلاعات مورد نیاز شرکت‌ها و ادارات به اندازه‌ای زیاد شده است که سازماندهی آن‌ها یکی از دغدغه‌های مهم صاحبان شرکت‌ها محسوب می‌شود. سازماندهی درست این دسته از اطلاعات و دسترسی راحت به آن‌ها، به همراه امکان ویرایش در چنین اطلاعاتی، از جمله مواردی مطلوب مالکان کسب و کارها است. بدین منظور نرم افزارهای مختلفی طراحی شده‌اند که افراد می‌توانند با توجه به نیازهای خود هر یک را انتخاب کنند. به طور کلی نرم افزارهای سازمانی در دو دسته ابری و غیر ابری تقسیم می‌شوند که هر کدام ویژگی‌های به خصوص خود را دارند. بر آن هستیم که تمام اطلاعات لازم در این زمینه را که آگاهی از آن‌ها ضروری است بیان کنیم.

این سوال یکی از ابتدایی‌ترین و مهم‌ترین سوالاتی است که در این حوزه وجود دارد. عنوان ابر یا سیستم ابری به آن دسته از سیستم‌های ذخیره اطلاعات تعلق می‌یابد که ویژگی‌های به خصوص آن‌ها باعث تمایز آن‌ها با سایر سیستم‌ها و جلب توجه مخاطبان بسیاری می‌شود.

سیستم‌های ابری به گونه‌ای طراحی شده‌اند که اطلاعات ذخیره شده در آن‌ها از امنیت بالایی برخوردار هستند و دسترسی به آن‌ها در هر زمان و مکانی به راحتی امکان پذیر است. نرم افزارهایی که بر اساس سیستم ابری طراحی و اجرا می‌شوند را معمولا نرم افزار سازمانی تحت وب می‌خوانند که با استفاده از اینترنت اطلاعات لازم را در بهترین شرایط ممکن ذخیره می‌کند. از جمله این نرم افزار دبیرخانه آنلاین یار را می توان نام برد.

مزایای نرم افزار سازمانی ابری

بدون شک می‌توان گفت که نرم افزارهای سازمانی ابری دارای مزایای بسیاری هستند و همین موضوع باعث شده تا توجه کسب و کارهای کوچک و بزرگ بسیاری به سمت استفاده از آن‌ها جلب شود. در ادامه این مطلب به معرفی بیشتر مزایای استفاده از نرم افزار سازمانی تحت وب خواهیم پرداخت.

کدام نرم افزار سازمانی را انتخاب کنیم؟

تا کنون به بررسی نرم افزار سازمانی تحت وب پرداختیم و مزایای استفاده از آن را معرفی کردیم. به طور کلی سازمان‌ها می‌توانند از نرم افزارهای سازمانی ابری و غیر ابری استفاده کنند. با توجه به توضیحات ارائه شده طبیعتا استفاده از نرم افزارهای سازمانی ابری امکانات بیشتری را در اختیار کاربران قرار می‌دهد و مدت طولانی‌تری می‌توانند به صورت کارآمدتر از آن استفاده کنند. دسترسی آسان به اطلاعات در هر زمان و مکان نیز یکی از مهم‌ترین آپشن‌های سیستم ابری است. همچنین اطلاعات بایگانی شده سال‌های بسیاری در این سیستم به راحتی ذخیره می‌شود و جستجو و دستیابی به هر کدام از آن‌ها به راحتی امکان پذیر است.

نرم افزارهای سازمانی غیر ابری معمولا نیازمند پرداخت هزینه گزافی بودند و این موضوع باعث می‌شد که کسب و کارهای کوچک و سازمان‌های نوپا، کمتر به استفاده از آن‌ها روی آورند و مشکلات بسیاری در این زمینه پیش روی آن‌ها قرار بگیرد. رایگان بودن نرم افزار سازمانی تحت وب به انواع سازمان‌ها و کسب و کارها امکان استفاده از آن را داده است و توانسته بسیار مفید و موثر واقع گردد.

منبع:
https://dorsasoft.com/%D9%86%D8%B1%D9%85-%D8%A7%D9%81%D8%B2%D8%A7%D8%B1-%D8%B3%D8%A7%D8%B2%D9%85%D8%A7%D9%86%DB%8C-%D8%A7%D8%A8%D8%B1%DB%8C/

 اگر بگوییم  استفاده از ابزارهای اتوماسیون ابری جزو ضروریات هر کسب‌و‌کاری در دنیای مدرن است،  بیراه نگفته‌ایم. بیایید چندتا از مزایای پرشمار این نوع از خودکارسازی را با هم مرور کنیم.

چابک شدن

یکی از مزایای اتوماسیون ابری، Agility یا چابک شدنی است که برای کسب‌وکارها ایجاد می‌کند. با استفاده از این سیستم امکان رشد و توسعه سریع و همگام شدن با تغییرات فراهم می‌شود.

سرعت

همانطور که در مثال VPS هم دیدید، سرعت مهیا کردن زیرساخت‌ها و مدیریت ابر، افزایش پیدا می‌کند. جدا از این موضوع، با اتومات شدن بخشی از کارها و تمرکز روی بخش‌های دیگر پروژه، می‌توانید سرعت و کیفیت انجام کار را بالا ببرید.

کنترل

با استفاده از اتوماسیون ابری و با کاهش دخالت انسان در فرایندهای مختلف، امکان کنترل بهتر و مدیریت متمرکز مسائل در کنار هم فراهم می‌شود. مانند سامانه الکترونیکی دبیرخانه و گردش مکاتبات که نامه نگاری اداری را راحت وسریع کرده است.

امنیت

در هنگام خودکارسازی فرایندها در سیستم ابری، می‌توانید سطح دسترسی افراد مختلف را بر حسب نیاز تعیین کنید. مثلاً قسمتی از اطلاعات و فرایندها را که محرمانه است فقط در دسترس برخی اعضای خاص قرار دهید. به این ترتیب خیال‌تان از بابت امنیت هم راحت می‌شود.

انعطاف‌پذیری

یکی از بزرگ‌ترین مشکلات هر بیزنسی در فضای آنلاین، Down بودن آن است که مستقیماً منجر به از دست رفتن درآمد می‌شود! با استفاده از اتوماسیون ابری، تمام فرایندها دائماً زیر نظر هستند و همین موضوع باعث می‌شود برای مشکلات رایج پاسخ آماده وجود داشته باشد.

این موضوع امکان Down شدن سایت را تا حد زیادی کم می‌کند و کمک می‌کند کسب‌وکار داستان ما خیلی رند و روان به سمت جلو حرکت کند.

مدیریت تغییرات

اتوماسیون ابری با بهبود CI و CD (پارامترهای مربوط به ادغام و تحویل مداوم داده‌ها)، خطاها و ارورهای رایج در فرایندهای مختلف را به‌مقدار زیادی از بین می‌برد. هرچقدر با خطاهای کم‌تری رو‌به‌رو باشیم، چرخه پردازش بهتری خواهیم داشت.

هزینه

از هر دیدی که به اتوماسیون ابری نگاه کنیم، مقرون‌به‌صرفه بودن آن را می‌بینیم. صرفه‌جویی در زمان یعنی صرفه‌جویی در هزینه‌ها. در ضمن، در این نوع از اتوماسیون لازم نیست برای تمام فرایندها نیروی انسانی درگیر کار باشد.

منبع:
https://blog.iranserver.com/what-is-cloud-automation/#:~:text=%D8%A7%D8%AA%D9%88%D9%85%D8%A7%D8%B3%DB%8C%D9%88%D9%86%20%D8%A7%D8%A8%D8%B1%DB%8C%20%DB%8C%D8%B9%D9%86%DB%8C%20%D8%AE%D9%88%D8%AF%DA%A9%D8%A7%D8%B1%D8%B3%D8%A7%D8%B2%DB%8C%20%D9%81%D8%B1%D8%A7%DB%8C%D9%86%D8%AF%D9%87%D8%A7%DB%8C%DB%8C,%D8%A7%D8%A8%D8%B1%DB%8C%20%D8%A8%D9%87%E2%80%8C%D8%B4%DA%A9%D9%84%20%D8%A7%D8%AA%D9%88%D9%85%D8%A7%D8%AA%DB%8C%DA%A9%20%D8%A7%D9%86%D8%AC%D8%A7%D9%85%20%D9%85%DB%8C%E2%80%8C%D8%B4%D9%88%D9%86%D8%AF.

 با الکترونیکی شدن اکثر مکاتبات اداری در سازمان های دولتی و خصوصی و توسعه کاربری نرم افزارهای اتوماسیون اداری و البته اهمیت بالای کنترل اصالت اسناد اداری، نیاز است اسناد در مکاتبات الکترونیکی یکتا و قابل پیگیری باشند.

بدین منظور سازمان اداری استخدامی کشور در مورخ ۱۵/۱۲/۱۳۹۶ طی بخشنامه ای به شماره ۱۷۳۹۸۳۶ افزودن شناسه ملی سند یا به اختصار شمس را برای مکاتبات اداری و اسناد دولتی برای تمامی دستگاه های اجرایی الزامی نمود.

در واقع همانطور که مطرح گردید هدف از نشر این بخشنامه و درج کد شمس در اسناد و مکاتبات اداری تعیین یکتا بودن اسناد و همچنین سهولت در پیگیری و ثبت الکترونیک اسناد و همچنین افزایش امنیت، سرعت و کاهش خطاهای انسانی در ثبت مکاتبات می باشد.

اهداف

اگر بخواهیم اهداف درج شناسه شمس را به اختصار بیان نماییم می توان موارد زیر را عنوان نماییم:

• ایجاد شناسه ای یکتا برای اسناد
• سهولت در پیگیری اسناد
• افزایش سرعت و امنیت در ثبت مکانیزه مکاتبات اداری یا همان نرم افزار دبیرخانه

تعریف کد شمس

کد شمس در واقع سندی است تشکیل شده از اطلاعات تولید و هویت یکتایی اسناد و مکاتبات اداری که اطلاعات این سند به صورت یک بارکد دو بعدی (QR Code) بر روی اسناد درج می گردد.

عناصر تشکیل دهنده سند شمس

شناسه شمس بر مبنا استاندارد GS1 و موافقت های صورت گرفته شامل اطلاعات زیر می باشد :

۱. شماره نامه : در همه سازمان ها و ادارات قواعد داخلی ای وجود دارد که بر اساس آن به هر سند شماره ای یکتا اختصاص داده می شود، همچنین گاهی به همراه این شماره، تاریخی نیز درج می گردد که البته این شناسه در مکاتبات بین سازمانی منحصر به فرد نبوده و نمی توان با استفاده از آن به سند خاصی در همه دستگاه های اجرایی رسید، بدین منظور در بیش از ۵۰ دبیرخانه نظام اداری کشور بررسی هایی انجام گردیده است که پیچیده ترین شماره گذاری ها که به طور معمول شامل ۴ قسمت اصلی و متشکل از حروف، اعداد و دو علامت “/” و “-” می باشد و حداکثر ۲۰ کاراکتر خواهد بود که این شماره در سربرگ های سازمان ایجاد کننده نامه نیز درج می گردند.

۲. تاریخ و ساعت ثبت و صدور که در قالب روز، ماه و ساعت با استاندارد ISO8601  وهمچنین تاریخ درج شده در قالب زیر شمسی می باشد:

۳.شناسه منحصر به فرد عمومی یا به اختصارGUID که توسط سامانه های اتوماسیون مکاتبات اداری تولید می شوند و همچنین در اسناد ECEنیز درج می گردند که به طور معمول دارای ۳۶ کاراکتر می باشند.

۴.کد ملی فرد یا افراد امضا کننده نامه که این مورد نیز شامل ۲۰کاراکتر می باشد که در صورتی که دو امضا کننده باشد ۱۰کاراکتر اول رابرای کد ملی امضا کننده اول و ۱۰کاراکتر دوم را برای امضا کننده دوم در نظر گرفته می شود.

۵.پست الکترونیک سازمان های ایجاد کننده یا شروع کننده مکاتبه که حداکثر می تواند ۲۹ کاراکتر باشد و در واقع همان ایمیل تعریف شده سازمان می باشد.

۶.شناسه ملی سازمان که این شناسه ملی سازمان ایجاد کننده می باشد که در واقع همان کد ۱۱ رقمی می­باشد که در سازمان ثبت شرکت ها به هر سازمان اختصاص داده می شود.

منبع:
https://payvast.com/%d8%b4%d9%86%d8%a7%d8%b3%d9%87-%d9%85%d9%84%db%8c-%d8%b3%d9%86%d8%af-%d8%b4%d9%85%d8%b3-%da%86%db%8c%d8%b3%d8%aa%d8%9f/

 از زمان به‌وجود آمدن سیستم‌های خودکار کامپیوتری، اغلب سازمان‌ها به این فکر افتادند که از نرم افزار اتوماسیون اداری استفاده کنند. مزایایی که این نرم افزار برای شما به ارمغان می‌آورد بسیار زیاد است. اما موانع استقرار نرم افزار اتوماسیون اداری ارزان نیز امری است که قبل از استفاده از اتوماسیون اداری، به دلیل اختلالاتی که ممکن است برای سازمان ایجاد کند، باید به آن رسیدگی شود.

این متن بر این نکته تاکید می‌کند که استفاده از یک نرم افزار اتوماسیون اداری مانند سامانه الکترونیکی دبیرخانه و گردش مکاتبات نیازمند مشارکت همه‌ی جوانب، زیرساخت‌ها، کارمندان، فناوری و… است. از بررسی موانع استقرار نرم افزار اتوماسیون اداری در یک سازمان می‌توان به‌طور خلاصه به موارد زیر اشاره کرد.

فراهم نبودن امکانات سخت‌ افزاری

برخی تجهیزات و امکانات فیزیکی، که یک سازمان برای استقرار سیستم اتوماسیون اداری به آن نیاز دارد. در صورت نبود این تجهیزات در روند استقرار سیستم اتوماسیون اداری اختلال ایجاد می‌شود.

کامپیوتر و سخت افزار مناسب

یک سیستم کامپیوتری جزء جدایی‌ناپذیر از تجهیزات ضروری و مهم در استقرار یک سیستم اتوماسیون اداری رایگان است. کامپیوتر ابزاری است که داده‌هارا به عنوان ورودی می‌پذیرد، آن‌را پردازش می‌کند و نتیجه را به عنوان خروجی می‌فرستد. نبود این ابزار به طور قطع از موانع استقرار اتوماسیون اداری محسوب می‌شود.

اسکنر و تجهیزات

این ابزار نوعی سخت‌ افزار جانبی است که وجودش در هرسازمان مدرن، حیاتی است. سیستم اتوماسیون اداری ارزان گاه نیاز به اسکنر دارد تا بتواند اسناد قدیمی یا نامه‌هایی را که به شکل کاغذی و سنتی ایجاد شده بودند، در سیستم ذخیره و در نرم افزار بایگانی کنند و امکان یکپارچه شدن سازمان را ایجاد کند.

تجهیزات مناسب برای تهیه فایل پشتیبان

انواع ابزارهای ذخیره و سیستم‌عامل‌های سازمان باید با نرم‌ افزار اتوماسیون اداری تناسب داشته‌باشد. اجزایی مثل RAM، هارد، کامپیوتر و… جزء این دسته‌اند.

اینترنت مناسب

در عصر دهکده‌ی جهانی که دنیا به وسیله اینترنت به‌صورت محسوسی کوچک شده است، یک سازمان برای هرکاری نیاز به اینترنت دارد. همچنین یک نرم‌ افزار اتوماسیون اداری نیز بدون اینترنت ممکن است بسیاری از قابلیت‌های خود را از دست بدهد.

شبکه اتصالات محلی(LAN)

این شبکه در هر سازمانی می‌تواند انواع سیستم‌ها و تجهیزات را به یکدیگر متصل کند تا اتوماسیون آنلاین از طریق آن روال ارجاع، نامه‌نگاری و… را انجام دهد.

تلفن‌همراه و تبلت

این نوع از ابزار باعث می‌شود بتوان از هرجا و مکانی به سیستم اتوماسیون اداری سازمان دسترسی داشت و مشتریان از آن در تلفن‌همراه خود استفاده کنند. تلفن‌همراه جزئی از اجزای یک سیستم محسوب می‌شود.

این موارد به صورت خلاصه و کلی، ابزاری را نشان می‌دهد که باید برای کارکرد مناسب یک نرم‌ افزار اتوماسیون آنلاین اداری مورداستفاده قرار بگیرد. این ابزار نمونه‌ای از تجهیزات لازم برای نصب نرم‌ افزار اتوماسیون اداری است. عدم وجود هریک از این ابزار، می‌تواند از موانع استقرار اتوماسیون اداری باشد.

مقاومت کارکنان

ذات بشر نسبت به تغییر نگران و حساس است. برهمین اساس در هر اداره و سازمانی که قرار باشد تغییری ایجاد شود، کارکنان سازمان به دلیل ناآگاهی و عدم اطمینان از ادامه‌ی کار خود، نگران و مضطرب می‌شوند و نسبت به آن مقاومت نشان می‌دهند. این امر نیز می‌تواند یکی از موانع استقرار اتوماسیون اداری در سازمان باشد. دلایل آن از این قرار است:

یکسان ماندن شغل. بیشتر کارمندان تمایل دارند که شرایط کاری آنان یکسان بماند و آموختن امور جدید برای آنان سخت است. اما اگر بدانند اتوماسیون اداری این ‌توانایی را دارد که شرایط کاری آنان را آسان‌تر کند، از آن استقبال خواهند کرد. طی تحقیقی که Lucas de Boer انجام داد، تنها ۴۰ درصد از افراد در گروه هدف تحقیق، از تغییر رضایت داشتند که نشان‌دهنده این است که، تغییر افراد را خوشحال نمی‌کند. اکثر مردم در کار جاری و ثابتی که انجام می‌دهند، راضی هستند، پس تغییر در سازمان می‌تواند با چنین مشکلاتی مواجه شود. اصولا افراد پس از استقرار اتوماسیون در سازمان و عادت به کار کردن با آن، متوجه می‌شوند که کار با یک سیستم خودکار چه اندازه سختی کار آنان را کاهش می‌دهد.

دلیل دوم می‌تواند این امر باشد که یادگیری کار با سیستم و کامپیوتر برای کسانی که می‌خواهند از یک سیستم سنتی به مدرن منتقل شوند، سخت است. کارمندان از این بابت نگران می‌شوند که این امر موجب اخراج یا تعلیق آنان از سازمان شود. از این رو نسبت به ورود سیستم خودکار مقاومت می‌کنند.

مورد دیگر این است که بعضی سازمان‌ها پس از استفاده از سیستم اتوماسیون اداری، نیاز کمتری به نیروی انسانی خواهند داشت. چون بسیاری از کارها به وسیله سیستم اتوماسیون انجام خواهد شد. پس کارمندان از این‌که سیستم جای آنان را بگیرد نگران خواهند شد و این امر ممکن است باعث مقاومت کارمندان در مقابل استفاده یا ورود اتوماسیون به سازمان باشد.

عدم وجود مدیر استقرار

مدیر استقرار در شرکت فردی است که مسئول نگهداری و نصب نرم‌ افزار بر روی سرور است. این افراد چند وظیفه دارند، از جمله مسئولیت انجام تنظیمات اولیه را برعهده دارد، می‌توانند در حین کار با نرم‌ افزار برای حل مشکلات به افراد مشاوره دهند. در صورت عدم وجود مدیریت استقرار، در نصب و پیگیری نرم‌ افزارها مشکل به وجود می‌آید. این امر تاثیر منفی بر کارکنان و سازمان خواهد گذاشت. در صورت عدم وجود یک مدیر استقرار، هرکارمند درخواست و مشکلی با نرم‌ افزار دارد که می‌خواهد آن ‌را ازطریق پشتیبانی حل کند، این امر ممکن نیست و باعث آشفتگی می‌شود. باید این امور توسط مدیریت استقرار حل‌وفصل شود.

شفاف نبودن روال کاری و فرایندها

یک نرم‌ افزار اتوماسیون اداری مسئول خودکارسازی و اتوماتیک شدن انواع مسئولیت‌ها و وظایف در سازمان است. با استفاده از نرم‌ افزار اتوماسیون اداری، انواع اموری که سازمان در گذشته به صورت دستی انجام می‌داده مانند فروش، بازاریابی، مدیریت، کنترل موجودی و…، امروزه به صورت خودکار انجام می‌شود. یک سیستم اتوماسیون اداری زمانی می‌تواند به‌صورت موفق و موثر پیاده‌سازی شود که سازمان، پروسه و روال معمولی داشته‌باشد و بر اساس همین روال، سیستم اتوماسیون برای بهره‌وری بیشتر در سازمان ایجاد می‌شود. سیستم اتوماسیون نیاز به برنامه‌ریزی طبق روال کاری دارد. اگر سازمانی روال کاری مغشوش و نامشخصی داشته‌باشد، نرم‌ افزار نیز به همان میزان کارایی خود را از دست خواهد داد. این مشکل، کارکنان و همچنین مشتریان را ناراضی می‌سازد. از موانع استقرار اتوماسیون اداری و نارضایتی مشتری، می‌توان از این امر نیز نام برد.

عدم حمایت مدیران ارشد

سازمان طبقات گوناگونی از پرسنل را در اختیار دارد. مدیران ارشد، مدیران میانی و کارکنان که در یک سازمان وظایف گوناگونی برعهده دارند. در بعضی از سازمان‌ها کارکنان می‌دانند استقرار یک اتوماسیون اداری خوب، به چه میزان باعث افزایش بهره‌وری، کاهش هزینه‌ها و همچنین کاهش میزان سختی کار پرسنل است. گاه ایجاد یک سیستم اتوماسیون اداری از طرف کارکنان یا مدیران میانی پیشنهاد می‌شود. این امر، تصمیم‌گیری از پایین به بالای سازمان است. در مواردی وقتی پیشنهاد یا تصمیم به سطوح بالا و مدیران ارشد می‌رسد، مدیران آن‌را نمی‌پذیرند و از آن حمایت نمی‌کنند که در این‌صورت ایجاد سیستم اتوماسیون رد می‌شود. در شرایطی نیز اتوماسیون نصب و ایجاد می‌شود ولی به دلیل اینکه مدیران از آن حمایت نمی‌کنند، زیرساخت‌های آن‌ فراهم نخواهدشد و اتوماسیون با شکست مواجه می‌شود.

منبع:
https://blog.yar.cloud/%d9%85%d9%88%d8%a7%d9%86%d8%b9-%d8%a7%d8%b3%d8%aa%d9%82%d8%b1%d8%a7%d8%b1-%d9%86%d8%b1%d9%85-%d8%a7%d9%81%d8%b2%d8%a7%d8%b1-%d8%a7%d8%aa%d9%88%d9%85%d8%a7%d8%b3%db%8c%d9%88%d9%86-%d8%a7%d8%af%d8%a7/

 اثر مزایای مستقیم افزایش خدمات یا بهره وری و صرفه جویی در وقت یا نیروی کـار را به دنبال داشته و معمولاً قابل اندازه گیری بوده و ممکن است تاثیر مستقیم و کوتاه مدت بر جریان امور مالی داشته باشد. این مزایا عبارتند از:

      حذف کاغذ از امور بایگانی و دفتری با استفاده از نرم افزار دبیرخانه

      رفع محدودیت فضا جهت بایگانی پرونده‌ها و ابزار آن مانند زونکن و پوشه

      کاهش خطرات و مشکلات محیطی و آتش‌سوزی

      افزایش ضریب امنیت در نگهداری از اطلاعات و پشتیبانی از امور

      کنترل بهتر بر کار

      کم شدن فعالیت‌های غیر مولد مانند بایگانی و نگهداری سوابق

      کنترل و نظارت بهتر بر کارکنان

      کم شدن هزینه مسافرتها و گردهماییها

      افزایش رضایت شغلی کارکنان به دلیل افزایش اثربخشی

      افزایش رضایت مشتریان به دلیل خدمات به موقع و ارائه بهتر اطلاعات

      افزایش قابلیت رقابت سازمان

      رشد پدیده دور کاری (کار از راه دور)

منبع:

https://adasoftco.com/%DA%A9%D8%A7%D8%B1%D8%A8%D8%B1%D8%AF-%D9%88-%D8%A7%D9%87%D9%85%DB%8C%D8%AA-%D8%A7%D8%B3%D8%AA%D9%81%D8%A7%D8%AF%D9%87-%D8%A7%D8%B2-%D8%A7%D8%AA%D9%88%D9%85%D8%A7%D8%B3%DB%8C%D9%88%D9%86-%D8%A7%D8%AF/

وظایف دبیرخانه سازمان کدام است؟

در ادامه لیست کاملی از وظایف واحد دبیرخانه آورده شده است:

• واحد دبیرخانه باید تمامی نامه‌ها، دستورالعمل‌ها و بخشنامه‌هایی را که ارسال یا دریافت می‌شود، از نظر وجود امضاء، صحت تعداد پیوست‌ها (در صورت وجود پیوست یا ضمیمه) و … مورد بررسی قرار دهد. همچنین، واحد دبیرخانه باید ارتباط اسناد مذکور را با سازمان دریافت کننده آن بسنجد و تنها در صورت وجود ارتباط، برای ارسال آنها اقدام کند.
• هر نامه، دستورالعمل و بخشنامه‌ای (اعم از وارده و صادره) که وارد دبیرخانه می‌شود باید با روشی استاندارد در دفتر اندیکاتور ثبت شود. البته نرم‌افزار دبیرخانه این کار را به صورت خودکار انجام می‌دهند و ضمن ثبت نامه‌ها در سیستم، تاریخ و شماره آنها را ذخیره می‌کنند
• ثبت نامه‌ها، دستورالعمل‌ها و بخشنامه‌ها (اعم از وارده و صادره) در اندکس دبیرخانه (در نرم‌افزارهای دبیرخانه نیاز به ثبت در دفتر اندکس نیست)
• جداسازی و توزیع نامه‌ها، دستورالعمل‌ها و بخشنامه‌ها بر اساس ضوابط و گیرندگان آنها: یعنی واحد دبیرخانه پس از بررسی و ثبت اسناد، آنها را به فرد یا واحد مسئول ارسال می‌کند. به این عمل، ارجاع نیز گفته می‌شود. ارجاع نامه‌ها در گذشته به صورت دستی و فیزیکی انجام می‌شد، اما امروزه به وسیله نرم افزار اتوماسیون اداری انجام می‌گیرد
• پیگیری سوابق نامه‌ها، پرونده ها و مستنداتی که توسط واحدها درخواست می‌شود و ارسال برای آنها
• از دیگر وظایف واحد دبیرخانه، ثبت دریافت نامه‌ها، مدارک و مستندات به گیرنده و ارائه رسید آن به فرستنده است. البته این کار نیز در نرم افزارهای دبیرخانه و اتوماسیون اداری به صورت خودکار توسط سیستم انجام می‌شود
• دسته‌بندی و نگهداری تمامی نامه‌ها، مستندات، پرونده‌ها و سوابق مطابق اصول بایگانی و مقررات سازمان، از وظایف دیگر واحد دبیرخانه است.
• تشکیل پرونده‌های اداری، نگهداری آنها، تقسیم آنها به انواع جاری و راکد، ارائه آن به واحدهای درخواست‌کننده و حذف سوابق پس از پایان زمان تعیین شده برای نگهداری آنها، از دیگر وظایف واحد دبیرخانه است
• نظارت بر کارکنان دفتری و بایگانی و کنترل عملکرد آنها
• برنامه‌ریزی و اجرای سیستم ثبت، شماره‌گذاری و بایگانی کلیه مستندات و مکاتبات سازمان
• حفظ محرمانگی مستندات و مدارک طبقه‌بندی شده سازمان و نظارت بر آنها
• استانداردسازی و یکپارچه‌سازی فرآیند بایگانی و امور دبیرخانه در واحدهای مختلف سازمان
• ارائه گزارش از مکاتبات سازمان و وضعیت آنها در واحدهای مختلف
• ارسال کلیه مکاتبات اداری سازمان، اعم از نامه‌های پستی یا فکس برای سازمان‌های خارجی یا واحدهای داخل

منبع:
https://www.faragostar.net/responsibilities-of-secretariat-department/

 ارائه خدمات به ارباب رجوع در بسیاری از سازمان‌ها و شرکت‌ها بخش مهم و حجیم فرآیندهای کاری را تشکیل می‌دهد و در مواقعی از سال ترافیک کاری شدیدی را ایجاد می‌کند. مراجعه حضوری، نه تنها در سازمان مربوطه، هزینه‌های زیاد منابع انسانی، لجستیک و آماده‌سازی فضای تعاملی با مخاطبان را ایجاب می‌کند؛ بلکه با توسعه سازمان و افزایش مخاطبان و تعریف روال‌های جدید این هزینه‌ها مرتبا روند افزایشی خواهند داشت.

ارائه خدمات آنلاین به ارباب رجوع نه تنها در اولین مرحله راه‌اندازی قادر به کاهش چشم‌گیر هزینه‌هاست؛ بلکه با گذشت زمان و افزایش دامنه فعالیت‌های سازمان این روند، ادامه پیدا می‌کند.

سازمان ها می توانند برای سهیل در روند انجام امور و بالا بردن راندمان از نرم افزار های دبیرخانه آنلاین استفاده کنند.

منبع:

https://blog.yar.cloud/%da%86%da%af%d9%88%d9%86%d9%87-%d8%ae%d8%af%d9%85%d8%a7%d8%aa-%d8%a2%d9%86%d9%84%d8%a7%db%8c%d9%86-%d8%a8%d9%87-%d8%a7%d8%b1%d8%a8%d8%a7%d8%a8-%d8%b1%d8%ac%d9%88%d8%b9-%d9%87%d8%b2%db%8c%d9%86%d9%87/

 مدیریت مکاتبات اداری به فرایند دریافت، ضبط، ثبت، پردازش مناسب و پاسخگویی به آنها و ایجاد دنباله حسابرسی از مکاتبات دریافتی گفته می‌شود. یک سیستم مدیریت مکاتبات اداری برای ردیابی تمام مکاتبات داخلی و مکاتبات خارجی یک سازمان و در دسترس قرار دادن آن برای همه کاربران برنامه با توجه به نقش و دسترسی آنها استفاده می‌شود.

پیشنهاد میشود برای افزایش بهره وری سازمان خود از نرم افزار دبیرخانه ساده یار استفاده کنید.

  یک سیستم مکاتبات اداری خوب، ابزارهای الکترونیکی ذخیره، بازیابی و مسیریابی مکاتبات را برای بررسی و تأیید فراهم می‌کند. چنین سیستم‌هایی توانایی مدیریت موثر حجم عظیمی از مکاتبات را هم به صورت الکترونیکی و هم بر روی کاغذ، پست، فکس و سایر روشهای سنتی فراهم می‌آورد. سیستمهای مدیریت مکاتبات اداری، ایجاد، جمع‌آوری و تحویل نامه‌های اداری امن، شخصی و تعاملی را متمرکز و مدیریت می‌کند. سیستم مکاتبات اداری سازمان ها را قادر می‌سازد تا محتویات مکاتبات از پیش طراحی‌شده و سفارشی را به سرعت در یک فرایند ساده از ایجاد تا بایگانی جمع آوری کنند. در نتیجه ، مشتریان ارتباط صحیح را در زمان مناسب به روش مناسب دریافت می کنند. این امر مشاغل را قادر می‌سازد تا ارزش تعاملات با مشتریان را به حداکثر برسانند و هزینه‌ها و خطرات مربوط به یک فرایند نسبتاً پیچیده را به حداقل برسانند.

این تعاملات شامل مکاتبات داخلی و مکاتبات خارجی می‌شود. یک مطالعه نشان می‌دهد که تقریبا ۸۰ درصد از مدیران شرکت‌ها، روابط تجاری خود را به دلیل ارتباط و خدمات‌رسانی ضعیف به مشتریان از دست داده‌اند. ارتباط خوب با مشتری آن هم زمانی که که هزاران ایمیل، گزارش، نامه، خط مشی ، قرارداد و پیام‌های خوش‌آمدگویی، طی هر ماه منتشر می شود، مساله‌ای است که باید توسط سیستم یکپارچه مکاتبات، مدیریت شود.

منبع:
https://www.parnianportal.com/%D8%B3%DB%8C%D8%B3%D8%AA%D9%85-%D9%85%DA%A9%D8%A7%D8%AA%D8%A8%D8%A7%D8%AA-%D8%A7%D8%AF%D8%A7%D8%B1%DB%8C/#:~:text=%D8%B3%DB%8C%D8%B3%D8%AA%D9%85%20%D9%85%DA%A9%D8%A7%D8%AA%D8%A8%D8%A7%D8%AA%20%D8%A7%D8%AF%D8%A7%D8%B1%DB%8C%20%DA%86%DB%8C%D8%B3%D8%AA%20%D9%88%20%DA%86%D9%87%20%D9%85%DB%8C%E2%80%8C%DA%A9%D9%86%D8%AF%D8%9F,-%D9%85%D8%AF%DB%8C%D8%B1%DB%8C%D8%AA%20%D9%85%DA%A9%D8%A7%D8%AA%D8%A8%D8%A7%D8%AA%20%D8%A7%D8%AF%D8%A7%D8%B1%DB%8C&text=%DB%8C%DA%A9%20%D8%B3%DB%8C%D8%B3%D8%AA%D9%85%20%D9%85%DA%A9%D8%A7%D8%AA%D8%A8%D8%A7%D8%AA%20%D8%A7%D8%AF%D8%A7%D8%B1%DB%8C%20%D8%AE%D9%88%D8%A8,%D8%B3%D8%A7%DB%8C%D8%B1%20%D8%B1%D9%88%D8%B4%D9%87%D8%A7%DB%8C%20%D8%B3%D9%86%D8%AA%DB%8C%20%D9%81%D8%B1%D8%A7%D9%87%D9%85%20%D9%85%DB%8C%E2%80%8C%D8%A2%D9%88%D8%B1%D8%AF.

 در لغت صورت جلسه عبارت است از نوشته ای که در آن خلاصه گفتگوهای اعضای جلسه ذکرشده است. از دیدگاه حقوقی نیز عبارتست از برگه ای است که مقامی رسمی در آن یک عمل قضایی یا خارجی را بمنظور اثبات یک واقعه مدنی، کیفری و یا اداری ثبت می کند. بطور کلی صورتجلسه نوشته ای است که دربردارنده مطالب مطروحه، گفتگوها و یا تصمیمات اتخاذشده در یک نشست رسمی و یا یک جلسه اداری باشد.

استفاده از نرم افزار دبیرخانه برای ارسالو دریافت مکاتبات اداری توصیه می شود.

ارکان جلسه: جلسه به معنای گردهمایی مسئولان و صاحب نظران بر اساس وظایف یا مأموریت های محوله در یک مکان و زمان مشخص است که بمنظور رسیدگی به یک مسئله اداری و یا اجتماعی تشکیل می شود. برای تشکیل یک جلسه لازم است تمامی ارکان آن در کنار هم حضور یابند:

اعضای جلسه:به کسانی که در یک جلسه رسمی حضور می یابند اعضای جلسه می گویندکه حضور آنان در جلسه بدلیل وظیفه قانونی آنان و در رابطه با مسئولیت آنان است و یا به عنوان جانشین، عضو ناظر و یا افتخاری
حضور دارند.

دستور جلسه: به هدف و موضوعات مدنظر در تشکیل یک جلسه را گویند که در صورت مشخص بودن و اطلاع آن به مدعوین جلسه، آنان را ملزم به مطالعه و تحقیق در خصوص اهداف جلسه می نماید.

زمان جلسه: تاریخ و ساعت آغاز و پایان جلسه برای اعضای جلسه اهمیت زیادی دارد، لذا برگزارکنندگان جلسه موظفند این اطلاعات را در دعوت نامه جلسه به مدعوین اطلاع دهند.

مکان جلسه: محل برگزاری جلسه را می گویند که دعوت شوندگان بمنظور تسهیل در حضور در جلسه و برنامه ریزی آمد و شد، نیاز به اطلاع از آن دارند. این رکن در دعوت نامه به مدعوین اطلاع رسانی می شود.
در هر جلسه رسمی یک نفر رئیس جلسه تعیین می شود که مدیریت و سیاست گذاری جلسه بر عهده وی می باشد و در صورت تساوی رای مخالفین و موافقین جلسه، رای وی نافذ خواهد بود. دبیر جلسه نیز می تواند از اعضای جلسه و دارای حق رای باشد، ولی بهتر است غیرعضو و فاقد حق رای باشد. وظایف دبیر جلسه عبارتنداز: تهیه دعوت نامه برای اعضا و ارسال آن- نظارت بر مکان جلسه- تنظیم صورت جلسه و به امضاء رساندن آن، ارسال صورت جلسه به اعضا و در نهایت بایگانی سوابق جلسه.

ارکان صورت جلسه : برای تحقق یافتن یک جلسه رسمی موفق، نیاز به تنظیم یک صورت جلسه قوی و استاندارد است که بتواند بهترین تصویر از جلسه را انعکاس دهد. هر صورت جلسه دارای ارکانی است که بدون تردید باید ذکر شوند، این ارکان عبارتند از:

• مشخصات اعضای شرکت کننده: مشخصه های فردی و شغلی اعضاء با ثبت شماره معرفی نامه و یا مجوز شرکت آنان )ثبت مشخصات نفر جایگزین و نفر اصلی به همراه توجیه عدم حضور فرد اصلی
• امضای شرکت کنندگان: در آخرین صفحه صورت جلسه و طی ثبت نام و پست سازمانی افراد شرکت کننده و امضای آنان صورت جلسه رسمیت می یابد. در صورت جلسه های مالی و حقوقی امضای تمامی صفحات توسط اعضاء شرکت کننده الزامی است.
• دستور جلسه: هدف جلسه و برنامه برگزاری جلسه که قبلا از طریق دعوت نامه به اعضاء اطلاع داده شده است.
• مطالب مطرح شده: درج مذاکرات و مشروح یا خلاصه مطالب عنوان شده در جلسه.
• زمان و مکان جلسه: تاریخ و ساعت برگزاری جلسه و مکان دقیق برگزاری جلسه.
  مصوبات جلسه و تکالیف جلسه بعدی برای اعضای جلسه در خصوص جلسات مهم و ادامه دار.

انواع صورت جلسه:

علی رغم اینکه در ایران استاندارد خاصی برای انواع صورت جلسات وجود ندارد، اما متداول ترین صورت جلسات استفاده شده عبارتند از:

• صورت جلسه مشروح: بیان مشروح مذاکرات اعضای جلسه که اغلب در جلسات دادگاه، جلسات مهم و جلسات مجالس شورای اسلامی، خبرگان رهبری و شورای نگهبان از این شیوه استفاده می شود.
• صورت جلسه نیمه مشروح: بیان رئوس مطالب و یا خلاصه مذاکرات با درج نام بیان کننده مطالب و درج تصمیمات بر اساس اولویت در پایان همان جلسه و امضای اعضای حاضر در جلسه.
• صورت جلسه خلاصه: بیان رئوس مطالب و خلاصه مذاکرات بدون قید نام گوینده مطلب و نوشتن تصمیمات اخذ شده و امضای اعضای جلسه در پایان جلسه.
• صورت جلسه به شکل فرم: صورت جلساتی که تمامی موارد لازم آن به شکل فرم درآمده و فقط مشخصات موارد جدید در آن قید می شود. همانند فرم مشخصات خودرو، کالا، صورت جلسات تحویل کالا.

منبع:
 

https://blog.yar.cloud/%d8%a2%db%8c%db%8c%d9%86-%d9%86%da%af%d8%a7%d8%b1%d8%b4-%d9%85%da%a9%d8%a7%d8%aa%d8%a8%d8%a7%d8%aa-%d8%a7%d8%af%d8%a7%d8%b1%db%8c/

چرا بایگانی اسناد در سازمان ها مهم است؟

بایگانی کردن اسناد و اطلاعات سازمانی برای نظم دادن به حجم زیاد اسنادی که در سازمان‌ها استفاده می‌شوند، ضروری است و به مدیران اجازه می‌دهد تا کنترل بهتری بر فرآیند گردش اطلاعات سازمان داشته باشند. همانطور که یک کسب و کار یا سازمان رشد می‌کند، اسناد و اطلاعات بیشتری ایجاد می‌کند که استفاده درست از آنها مستلزم نظارت و مدیریت دقیق است. اگر یک سازمان از سیستم بایگانی استفاده نکند برای مدیریت این حجم از اسناد و اطلاعات به مشکل خواهد خورد.

نرم افزار دبیرخانه نیز برای ارسال و دریافت نام های اداری توصیه میشود

از سایر دلایل اهمیت بایگانی اسناد می‌توان به جلوگیری از گم‌شدن آنها اشاره کرد. وقتی سازوکاری برای نظم دادن به اسناد و ذخیره‌سازی آنها وجود نداشته باشد، احتمال گم شدن آنها بسیار زیاد است. یعنی حتی اگر از بین نرفته باشند پیدا کردن آنها آسان نخواهد بود. به علاوه، بایگانی اسناد موجب می‌شود بتوانید بر دسترسی صحیح به آنها نظارت کنید و در موارد لازم محدودیت در دسترسی به آنها ایجاد کنید.

منبع:
faragostar.net/importance-of-archiving-documents-in-organizations/#:~:text=۱%20سوالات%20متداول-,منظور%20از%20بایگانی%20چیست؟,یک%20فضای%20مشخص%20ذخیره%20می%E2%80%8Cشوند.