معرفی نرم افزار های سازمانی

 دبیرخانه یک واحد مستقل سازمانی می باشد که وظیفه اداره امور دفتری هر اداره و یا سازمانی را بر عهده دارد. وظیفه اصلی که این بخش بر عهده دارد ثبت و بایگانی نامه های اداری، گردش کار مکاتبات اداری و همچنین نظارت بر حسن گردش نامه هایی که در سازمان وارد و صادر می شود است. در واقع باید بدانید یکی از مهمترین و کاربردی ترین واحدهایی که در هر سازمان وجود دارد دبیرخانه آن سازمان می باشد و به همین دلیل کارکنان این بخش باید به خوبی با وظایف خود آشنایی داشته باشند. دبیرخانه قلب واحد اداری هر شرکت می باشد.

اگر برای مدیریت نامه ها و گردش کار دبیرخانه سازمان خود به نرم افزار مناسب نیاز دارید، نرم افزار دبیرخانه و بایگانی نامه را مشاهده نمایید و با امکانات سیستم دبیرخانه یگانه آشنا شوید.

همچنین اگر علاوه بر مدیریت نامه ها و دبیرخانه به سیستمی نیاز دارید که بتواند گردش نامه ها را در سازمان شما رهگیری کند و بتوانید نامه ها را در سازمان به یکدیگر ارجاع بزنید به نرم افزار اتوماسیون اداری یگانه مراجعه کنید.

تعریف واحد دبیرخانه :

واحد اداری خاصی از یک شرکت یا سازمان که وظیفه ثبت نامه های وارده، ثبت نامه های صادره، بایگانی نامه ها و نظارت بر گردش آن ها را به عهده دارد. در دبیرخانه سنتی کلیه مکاتبات اداری در دفتر اندیکاتور ثبت و ضبط می شود.

قوانین و دستورالعمل های مکاتبات اداری در ایران مشخص و تدوین شده می باشد. مسئول دبیرخانه با تمامی این دستورالعمل ها باید آشنایی داشته باشد و به بهترین نحو ممکن وظایف خود را انجام می دهد. هر یک از بخش هایی که در یک سازمان فعالیت می کنند کارهای مشخص شده ای را بر عهده دارند که باید با دقت آنها را انجام دهند.

به طور کلی اگر بخواهیم این بخش مهم را در یک سازمان تعریف کنیم باید بدانید مسئولیت آن مدیریت و منترل مکاتبات اداری در سازمان ها می باشد. امروزه از آنجایی که بیشتر فعالیت های سازمان ها الکترونیکی شده است، این بخش از سازمان ها هم کارشان بسیار راحت تر شده است و تنها با نصب بهترین نرم افزار دبیرخانه رایگان مناسب می توانند مدیریت و گردش نامه های سازمان را انجام دهند.

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d8%af%d8%a8%db%8c%d8%b1%d8%ae%d8%a7%d9%86%d9%87-%da%86%db%8c%d8%b3%d8%aa%d8%9f-%d9%88%d8%b8%d8%a7%db%8c%d9%81-%d9%85%d8%aa%d8%b5%d8%af%db%8c-%d8%af%d8%a8%db%8c%d8%b1%d8%ae%d8%a7%d9%86%d9%87/

•  امکان انجام کارهای اداری در خارج از محل کار و در هر زمان
•  کاهش فعالیت های غیر مولد مانند بایگانی فیزیکی اسناد و غیره
•  نگهداری سوابق عملیات در حجم کمتر، ایمنی بالا ومراجعه آسان
•  قابلیت تولید گزارش های مورد نیاز به همراه نمودارهای متعدد
•  امکان پیگیری تلفنی کارها در هر مکان و هر زمان
•  اعمال کنترل بر اطالعات طبقه بندی شده
•  دقت در فرایند انجام عملیات و ثبت تمامی امور
•  ردیابی امور و پیگیری به موقع مراحل کار
•  سهولت وسرعت در گردش عملیات
•  امنیت بالا در نگهداری از اسناد و امکان دسترسی به آن

پیش نیازهای پیاده سازی اتوماسیون اداری:

•  اعتقاد مدیریت ارشد سازمان به ضرورت ایجاد تحول در سازمان
•  شناخت وضع موجود گردش و نگهداری اسناد در سازمان
•  فراهم ساختن بستر ارتباطی و تجهیزات سخت افزاری
•  تهیه و تدوین متدولوژی استقرار سیستم
•  ارائه آموزش های پایه به کاربران

 استفاده از دبیرخانه آنلاین برای سازمان ها پیشنهاد میشود.

نامه های اداری :

نوشته ای که حاوی یک یا چند موضوع اداری و وسیله برقراری ارتباط محدود در داخل یا خارج از یک سازمان باشد و در برگه های مخصوص و استاندارد نامه نگاری یا نشانه و عنوان دستگاه مربوط و در قالب ارکان و اجزای مشخصی تهیه شود، اصطلاحا نامه اداری نامیده می شود. این گونه نامه های ویژگی هایی از جمله سرلوحه، آرم نامه، شماره، تاریخ، پیوست میباشند و دارای عنوان گیرنده که با کلمه “به” شروع می شود و موضوع که دربرگیرنده یک جمله یا شبه جمله کوتاه و گویا و شفاف است که خالصه ای از متن نوشته شده را در بر دارد.
موضوع نامه هم برای گیرنده نامه از لحاظ پی بردن به مفهوم نامه در کوتاه ترین زمان و هم برای کاربران دبیرخانه رایگان که اطالعات آن را در دفتر اندیکاتور یا در اتوماسیون اداری مکاتبات وارد می نمایند به لحاظ تسریع در ثبت، اهمیت دارد.

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d8%a2%d8%b4%d9%86%d8%a7%db%8c%db%8c-%d8%a8%d8%a7-%d8%af%d8%a8%db%8c%d8%b1%d8%ae%d8%a7%d9%86%d9%87-%d9%88-%d8%b4%d8%b1%d8%ad-%d9%88%d8%b8%d8%a7%db%8c%d9%81-%d8%a2%d9%86-%d8%a8%d8%ae%d8%b4-%d8%b3/