دستاوردهای بکارگیری سیستم های نوین اتوماسیون اداری :
- امکان انجام کارهای اداری در خارج از محل کار و در هر زمان
- کاهش فعالیت های غیر مولد مانند بایگانی فیزیکی اسناد و غیره
- نگهداری سوابق عملیات در حجم کمتر، ایمنی بالا ومراجعه آسان
- قابلیت تولید گزارش های مورد نیاز به همراه نمودارهای متعدد
- امکان پیگیری تلفنی کارها در هر مکان و هر زمان
- اعمال کنترل بر اطالعات طبقه بندی شده
- دقت در فرایند انجام عملیات و ثبت تمامی امور
- ردیابی امور و پیگیری به موقع مراحل کار
- سهولت وسرعت در گردش عملیات
- امنیت بالا در نگهداری از اسناد و امکان دسترسی به آن
پیش نیازهای پیاده سازی اتوماسیون اداری:
- اعتقاد مدیریت ارشد سازمان به ضرورت ایجاد تحول در سازمان
- شناخت وضع موجود گردش و نگهداری اسناد در سازمان
- فراهم ساختن بستر ارتباطی و تجهیزات سخت افزاری
- تهیه و تدوین متدولوژی استقرار سیستم
- ارائه آموزش های پایه به کاربران
استفاده از دبیرخانه آنلاین برای سازمان ها پیشنهاد میشود.
نامه های اداری :
نوشته ای که حاوی یک یا چند موضوع اداری و وسیله برقراری ارتباط محدود در داخل یا خارج از یک سازمان باشد و در برگه های مخصوص و استاندارد نامه نگاری یا نشانه و عنوان دستگاه مربوط و در قالب ارکان و اجزای مشخصی تهیه شود، اصطلاحا نامه اداری نامیده می شود. این گونه نامه های ویژگی هایی از جمله سرلوحه، آرم نامه، شماره، تاریخ، پیوست میباشند و دارای عنوان گیرنده که با کلمه “به” شروع می شود و موضوع که دربرگیرنده یک جمله یا شبه جمله کوتاه و گویا و شفاف است که خالصه ای از متن نوشته شده را در بر دارد.
موضوع نامه هم برای گیرنده نامه از لحاظ پی بردن به مفهوم نامه در کوتاه ترین زمان و هم برای کاربران دبیرخانه رایگان که اطالعات آن را در دفتر اندیکاتور یا در اتوماسیون اداری مکاتبات وارد می نمایند به لحاظ تسریع در ثبت، اهمیت دارد.
منبع: