ويژگي هاي نرم افزار دبیرخانه و مقايسه آن با روش های سنتی
ثبت مكاتبات، ارسال مراسلات و نامه رساني از دير باز پايه ها ي اوليه علوم اداري بوده است . دفترداري و منشيگري هنري است كه درگذشته به برخي از مورخان اختصاص داشت و امروز مي توان گفت كه دبیرخانه قلب واحد هاي اداري است . بديهي است كه ارتباطات در قرن حاضر نقش روز افزوني يافته وكاربرد آن در ادارات و موسسات خصوصي و دولتيي راهگشاي مسائل است . تماس تلفني، ارسال فاكس يا دورنويس، تلگرام و ارتباطات شبكه هاي كامپيوتري همه اين راه امكان پذير شده است . آموزش و استفاده صحيح از امكاناتت ارتباطي و پاسخگويي و ايجاد رضايت مردمي به وسيله ارتباطات مباحث ديگري است كه در اين مقاله به آن اشاره شده است . سيستم جامع دبیرخانه از ديرباز ساختارسازماني ادارهه ها بوده و اكنون نيز يكي از اركان اصلي شركت ها و ادارات و سازمان ها است .
تا كنون از سال هاي گذشته سيستم سنتي دبیرخانه به شكل ملموس و به تدريج تغييراتي را شاهد بوده است . در سيستم سنتي در دبیرخانه امكانات و عمليات بيشتر به صورت دستي و تجهيزات در حد ساده و معمولي بود . اما امروزه با پيشرفت علم و صنعت و همچنين پيشرفت علوم رايانه اي و اينترنت و درپي آن سيستم دبیرخانه نيز از آنها ناثير گرفته و درر حال پيشرفت است . بدين صورت كه در سيستم پيشرفته عمليات دبیرخانه به صورت كامپيوتري و پيشرفته انجام مي گيرد.
سیستم سنتی دبیرخانه
در سيستم دبیرخانه سنتي عمليات ثبت نامه ها به شرح زير انجام مي شود .
ثبت نامه هاي وارده
نامه هاي وارده يا نامه هاي دريافتي و ثبت نامه هاي صادره به صورت دستي يا از طريق پست، ارباب رجوع يا پيك هاي مربوطه تحويل دبیرخانه شده و در دفتر انديكاتور يا انديكس ثبت مي شود به اينصورت كه شماره و تاريخ نامه همچنين موضوع در دفتر انديكاتور نوشته شده وشماره دفتر تعلق مي گيرد وسپس نامه را به صورت دستي در كارتابل هاي مديران مربوطه گذاشته و آنان پس از رويت و خواندن نامه آن را دستي ارجاع داده و پس از كپي گرفتن با دفاتر ارسال مراسلات تحويل دفاتر و مسئول آنها شده و رسيد گرفته مي شود.
نامه هاي صادره ابتدا به صورت پيش نويس تهيه و به قسمت تايپ كه به صورت دستي يا كامپيوتري است داده شده تا تايپ شود . پس از آن و امضاء مسئولان ذيربط نامه در دفتر انديكاتور ثبت شده و شماره اي به اين نامه اختصاص مي يابد . اين قسمت از ثبت را نامه هاي ارسالي تشكيل مي دهند كه نامه بعد از شماره شدن در دفتر به صورت پاكت تحويل مامور پست شده و به نقاط مورد نظر ارسال مي گردد. داشتن سابقه اي از نامه ها حتما يك نسخه كپي بايد در بايگاني دبير خانه نگهداشته شود.
نرم افزار دبیرخانه الکترونیک
در نرم افزار دبیرخانه الکترونیکی، از آن براي ارسال و مراسلات به صورت غيرفيزيكي و سيستمي استفاده شده و در برنامه كار دبیرخانه ها گنجانده شده است .
مزيت نرم افزار نسبت به سيستم دستي اين است كه عمليات ثبت نامه ها را به صورت نرم افزاري و سيستمي انجام مي دهد . يعني ديگر نامه ها در دفاتر فيزيكي وارد نشده و روال كار دبیرخانه در سيستم رايانه ثبت و ضبط مي شود .
نامه وارده در دبیرخانه
نامه هاي ارسالي به شركت در سيستم وارده ثبت مي شوند بدين صورت كه شماره نامه، تاريخ نامه، موضوع نامه و عطف و يا شماره نامه پيرو در سيستم ثبت شده و سپس ذخيره مي شوند متن نامه توسط اسكنر اسكن شده و در سيستم ضبط مي شود بعد از انجام اين عمليات نامه با متن كامل چه با يك صفحه و يا بيشتر در سيستم ثبت شده و توسط كاربر بهه عنوان مورد نظر (مثلا مديريت عامل) ارسال مي شود . در همان زمان مديريت عامل نامه را در كارتابل كامپيوتري خود باز كرده و نامه را مي خواند و پس از خواندن ، نامه را به امور ذيربط ارجاع مي دهد . اين عمل از ارسال فيزيكي نامه به دفاتر و يا مديران شركت جلوگيري كرده و با سرعت عمل بيشتري مي توان نامه ها را ارجاع و اقدامات لازم روي انها انجام گيرد.
سپس فيزيك نامه در دبیرخانه بايگاني مي شود . عمليات انجام شده در سيستم وارده همچنين به سرعت دسترسي به اطلاعات نامه توسط كاربر ، براي سهولت در پيدا كردن نامه براي ارباب رجوع كمك زيادي مي كند . ارباب رجوع با در دست داشتن شماره ثبت نامه ديگر نيازي به جستجو راهروها و اتاق ها را نداشته و با مراجعه به دبير خانه كل گردش نامه وو آخرين ارجاع نامه براي او مشخص و حتي دستورات روي سيستم مشخص است .
نامه صادره در دبیرخانه
نامه هاي خروجي شركت از ابتداي مرحله تايپ در نرم افزار اتوماسيون اداری تايپ مي شود به شخص امضاء كننده ( مدير عامل و يا مدير امور ) ارجاع مي شود و به سرعت امضاء شده و به صورت خودكار به كارتابل دبیرخانه ارسال مي شود . پرينت نهايي نامه در دبیرخانه گرفته شده و پس از امضاء فيزيكي روي اصل نامه ، نامه از طريق دبیرخانه پست و يا به محل مورد نظر ارسال مي شود .