سیستم یا سامانه؛ به عنوان کل عناصری تعریف شده است که برای رسیدن به یک هدف یا اهداف خاص گرد هم می آیند یا با هم کار می کنند. به عنوان مثال، سامانه مدیریت یک سازمان از مولفه های بسیاری از جمله سازماندهی و مدیریت اسناد تشکیل شده است. در این زمینه، مدیریت سوابق بر ارتباط سریع و موثر اسناد در داخل موسسه و محافظت از یکپارچگی اطلاعات متمرکز است. در این میان، منابع، مسئولیت ها، مقررات (رویه ها)، طراحی و تداوم ابزارهای مورد نیاز مطالعات مدیریت سوابق، از عناصر سامانه مدیریت اسناد هستند.

سامانه های مدیریت اسناد، چه در رسانه های چاپی و چه در رسانه های الکترونیکی، به عناصر زیرساخت فیزیکی نیاز دارند. برای اسناد چاپی و تجهیزات سخت افزاری اسناد الکترونیکی، تجهیزات ذخیره سازی وجود دارد. رعایت شرایط امنیتی برای هر دو محیط به همان اندازه مهم است. در حالی که امکانات ذخیره سازی فیزیکی یکی از جنبه های سیستم مدیریت اسناد را تشکیل می دهد، عامل انسانی در پیوستگی برنامه های مدیریت اسناد چه در رسانه های چاپی و چه در رسانه های الکترونیکی پیشتاز است.

استفاده از فکس آنلاین یار برای دریافت و ارسال فکس های سازمان توصیه می شود.

در سامانه های مدیریت اسناد، عنصر انسانی برای طراحی و اجرای سیستم، استفاده از عناصر پشتیبانی در مناطق لازم و اجرای معاملات مورد نیاز است. ایجاد مدلهای کاربردی برای تهیه، طبقه بندی، تداوم / حفاظت (نگهداری) و مرتب سازی، که زیر مجموعه سیستم مدیریت اسناد را تشکیل می دهند، مهم تلقی می شود.

 

سامانه مدیریت اسناد نیز به تعریف شرایط فکری نیاز دارد. پیش بینی می شود سیاست های مربوط به اجرای سیستم ایجاد شده در این زمینه تعیین شود. با این حال، سیاست های ایجاد شده باید با در نظر گرفتن الزامات نهادی و سایر شرایط داخلی و خارجی تعیین شود. سپس برای مدت زمان مشخصی اجرا شود و در چارچوب بازخورد به روز باشد.

 

منبع:
https://persiansys.com/%d8%b3%d8%a7%d8%b2%d9%85%d8%a7%d9%86%d8%af%d9%87%db%8c%d8%8c-%d9%85%d8%af%db%8c%d8%b1%db%8c%d8%aa-%d8%a7%d8%b3%d9%86%d8%a7%d8%af-%d9%88-%d8%b1%d9%88%db%8c%da%a9%d8%b1%d8%af-%d8%b3%d8%a7%d9%85%d8%a7/