معرفی نرم افزار های سازمانی

ویژگی های فکس اینترنتی

هزینه جداگانه ندارد

استفاده از نرم افزار فکس انلاین نیاز به پرداخت هزینه اضافی ندارید و مدت زمان اشغال بودن خط در هنگام ارسال و دریافت فکس از بسته تلفن گویای شما کسر می‌شود.

محدودیت ارسال ندارد

دریافت و ارسال فکس نامحدود است، هر تعداد که نیاز است می‌توانید فکس ارسال کنید و هر تعدادی که می‌خواهید هم فکس دریافت کنید.

شماره ثابت اختصاصی می‌گیرید

به انتخاب خود یک شماره ثابت می‌گیرید و به هر شماره فکسی در ایران می‌توانید، فکس رایگان ارسال کنید، نیاز نیست که دریافت کننده مشترک دفترشما باشد و از این بابت محدودیتی ندارید.

هزینه شما به شدت کاهش می‌یابد

شما با استفاده از فکس اینترنتی دفترشما از خرید و تعمیر و نگهداری دستگاه نمابر، شارژ کارتریج و هزاران هزینه دیگر بی‌نیاز می‌شوید.

به محیط زیست کمک می‌کنید

با حذف کاغذ در ارسال فکس از قطع درختان جلوگیری می‌کنید، امیدواریم با رایج شدن فکس اینترنتی توسط همه نهادها، کمکی هر چند کوچک به محیط زیست کرده باشیم.

امنیت بالایی دارد

فکس اینترنتی رمزگذاری شده است و هیچ کس به جز شخصی که فکس ارسال کرده و شخصی که فکس را دریافت کرده است نمی تواند محتویات یک فکس را بخواند.

منبع:
https://blog.yar.cloud/%d8%aa%d9%81%d8%a7%d9%88%d8%aa-%d9%81%da%a9%d8%b3-%d8%a7%db%8c%d9%86%d8%aa%d8%b1%d9%86%d8%aa%db%8c-%d8%a8%d8%a7-%d9%81%da%a9%d8%b3-%d9%85%d8%b9%d9%85%d9%88%d9%84%db%8c/

 فکس دستگاهی است که می‌تواند اطلاعات و داده‌های کتبی را با استفاده از خطوط تلفن منتقل می‌کند. این وسیله کماکان در ادارات و مجموعه‌های تجاری از جایگاه ویژه‌ای برخوردار است. البته این واقعیت که امروزه استفاده از ایمیل و سایر ابزارهای الکترونیکی برای انتقال اطلاعات، کارایی دستگاه‌های فکس را کاهش داده است، قابل کتمان نیست. اما این وسیله محبوب همچنان در بسیاری از اماکن مورد استفاده قرار می‌گیرد.

دستگاه فکس یکی از راه‌های انتقال اطلاعات است. هدف از دریافت و ارسال فکس، انتقال اسناد از طریق امواج رادیویی و خط تلفن به مقصد مورد نظر و تولید مجدد آن در دستگاه مقابل است. کارکرد این دستگاه‌ها بدین صورت است که ابتدا مدارک و اسناد را اسکن کرده و سپس آن را ارسال می‌کنند. 

 نحوه دریافت فکس و ارسال آن

شاید در گذشته امکان ارسال فکس، تنها با استفاده از خود دستگاه آن وجود داشت. اما امروز می‌توانید به روش‌های مختلفی اقدام به ارسال و دریافت فکس نمایید. شما کماکان می‌توانید از طریق دستگاه و با استفاده از کاغذ و جوهر، فکس مورد نظر خود را ارسال کنید، می‌توانید از طریق کامپیوتری که به دستگاه فکس متصل است، این کار را انجام دهید و حتی این امکان برای شما فراهم است که بدون نیاز به دستگاه فکس و تنها از طریق اینترنت، فکس مورد نظر خود را ارسال کنید. در ادامه به بررسی روش ارسال فکس و نحوه دریافت فکس با استفاده از دستگاه خواهیم پرداخت.

اما در نظر داشته باشید که می‌توانید به راحتی برای ارسال فکس از طریق اینترنت نیز اقدام نمایید. این کار  باعث صرفه جویی شما در مصرف کاغذ و جوهر خواهد شد.

ارسال فکس با استفاده از دستگاه فکس

برای استفاده از این روش، ابتدا نیاز به یک شماره دارید. این شماره که به آن شماره نمابر هم گفته می‌شود، مربوط به تلفن مقصد است که دستگاه فکس به آن متصل می‌باشد. برای ارسال، دستگاه را روشن کرده و از اتصال آن به خط تلفن مطمئن شوید. شماره مورد نظرتان را در شماره‌گیر دستگاه وارد کنید.

بعد از اینکه شماره نمابر مورد نظر خود را وارد کردید، باید منتظر شنیدن یک بوق کوتاه باشید که به معنی آمادگی دستگاه مقصد برای دریافت فکی می‌باشد. حال دکمه Start را فشار دهید. در این مرحله ارسال فکس شروع می‌شود

از قسمت ورودی دستگاه، اولین برگه مورد نظر خود را وارد دستگاه کرده و پس از اطمینان از قرارگیری درست آن در دستگاه (با توجه به علائم روی دستگاه) دکمه FAX یا Send روی دستگاه را بزنید.

این دکمه با یک برچسب مشخص شده و معمولا اندازه بزرگ‌تری دارد. زمانی که برگه در حال ارسال است، چندبار صدای بوق را خواهید شنید که این به معنای انجام فرایند فکس است.  در این مرحله بر روی نمایشگر دستگاه، پیغام ”  Sent OK  ” را مشاهده خواهید کرد. چند دقیقه بعد از ارسال موفقیت آمیز فکس هم یک بار صدای بوق را خواهید شنید.

منبع:
https://blog.idehal.org/%D9%86%D8%AD%D9%88%D9%87-%D8%AF%D8%B1%DB%8C%D8%A7%D9%81%D8%AA-%D9%88-%D8%A7%D8%B1%D8%B3%D8%A7%D9%84-%D9%81%DA%A9%D8%B3/

 برای ارسال فکس فقط به چند مورد احتیاج دارید: اسناد فکس و شماره فکس گیرنده

 استفاده از فکس آنلاین یار به جای فکس سنتی توصیه می شود.

آشنایی با شماره فکس:

برای پاسخ به سوال شماره فکس چیست؟ باید به بررسی ابزار ارتباطی فکس بپردازیم. برای ارتباط به وسیله ی دستگاه فکس باید از یک شماره تلفن برای انتقال مطالب استفاده کرد. این شماره تلفن ساده و معمولی مانند شماره های دیگر می باشد با این تفاوت که وقتی این شماره را می گیرید صدای فکس پاسخگوی شما خواهد بود. شماره دستگاه فکس از طریق شرکت مخابرات به کاربر داده می شود. طول شماره فکس بر اساس دو آیتم مشخص می شود.

• مکان گیرنده فکس: می توانید فکس را به صورت شهری، بین شهری یا خارج کشور ارسال کنید.
• کشور: تعداد اعداد شماره تلفن کشورهای مختلف با یکدیگر متفاوت هستند در شماره ی فکس نیز همین موضوع صدق می کند.

چنانچه قصد ارسال فکس به یک استان دیگر را دارید باید کد ابتدایی آن شهر را نیز همراه با شماره ی اصلی فکس بگیرید. به همین جهت طول شماره بیشتر می شود. چنانچه قصد ارسال فکس به کشور دیگری را دارید این شماره طولانی تر هم می شود.

منبع:
https://www.iranprintmart.ir/article/1194/%D8%AF%D8%B3%D8%AA%DA%AF%D8%A7%D9%87-%D9%81%DA%A9%D8%B3-%DA%86%DB%8C%D8%B3%D8%AA-%D9%88-%DA%86%DA%AF%D9%88%D9%86%D9%87-%DA%A9%D8%A7%D8%B1-%D9%85%DB%8C-%DA%A9%D9%86%D8%AF

 سیستم یا سامانه؛ به عنوان کل عناصری تعریف شده است که برای رسیدن به یک هدف یا اهداف خاص گرد هم می آیند یا با هم کار می کنند. به عنوان مثال، سامانه مدیریت یک سازمان از مولفه های بسیاری از جمله سازماندهی و مدیریت اسناد تشکیل شده است. در این زمینه، مدیریت سوابق بر ارتباط سریع و موثر اسناد در داخل موسسه و محافظت از یکپارچگی اطلاعات متمرکز است. در این میان، منابع، مسئولیت ها، مقررات (رویه ها)، طراحی و تداوم ابزارهای مورد نیاز مطالعات مدیریت سوابق، از عناصر سامانه مدیریت اسناد هستند.

سامانه های مدیریت اسناد، چه در رسانه های چاپی و چه در رسانه های الکترونیکی، به عناصر زیرساخت فیزیکی نیاز دارند. برای اسناد چاپی و تجهیزات سخت افزاری اسناد الکترونیکی، تجهیزات ذخیره سازی وجود دارد. رعایت شرایط امنیتی برای هر دو محیط به همان اندازه مهم است. در حالی که امکانات ذخیره سازی فیزیکی یکی از جنبه های سیستم مدیریت اسناد را تشکیل می دهد، عامل انسانی در پیوستگی برنامه های مدیریت اسناد چه در رسانه های چاپی و چه در رسانه های الکترونیکی پیشتاز است.

استفاده از فکس آنلاین یار برای دریافت و ارسال فکس های سازمان توصیه می شود.

در سامانه های مدیریت اسناد، عنصر انسانی برای طراحی و اجرای سیستم، استفاده از عناصر پشتیبانی در مناطق لازم و اجرای معاملات مورد نیاز است. ایجاد مدلهای کاربردی برای تهیه، طبقه بندی، تداوم / حفاظت (نگهداری) و مرتب سازی، که زیر مجموعه سیستم مدیریت اسناد را تشکیل می دهند، مهم تلقی می شود.

سامانه مدیریت اسناد نیز به تعریف شرایط فکری نیاز دارد. پیش بینی می شود سیاست های مربوط به اجرای سیستم ایجاد شده در این زمینه تعیین شود. با این حال، سیاست های ایجاد شده باید با در نظر گرفتن الزامات نهادی و سایر شرایط داخلی و خارجی تعیین شود. سپس برای مدت زمان مشخصی اجرا شود و در چارچوب بازخورد به روز باشد.

منبع:
https://persiansys.com/%d8%b3%d8%a7%d8%b2%d9%85%d8%a7%d9%86%d8%af%d9%87%db%8c%d8%8c-%d9%85%d8%af%db%8c%d8%b1%db%8c%d8%aa-%d8%a7%d8%b3%d9%86%d8%a7%d8%af-%d9%88-%d8%b1%d9%88%db%8c%da%a9%d8%b1%d8%af-%d8%b3%d8%a7%d9%85%d8%a7/

1. فکس اینترنتی چیست؟

فکس آنلاین روشی جدید برای ارسال فکس با کمک شبکه اینترنت محسوب می‌شود. در حالی که برای ارسال فکس به شکل معمول از یک شبکه تلفن‌ عمومی استفاده می‌شود، فکس آنلاین مانند بسیاری دیگر از فایل‌ها به کمک شبکه اینترنت جهانی قابل ارسال و دریافت است.

2. مزایای استفاده از فکس اینترنتی چیست؟

از مزایای این شیوه می‌توانیم به کاهش هزینه‌ها، انعطاف‌پذیری و امنیت بالا اشاره کنیم.

3. ارسال فکس اینترنتی چگونه امکان‌پذیر است؟

سرویس‌های ارسال فکس اینترنتی، گوشی‌های اندروید، آیفون و سیستم‌های کامپیوتری، ارسال از طریق ایمیل، برنامه‌های گوگل و تلفن ابری، از جمله شیوه‌های ارسال فکس آنلاین محسوب می‌شوند.

منبع:

https://sms.ir/blog/guides/automation-integrations/internet-fax/

 ارسال فکس اینترنتی در ایران امکان‌پذیر است ولی به دلیل محدودیت‌هایی که در استفاده از اینترنت وجود دارد، فعالیت شرکت‌های ارائه دهنده سرویس فکس اینترنتی در ایران ممکن است محدود شده باشد. در حال حاضر، تعدادی از شرکت‌های خارجی و معتبر در زمینه ارائه سرویس فکس اینترنتی فعال هستند و به ایرانیان امکان ارسال فکس از طریق اینترنت را می‌دهند.