معرفی نرم افزار های سازمانی

 حال که تقویم فارسی را اضافه کردیم، بهتر است تعطیلات رسمی ایران را هم روی تقویم خود داشته باشیم. 

روی مرورگر رایانه خود به تقویم گوگل بروید

در قسمت نوار کناری، روی آیکون به اضافه + مقابل Add a friend’s calendar کلیک کنید و Browse Calendars of Interest را انتخاب کنید.

در صفحه‌ای که باز می‌شود، از قسمت Holidays، گزینه Regional Holidays را انتخاب کنید تا لیست مربوطه باز شود و از آنجا Holidays in Islamic Republic of Iran را تیک بزنید.

اگر در این مرحله نتوانستید تقویم سال جدید شمسی را مشاهده کنید به قسمت تنظیمات اکانت گوگل در گوشی بروید و روی گزینه sync calendar ضربه بزنید تا حساب گوگل و تقویم شما همگام سازی شود. سپس دوباره به تنظیمات اپلیکیشن مراجعه کنید. 

از قسمت Regional Calenders، تقویم تعطیلات ایران را تیک بزنید.

پس از انجام این مراحل و بازگشت به تقویم، خواهید دید که یک تقویم جدید با عنوان Holidays in Islamic Republic of Iran به نوار کناری اضافه شده و تعطیلات رسمی نیز در تقویم قابل مشاهده هستند. حال، پس از این که عملیات همگام‌سازی بین تلفن همراه و تقویم گوگل انجام شود، شما همین مناسب‌ها را روی تلفن همراه خود نیز خواهید داشت.

 چنانچه قصد دارید محیط برنامه تقویم گوگل نیز فارسی شود ‌باید پس از کلیک روی آیکون تنظیمات از منوی به‌نمایش درآمده گزینه Calendar Setup را انتخاب کرده و در پایان در پنجره‌ تنظیمات تقویم، روی کشوی بازشدنی کلیک کرده و گزینه‌ «فارسی» را انتخاب کنید.

 منبع:
https://www.beytoote.com/computer/tarfand-i/persian-calendar2-google.html

 ۱- ثبت نامه های وارده

 طرز کار نرم افزار فکس چگونه است؟ این سوالی است که ممکن است ذهن شما را به عنوان یک دارنده پیشرو کسب و کار، درگیر کرده باشد. به طور کلی نرم افزار فکس شامل فکس از طریق خط تلفن، فکس از طریق ایمیل و فکس از طریق اینترنت می باشد. نرم افزار فکس در واقع شکل تکامل یافته دستگاه فکس بوده که ارائه دهنده عملکردهای مشابه و بهبود یافته در این زمینه می باشد و فرآیند انتقال داده در به قرن بیست و یکم را راحت تر می کند.

طرز کار نرم افزار فکس به گونه ای است که توسط نرم افزار رایانه ای و اپلیکیشن های موبایل انجام می گیرد. نرم افزار فکس آنلاین گزینه مناسبی برای جایگزینی دستگاه فکس می باشد. به این ترتیب، همه اسناد و فایل ها به جای خطوط آنالوگ به صورت دیجیتالی ارسال و دریافت می شوند. اگر دسترسی به دستگاه فکس به صورت آنلاین ندارید می توانید از فکس به صورت فیزیکی نیز استفاده کنید.

اهمیت دانستن طرز کار نرم افزار فکس در دنیای امروز تجارت

چرا طرز کار نرم افزار فکس آنلاین برای دنیایی تجارت امروز مهم است؟ چرا کسب و کارها به فکر استفاده از این تکنولوژی بجای استفاده از دستگاه فکس افتاده اند؟ بیایید با هم نگاهی به فواید این تکنولوژی بیاندازیم.

• فکس آنلاین موجب افزایش امنیت اسناد از طریق رمزگذاری و کنترل دسترسی ها می شود.
• نیازی به صرف منابع برای تونر، جوهر و نگهداری از آن نیست.
• فرآیند دریافت و ارسال فکس آنلاین بسیار سریع و کارآمد انجام می شود.
• اسناد فکس را در حین کار و از راه دور می توان ارسال کرد.
• می توانید عملکردهای مهم مرتبط با ارسال فکس مانند اشتراک گذاری اسناد قانونی، دریافت و ارسال فوری فایل ها را حفظ کنید.
• فکس را توسط سیستم های مدیریت اسناد آنلاین می توان ذخیره و به راحتی به آن دسترسی پیدا کرد.
• چندین شماره فکس را به یک حساب می توان اختصاص داد تا کار انتقال به سادگی انجام گیرد.

کار با نرم افزار فکس راحت بوده و شما با سرعت هرچه بیشتر می توانید از خدمات آن بهترین نتیجه را بگیرید. اما چگونه نرم افزار فکس آنلاین را داشته باشیم؟ خوب جواب سوال در چهار مرحله به راحتی قابل پاسخگویی است.

در مرحله اول، نسخه آزمایشی رایگان فکس ثبت نام کنید. سپس، شماره حساب و شماره فکس فعلی خود را ثبت کنید. بعد از آن، نرم افزار فکس آنلاین را دانلود می کنید. حالا نوبت آن است که دستگاه فکس را کنار گذاشته و شروع به ارسال فکس به صورت آنلاین کنید. فرآیند واقعا به همین سادگی است.

نرم افزار فکس چیست؟

خوب است قبل از آشنایی از طرز کار نرم افزار فکس با مفهوم آن به صورت کلی آشنا شوید. برای بسیاری از شرکت ها، خدمات فکس آنلاین یک مفهوم مبهم است. عباراتی مانند فکس اینترنتی، فکس از طریق ایمیل، فکس آنلاین و فکس ابری که اغلب به صورت آنلاین انجام می شوند. اما چیزی که اکثر شرکت ها متوجه آن نمی شوند و آن را به صورت کامل درک نمی کنند منطق فنی است که پشت سیستم فکس آنلاین می باشد.

ممکن است قبلاً مطالب زیادی درباره فکس آنلاین خوانده باشید و به دنبال جایگزینی مناسب برای دستگاه فکس قدیمی خود باشید. در این صورت، این مقاله به شما کمک می کند تا تمام اطلاعاتی که برای یک تصمیم گیری آگاهانه برای کسب و کار خود نیاز دارید را بدست آورید.

معنای وسیع کلمه فکس آنلاین این است که کاربران اسناد فکس شده را از طریق یک برنامه یا پورتال وب بدون نیاز به سخت افزار، دریافت یا ارسال کنند. خدمات فکس آنلاین این امکان را به شرکت ها می دهند تا بتوانند ارتباط یکپارچه و خوبی را با فکس اینترنتی و ایمیل برقرار کنند.

وجود فکس آنلاین، با انعطاف پذیری بالایی که دارد می تواند فکس را به یکی از اصلی ترین ابزار ارتباطی شما تبدیل کند. علاوه بر مزایای ارتباطی، از مزایای دیگر فکس، افزایش بهره وری و کاهش هزینه های فناوری اطلاعات است. وقتی که سرویس فکس خود را به صورت آنلاین انتقال می دهید موجب صرفه جویی در زمان و هزینه در نگهداری و تعمیر دستگاه می شوید. همچنین، مصرف کاغذ و قبوض دفتر کاهش می یابد. 

مقدمه ای بر طرز کار نرم افزار فکس

به هنگام ثبت نام برای استفاده از خدمات فکس، یک یا چندین شماره فکس بسته به نوع و مدل کسب و کار، اندازه و مکان شرکت به شما تعلق می گیرد. معمولاً کسب و کارهای کوچک تا متوسط به یک یا چند شماره فکس نیاز دارند که می توانند بین چندین کارمند به اشتراک بگذارند. در بعضی از شرکت ها، ممکن است هر بخش به چندین شماره نیاز داشته و یا همه کارکنان آن شرکت بخواهند که خود به صورت جدا شماره اختصاصی داشته باشند تا اطمینان حاصل شود که همه افراد در شرکت دارای استقلال و مسئولیت پذیری مناسب هستند.

شرکت شما با توجه به نیاز خود می تواند هر تعداد شماره فکس اختصاصی را تهیه و تنظیم کند. این در حالی است که سیستم نمابر از انعطاف پذیری لازم برای افزایش یا کاهش تعداد سرویس ها برخورد است تا انواع مختلفی از شماره های فکس را ارائه داده و نیازهای مختلف کسب و کارها را برآورده کند. در بیشتر موارد می توانید شماره ها را منتقل کنید بنابراین نیازی به تغییر شماره فکس قبلی نیست. به محض انجام ثبت نام شما می توانید ارسال و دریافت فکس اینترنتی را بدون نیاز به دستگاه فکس سنتی یا سرور فکس انجام دهید.

با استفاده از یک مثال قصد داریم به طور کلی شما را از طرز کار نرم افزار فکس آنلاین، به صورت پیشرفته برای کسب و کارها و اینکه چگونه تیم های فناوری اطلاعات با سرعت هر چه بیشتر می توانند ارتباط کارمندان را از طریق فکس تنظیم کنند، آگاه کنیم. لطفا توجه داشته باشید که این مثال تنها بخش کوچکی از گزینه های ارسال فکس از طریق اینترنت را توضیح می دهد.

چگونگی طرز کار نرم افزار فکس آنلاین

حال زمان آن فرا رسیده تا طرز کار نرم افزار فکس آنلاین را برای شما توضیح دهیم. هنگامی که به طور کامل شماره فکس دیجیتالی شما تنظیم و به آن حساب کاربری اختصاص داده شد، می توانید به شکل زیر عمل کنید. یک صفحه ایجاد کنید. در صفحه ایجاد شده در قسمت متن ایمیل به سادگی با تایپ یک پیام، آپلود یک فایل و قالب سفارشی که قبلاً ایجاد کردید پیام خود را بارگذاری کنید.

مرحله بعدی پیوست کردن اسناد انتخابی شما (بیشتر فرمت های فایل باید قابل قبول باشد) است که آپلود آنها از هارد و پیوست کردن آنها دقیقا مانند یک پیام ایمیل معمولی انجام می گیرد. پیام و هر فایل پیوست شده مرتبط شما توسط سیستم دریافت می شود و بلافاصله نرم افزار آنها را تبدیل به یک تصویر فکس استاندارد می کند و توسط شبکه مخابراتی به دستگاه فکس گیرنده انتخاب شده ارسال می کند.

هنگامی که پیام با موفقیت و به طور کامل توسط دستگاه فکس گیرندگان دریافت شد، یک رسید تایید از طریق فکس به ایمیل شما ارسال می گردد. تصویر دلخواه به صورت TIFF یا PDF تحویل داده می شود و تصویر هم به شکل یک فایل به شرکت فکس و ارسال می گردد. سپس این پیام به طور خودکار در حساب شما ذخیره می شود که با ورود به پورتال شرکت در هر مرحله، قابل دسترسی خواهد بود. این سیستم برای شرکت هایی که برای اهداف حسابرسی و همچنین نگهداری و دسترسی به سوابق عمومی نیاز به رسید و تاییدیه دارند ایده آل می باشد.

منبع:
https://namabar.com/fax-software-functionality/

 شرکت پست با هدف دستیابی عموم مردم به خدمات پستی در عرصه ارتباطات خدمات مختلفی ارائه میدهد که به مواردی از آن اشاره می شود .

انواع پست :

پست رستانت

کسانی که به هر دلیل آدرس دقیق پستی ندارند، میتوانند از فرستندگان مرسولات تقاضا کنند تا مرسولات خود را به آدرس یک دفتر ارسال و گیرنده با ارائه کارت شناسایی معتبر، دریافت کنند. به این قبیل مرسولات، پست رستانت میگویند. در محل نشانی اینگونه مرسولات رستانت، باید نام گیرنده، نام شهر و یا دفتری که باید مرسوله در آن جا نگهداری شود، درج و عبارت رستانت نیز با حروف درشت در کنار نشانی نوشته شود. این سرویس میتواند انتخاب مناسبی برای گردشگران، مسافران و کسانی که اقامت دائمی در جایی ندارند، باشد.

پست پیشتاز

پست پیشتاز سریعترین سرویس پستی است که کلیه عملیات پستی مربوط به آن از لحظه قبول تا توزیع مرسوله در داخل و یا خارج از کشور در کوتاهترین زمان ممکن انجام میشود؛ سرویس پیشتاز، تحویل و توزیع نامه ها را در سطح کشور حداقل در 24 ساعت و حداکثر در 48 ساعت انجام میدهد. هر مرسوله پیشتاز دارای یک بارکد 11 و یا 21 رقمی است که امکان رهگیری آن از طریق سایت اینترنتی Www.post.irو پیام کوتاه شماره 2111441 برای همگان جهت اطلاع از سرنوشت مرسوله میسر است.

استفاده از اتوماسیون اداری برای سازمان ها و افزایش راندمان کاری آن ها پیشنهاد می شود.

پست اکسپرس

این سرویس، قابلیت توزیع ویژهی مرسولات را دارد. سرویس پست اکسپرس خدمت خاصی است که در آن مرسولات پستی به درخواست فرستنده و در قبال پرداخت هزینه مربوطه، با اولویت و حق تقدم بیشتری نسبت به سایر مرسولات توزیع میشود.

پست سفارشی

در سرویس پست سفارشی، در ازای دریافت مرسولات مشتریان، به آنان رسید یا قبض داده میشود. ماموران پست درهنگام رسیدن مرسوله به دست گیرنده از آنها تاییدیه دریافت میکنند و فرستنده میتواند سرنوشت مرسولهی خود را پیگیری کند.

پست تبلیغ

در این سرویس شرکت پست جمهوری اسالمی ایران با بهرهگیری از امکانات موجود و فضاهای تبلیغاتی درون و برون سازمانی شبکه پستی، نسبت به انجام تبلیغات گسترده و موثر برای اشخاص حقوقی اقدام میکند.

پست مستقیم

یکی از سرویس های نوینی که در شرکت پست راهاندازی شده و حلقه ی اتصال تولیدکنندگان و عرضه کنندگان کاال و خدمات با مصرف کنندگان و مشتریان است، پست مستقیم میباشد. پست مستقیم تنها روش تبلیغاتی است که به عوامل کسب و کار اجازه می دهد تا از طریق بانکهای اطلاعاتی ویژهی این سرویس، با مخاطبان مورد نظر خود به طور مستقیم ارتباط برقرار نمایند.

استفاده از نرم افزار دبیرخانه برای سازمان ها و افزایش راندمان کاری آن ها پیشنهاد می شود.

پست تلفن 193( پیک ویژه)

ترددهای غیرضروری در شهرها، عالوه بر افزایش انواع آلودگیهای محیط زیست، از میزان بهرهوری نیز میکاهد. به همین منظور شرکت پست جمهوری اسالمی ایران، با راهاندازی سرویس پست تلفنی این امکان را ایجاد کرده است تا شهروندان بتوانند مرسولات و امانات خود را در کمتر از دو ساعت از منزل به مقصد مورد نظر ارسال کنند. متقاضیان این سرویس میتوانند به جای مراجعه ی مستقیم به پست، با شماره تلفن 193 تماس گرفته و تمامی عملیات را
به کارکنان پست واگذار کنند.

پست ویژه

شرکت پست جمهوری اسالمی ایران، سرویس پست ویژه بینشهری با تعهد زمان توزیع را که از سریعترین خدمات پستی به شمار میرود، با هدف پاسخگویی به نیازها و صرفهجویی در وقت و رفاه حال هموطنان ساماندهی کرده است. در حال حاضر این سرویس بین تمامی مراکز استانهای کشور با استفاده از سریعترین خطوط حمل و نقل و بهرهگیری از توزیع کننده گان ویژه دایر شده و براساس آن مرسولات مشتریان حداکثر تا ساعت 11 فردای روز بعد از تحویل به پست در مقصد و در نشانی گیرنده توزیع میگردد. پست زمان فوق را تعهد کرده و در صورت تاخیر دو برابر کرایه پستی غرامت پرداخت خواهد کرد. بهره گیری از فنآوری های نوین ارتباطی برای اطلاع فرستنده از تحویل مرسوله به گیرنده و عودت رسید تحویل به گیرنده در صورت نیاز از جمله قابلیته ای این سرویس است.

پست تیپاکس

تیپاکس نام سرویس پستی سریعی است که تمام مرسولات را با سریعترین روش ممکن از 12 الی 48 ساعت به دست مشتریان میرساند شرکت پست دارای بیش از 51 سال سابقه کاری در این زمینه بوده و تمام کاالی ارسالی را قبل از ارسال بیمه میکند تا هر دو طرف (فروشنده و مشتری) در صورت بروز اتفاقات ناشی از عوامل طبیعی و یا غیر طبیعی دچار زیان مالی نگردند سفارش هایی که محل تحویل آنها شهرهایی باشد که دارای دفاتر تیپاکس هستند، علاوه بر پست پیشتاز، از این سرویس نیز می توانند استفاده کنند تیپاکس بهترین گزینه برای ارسال کالا هایی همانند تبلت و موبایل است و از نظر سرعت و امنیت بهترین گزینه میباشد

منبع:
https://blog.yar.cloud/%d8%a2%d8%b4%d9%86%d8%a7%db%8c%db%8c-%d8%a8%d8%a7-%d8%af%d8%a8%db%8c%d8%b1%d8%ae%d8%a7%d9%86%d9%87-%d9%88-%d8%b4%d8%b1%d8%ad-%d9%88%d8%b8%d8%a7%db%8c%d9%81-%d8%a2%d9%86-%d8%a8%d8%ae%d8%b4-%d9%87/

فرمول تبدیل تاریخ شمسی به میلادی 

برای تبدیل شمسی به میلادی اگر روز مد نظرمان بین 1 فروردین تا 11 دی باشد عدد 621 و اگر روز موردنظر بین 11 دی تا آخر اسفند باشد عدد 622 را به سال شمسی اضافه میشود تا سال میلادی مد نظر به دست آید.

فرمول تبدیل تاریخ میلادی به شمسی 

اگر روز و تاریخ مدنظر بین اول ژانویه تا 21 مارس باشد عدد 622 .واگر عدد مطلوب بین 22 مارچ تا پایان ماه دسامبر باشد عدد 621 از سال میلادی کم می شود.

تبدیل تاریخ ترکیه به شمسی

بسیاری از افراد فکر می کنند در ترکیه همچون ایران تقویم دیگری رواج دارد اما لازم به ذکر است که ترکیه از جمله کشورهایی است که از تقویم میلادی استفاده می کند و در همین راستا می توانید از روش های گفته شده برای تبدیل تاریخ ایران به ترکیه و حتی تبدیل تقویم ترکیه به شمسی استفاده نمایید.  

تبدیل تاریخ میلادی به ترکی

باتوجه به اینکه حجم مسافران از ایران به ترکیه بسیار زیاد است به همین منظور قصد داریم تا به بررسی ماه ها برای فهمیدن راحتتر تبدیل تاریخ میلادی و شمسی به ترکیه ای بپردازیم.

January(ژانويه)        = Ocak (اوجاك)
February (فوريه)      = Şubat(شوبات)
March (مارچ)          = Mart(مارت)
April(آپريل)             = Nisan(نيسان)
May(مي)                = Mayıs(ماييس)
June(ژوئن)             = Haziran(هزيران)
July(ژوئيه)              = Temmuz(تموز)
August(آگوست)        = Ağustos(آئوستوس)
September(سپتامبر)  = Eylül(ايلول)
October(اكتبر)         = Ekim(اِكيم)
November(نوامبر)     = Kasım(كاسيم)
December(دسامبر)     = Aralık(آراليك)

منبع:
https://www.asemanabi.net/DateConvert

 تاریخ جلسات، رویدادها، مناسبت های خاص، تکالیف، آزمون ها به طور مداوم وجود دارند، و برنامه های ما را حتی قبل از شروع هفته پر می کنند. به خصوص زمانی که تحصیلات عالی را در یک برنامه تحصیلی دنبال می کنید، سازماندهی ماندن در برنامه برای موفقیت شما مهم است.

 این برنامه برای تبدیل تاریخ میلادی به شمسی و بالعکس تهیه شده است. برای استفاده از آن تاریخ شمسی یا میلادی را وارد کرده و برنامه را اجرا نمایید.

هر روز در تقویم شمسی معادل یک روز در تقویم میلادی است. مثلا اول فروردین هر سال معمولا معادل 21 مارس می‌باشد. اما در بعضی از سال‌ها مانند سال 1399 یک روز اختلاف وجود دارد و اول فروردین 20 مارس است. این یک روز به خاطر کبیسه بودن سال 1399 در سال 1400 جبران می‌شود.

این توضیح برای کاربرانی است که این مورد را به عنوان اشکال برنامه اعلام کرده بودند.

توضیحاتی به زبان ساده در مورد این دو تقویم ارائه می‌گردد.

سال شمسی

یک سال شمسی بنا بر تعریف، مدت زمان بين دو عبور متوالی مركز خورشيد از نقطه اعتدال بهاری است. برخلاف باور عمومی مردم، این مدت زمان ثابت نیست. و هر ساله اندکی تغییر می‌کند. اما اگر متوسط سال شمسی را در سالیان گذشته حساب کنیم، بصورت تقریبی 365 شبانه‌روز و 5 ساعت و 48 دقيقه و 45 ثانيه طول یک روز شمسی می‌باشد.

تاریخ تقویم در ایران

ایرانیان قبل از اسلام از تقویم ۳۶۰ روزه استفاده می‌کردند. که 12 ماه داشت. برای جبران کوتاهی سال، هر ۶ سال یکبار ماه سیزدهمی هم برای به این تقویم اضافه می‌شد. پس از ورود اسلام تقویم قبلی در بسیاری از مناطق به فراموشی سپرده شد. و تقویم و گاهشماری عمدتا بر اساس سال هجری قمری انجام می‌شد.

حدود ۴۰۰ سال بعد از ورود اسلام به ایران، جلال الدین ملکشاه سلجوقی به قدرت رسید. ملکشاه از وزیر خود خواجه نظام الملک طوسی خواست تا تقویم دقیقی را پایه گذاری نماید. خواجه نظام الملک دانشمند، فیلسوف و منجم زمان خود یعنی حکیم عمر خیام را مامور این کار کرد. در تاریخ ۳ رمضان ۴۷۱ هجری قمری، تقویم جلالی توسط خیام در ایران، تنظیم شد. تقویم هجری شمسی کنونی بر اساس همین تقویم جلالی می‌باشد.

منبع:
https://armangeomatic.com/%D8%AA%D8%A7%D8%B1%DB%8C%D8%AE

 ثبت مكاتبات، ارسال مراسلات و نامه رساني از دير باز پايه ها ي اوليه علوم اداري بوده است . دفترداري و منشيگري هنري است كه درگذشته به برخي از مورخان اختصاص داشت و امروز مي توان گفت كه  دبیرخانه  قلب واحد هاي اداري است . بديهي است كه ارتباطات در قرن حاضر نقش روز افزوني يافته وكاربرد آن در ادارات و موسسات خصوصي و دولتيي راهگشاي مسائل است . تماس تلفني، ارسال فاكس يا دورنويس، تلگرام و ارتباطات شبكه هاي كامپيوتري همه اين راه امكان پذير شده است . آموزش و استفاده صحيح از امكاناتت ارتباطي و پاسخگويي و ايجاد رضايت مردمي به وسيله ارتباطات مباحث ديگري است كه در اين مقاله به آن اشاره شده است . سيستم جامع دبیرخانه  از ديرباز ساختارسازماني ادارهه  ها بوده و اكنون نيز يكي از اركان اصلي شركت ها و ادارات و سازمان ها است .

تا كنون از سال هاي گذشته سيستم سنتي دبیرخانه به شكل ملموس و به تدريج تغييراتي را شاهد بوده است . در سيستم سنتي در  دبیرخانه امكانات و عمليات بيشتر به صورت دستي و تجهيزات در حد ساده و معمولي بود . اما امروزه با پيشرفت علم و صنعت و همچنين پيشرفت علوم رايانه اي و اينترنت و درپي آن سيستم دبیرخانه نيز از آنها ناثير گرفته و درر حال پيشرفت است . بدين صورت كه در سيستم پيشرفته عمليات دبیرخانه  به صورت كامپيوتري و پيشرفته انجام مي گيرد.

سیستم سنتی دبیرخانه

در سيستم دبیرخانه  سنتي عمليات ثبت نامه ها به شرح زير انجام مي شود .

ثبت نامه هاي وارده

نامه هاي وارده يا نامه هاي دريافتي و ثبت نامه هاي صادره به صورت دستي يا از طريق  پست، ارباب رجوع يا پيك هاي مربوطه تحويل دبیرخانه شده و در دفتر انديكاتور يا انديكس ثبت مي شود به اينصورت كه شماره و تاريخ نامه همچنين موضوع در دفتر انديكاتور نوشته شده وشماره دفتر تعلق مي گيرد وسپس نامه را به صورت دستي در كارتابل هاي مديران مربوطه گذاشته و آنان پس از رويت و خواندن نامه آن را دستي ارجاع داده و پس از كپي گرفتن با دفاتر ارسال مراسلات تحويل دفاتر و مسئول آنها شده و رسيد گرفته مي شود.

ثبت نامه های صادره 

نامه هاي صادره ابتدا به صورت پيش نويس تهيه و به قسمت تايپ كه به صورت دستي يا كامپيوتري است داده شده تا تايپ شود . پس از آن  و امضاء مسئولان ذيربط نامه در دفتر انديكاتور ثبت شده و شماره اي به اين نامه اختصاص مي يابد . اين قسمت از ثبت را نامه هاي ارسالي تشكيل مي دهند كه نامه بعد از شماره شدن در دفتر به صورت پاكت تحويل مامور پست شده و به نقاط مورد نظر ارسال مي گردد. داشتن سابقه اي از نامه ها حتما يك نسخه كپي بايد در بايگاني دبير خانه نگهداشته شود.

نرم افزار دبیرخانه الکترونیک 

در نرم افزار دبیرخانه الکترونیکی، از آن براي ارسال و مراسلات به صورت غيرفيزيكي و سيستمي استفاده شده و در برنامه كار دبیرخانه ها گنجانده شده است .

مزيت نرم افزار نسبت به سيستم دستي اين است كه عمليات ثبت نامه ها را به صورت نرم افزاري و سيستمي انجام مي دهد . يعني ديگر نامه ها در دفاتر فيزيكي وارد نشده و روال كار دبیرخانه در سيستم رايانه ثبت و ضبط مي شود .

نامه وارده در دبیرخانه 

نامه هاي ارسالي به شركت در سيستم وارده ثبت مي شوند بدين صورت كه شماره نامه، تاريخ نامه، موضوع نامه و عطف و يا شماره نامه پيرو در سيستم ثبت شده و سپس ذخيره مي شوند متن نامه توسط اسكنر اسكن شده و در سيستم ضبط مي شود بعد از انجام اين عمليات نامه با متن كامل چه با يك صفحه و يا بيشتر در سيستم ثبت شده و توسط كاربر بهه عنوان مورد نظر (مثلا مديريت عامل) ارسال مي شود . در همان زمان مديريت عامل نامه را در كارتابل كامپيوتري خود باز كرده و نامه را مي خواند و پس از خواندن ، نامه را به امور ذيربط ارجاع مي دهد . اين عمل از ارسال فيزيكي نامه به دفاتر و يا مديران شركت جلوگيري كرده و با سرعت عمل بيشتري مي توان نامه ها را ارجاع و اقدامات لازم روي انها انجام گيرد.

سپس فيزيك نامه در دبیرخانه بايگاني مي شود . عمليات انجام شده در سيستم وارده همچنين به سرعت دسترسي به اطلاعات نامه توسط كاربر ، براي سهولت در پيدا كردن نامه براي ارباب رجوع كمك زيادي مي كند . ارباب رجوع با در دست داشتن شماره ثبت نامه ديگر نيازي به جستجو راهروها و اتاق ها را نداشته و با مراجعه به دبير خانه كل گردش نامه وو آخرين ارجاع نامه براي او مشخص و حتي دستورات روي سيستم مشخص است .

نامه صادره در دبیرخانه 

 نامه هاي خروجي شركت از ابتداي مرحله تايپ در نرم افزار اتوماسيون اداری تايپ مي شود به شخص امضاء كننده ( مدير عامل و يا مدير امور ) ارجاع مي شود و به سرعت امضاء شده و به صورت خودكار به كارتابل دبیرخانه ارسال مي شود . پرينت نهايي نامه در دبیرخانه گرفته شده و پس از امضاء فيزيكي روي اصل نامه ، نامه از طريق دبیرخانه  پست و يا به محل مورد نظر ارسال مي شود .

منبع:
http://andikatoor.blogfa.com/tag/%D9%86%D8%B1%D9%85-%D8%A7%D9%81%D8%B2%D8%A7%D8%B1-%D8%AF%D8%A8%DB%8C%D8%B1%D8%AE%D8%A7%D9%86%D9%87-%D8%B1%D8%A7%DB%8C%DA%AF%D8%A7%D9%86

عناصر ارتباط

نوشتار اداری پیش از هر چیز، وسیله ای ارتباطی در ارتباطات انسانی و ابزار انتقال مفاهیم است، لذا نوشتن نامه نیز همانند ابزارهای زبانی دیگر، وسیله ای است برای بیان منظور و مقصود هر فرد و ارتباط با سایر افراد. برای برقراری هر نوع ارتباطی حضور پنج عنصر الزامی و ضروری است:

• پیام دهنده (منبع): برقرارکننده ارتباط که به منظوری خاص مانند درخواست، دستور، گزارش و بیان خبری به نگارش نامه و ایجاد ارتباط اقدام می نماید.
• گیرنده پیام (مخاطب): شخصیت حقیقی و یا حقوقی که دریافت کننده پیام و مرجع ارتباط است.
• اصل پیام(محتوی پیام): منظور و مقصودی که هدف برقراری ارتباط است و می تواند انتقال اطلاعات، درخواست و یا ارائه گزارش و خبری باشد که منبع ارتباط از انتقال این پیام در نظر دارد.
• وسیله ارتباط: شکل بیان و وسیله انتقال پیام است که از شکل شفاهی و مکتوب و یا ترکیبی باشد.
• اثر پیام (بازخورد): در بسیاری از ارتباطات سازمانی و شخصی، پیام دهنده منتظر نتیجه و بازخوردی از نوشتن نامه و ارائه پیام خویش است که نتیجه این ارتباط برای منبع ارتباط است که گاهی برای منبع پیام قابل پیش بینی است.

انواع ارتباط

از نظر کلی ارتباط به دو شیوه فردی و سازمانی تقسیم می شود که رابطه فردی به سه شیوه رابطه با خانواده، جامعه و رابطه با سازمان محل خدمت و روابط سازمانی هم به رابطه با مردم، سازمان های داخلی و رابطه با سازمانهای خارجی تقسیم می شود. از نظر شیوه ارتباط هم به دو شیوه حضوری (جلسه، مصاحبه و مذاکره و …( و غیرحضوری)پیام رادیویی، تلفن، دورنگار، نامه و …) جریان می یابد. انواع ارتباطات اداری نیز به دو صورت عمودی (بالا به پایین مانند دستور رئیس به زیردستان و پایین به بالا مانند گزارش و درخواست کارمند به رئیس) و ارتباطات افقی که به روابط مابین ادارات و بخش های مختلف سازمانی و رده های هم ارز سازمانی اطلاق می شود. رعایت سلسله مراتب اداری در روابط عمودی، یکی از مهمترین نکاتی است که در روابط و نوشتار اداری باید لحاظ گردد.

عوامل متفاوتی در ادارات مانع از گرایش و انگیزه کافی در کارکنان برای نوشتن می گردد:

عدم آموزش مناسب در دوران تحصیل، عدم پرداختن به نوشتن در دوره های توجیهی بدو استخدام و ترس از عواقب مستندسازی گفتار. لذا توصیه می شود حتی الامکان در دوره های توجیهی بدو استخدام یکی از نکات مورد اهمیت برای کارکنان جدیدالاستخدام، آموزش آیین نگارش مکاتبات اداری باشد. اهمیت بسیار زیاد مکاتبات اداری در فرآیندهای سازمانی از دو جنبه قابل بررسی است: یکی اینکه نوشتار آسان ترین، کم هزینه ترین، مطمئن ترین، محترم ترین و بادوام ترین وسیله ارتباط بوده و هست. دوم اینکه نوشته در ارکان اداری ایران جنبه سند داشته و برای استناد و استفاده های بعدی نگهداری می شود. البته در این بخش نیز استناد به نوشتار اهمیت بیشتری نسبت به دلیل اول اهمیت اسناد دارد. اگرچه نوشتار نیز دارای آداب و قوانینی است که اگر رعایت نگردند، کارآیی نوشتار از دست خواهد رفت.

مشخصات نامه های اداری :

برای نامه های اداری ویژگی های تعریف شده است که بر اساس آن می توان به یک نامه عنوان نامه اداری اطلاق کرد. ویژگی هایی که باعث شناخته شدن نامه های اداری از سایر انواع نامه ها می گردند عبارتست از:
شماره، تاریخ، عنوان واحدهای گیرنده و فرستنده، موضوع نامه، نام و عنوان امضاکننده نامه و در نهایت امضای نامه توسط یک شخص با صلاحیت. نامه های ارباب رجوع در ابتدای ورود به اداره، برخی از ویژگی ها مانند شماره نامه را ندارد، اما با ورود به اداره و شماره شدن توسط دبیرخانه آنلاین اداره به یک نامه اداری مبدل می شود.

منبع: 
https://blog.yar.cloud/%d8%a2%db%8c%db%8c%d9%86-%d9%86%da%af%d8%a7%d8%b1%d8%b4-%d9%85%da%a9%d8%a7%d8%aa%d8%a8%d8%a7%d8%aa-%d8%a7%d8%af%d8%a7%d8%b1%db%8c/

نکات مهم برای دورکاری

دورکاری در خانه به این معنی نیست که شما آزاد هستید هرکاری در زمان فراغت در منزل را انجام می‌دهید در دورکاری هم انجام دهید. مهم‌ترین موضوعی که کارکنان باید در نظر داشته باشند این است که جنبه‌های اخلاقی و تعهدی را در نظر بگیرند و دورکاری را به مانند کار حضوری در محل سازمان تصور کنند و در ساعات کاری به مانند زمانی که در محل کار حضور دارند، کاملا در دسترس باشند. این یعنی باید در زمان دورکاری توجه بیشتری به ارتباط با همکاران مخصوصا مدیر مستقیم و مدیران ارشد داشته باشید تا در صورت محول شدن کاری به شما، در اسرع وقت آن را انجام و تحویل دهید تا اختلال و وقفه در امور کاری ایجاد نشود و طبیعی است که اینگونه کار کردن مقداری مشکل‌تر خواهد بود.

باید هنگام فعالیت به صورت دورکاری هم به مانند زمانی که در محل سازمان حضور می‌یابید، از اولین دقایق ساعت کاری تا آخرین دقایق آن در دسترس باشید. با استفاده از تقویم آنلاین میتوانیدبرنامه های خود را منظم کنید.

دورکاری ممکن است کسل کننده‌تر از کار به صورت حضور فیزیکی در محل سازمان باشد، بنابراین اگر در منزل دورکاری انجام می‌دهید بهتر است با یک سری اقدامات مانند پوشیدن لباس بیرون، نشستن پشت میز کامپیوتر و اجتناب از نشستن روی مبل و لم دادن، در هنگام کار به ذهن خود این‌گونه القا کنید که الان زمان کار است و خود را از کرختی در منزل جدا کنید. حتی اگر نیاز باشد می‌توانید درون اتاقی رفته و به اعضای خانواده تاکید کنید تا هنگام کار از صحیت کردن غیر ضروری با شما برای جلوگیری از حواس پرتی و کاهش تمرکز اجتناب کنند.

همانطور که اشاره کردیم دورکاری مزیت‌های زیادی دارد ولی نباید جنبه‌های منفی مانند کاهش تعاملات اجتماعی، برهم خوردن تعادل بین کار و زندگی و… را نادیده گرفت. شاید کار حضوری برای بسیاری از افراد ناخوشایند باشد اما حداقل مزیت برقراری ارتباطات اجتماعی و افزایش روحیه فردی را در پی دارد از طرفی نباید فراموش کرد که هنگام دورکاری باید بیش از پیش توجهمان به کارهای محوله باشد تا کسب و کاری که در آن مشغول به کار هستیم متضرر نشود. کاملا واضح است که متضرر شدن کسب و کار نتیجه مستقیم روی معیشت و زندگی کارکنان آن سازمان می‌گذارد و باید هنگام دورکاری به نوعی کارها را پیش برد که انگار این کسب و کار برای خود ماست. دورکاری با روش صحیح و ارایه نتایج دقیق و دلخواه، باعث شادکامی هر دو طرف کارمند و کارفرما می‌شود به این دلیل که بین هر دو اعتمادی محکم شکل می‌گیرد که ممکن است باعث وفاداری و طولانی شدن رابطه کاری دو طرف شود.

منبع:

https://blog.yar.cloud/%d8%b1%d8%a7%d9%87%da%a9%d8%a7%d8%b1-%d8%b9%d8%a8%d9%88%d8%b1-%d8%a7%d8%b2-%d8%b4%d8%b1%d8%a7%db%8c%d8%b7-%d8%a8%d8%ad%d8%b1%d8%a7%d9%86%db%8c-%d8%a8%d8%b1%d8%a7%db%8c-%d8%b3%d8%a7%d8%b2%d9%85%d8%a7/