معرفی نرم افزار های سازمانی

 با الکترونیکی شدن اکثر مکاتبات اداری در سازمان های دولتی و خصوصی و توسعه کاربری نرم افزارهای اتوماسیون اداری و البته اهمیت بالای کنترل اصالت اسناد اداری، نیاز است اسناد در مکاتبات الکترونیکی یکتا و قابل پیگیری باشند.

بدین منظور سازمان اداری استخدامی کشور در مورخ ۱۵/۱۲/۱۳۹۶ طی بخشنامه ای به شماره ۱۷۳۹۸۳۶ افزودن شناسه ملی سند یا به اختصار شمس را برای مکاتبات اداری و اسناد دولتی برای تمامی دستگاه های اجرایی الزامی نمود.

در واقع همانطور که مطرح گردید هدف از نشر این بخشنامه و درج کد شمس در اسناد و مکاتبات اداری تعیین یکتا بودن اسناد و همچنین سهولت در پیگیری و ثبت الکترونیک اسناد و همچنین افزایش امنیت، سرعت و کاهش خطاهای انسانی در ثبت مکاتبات می باشد.

اهداف

اگر بخواهیم اهداف درج شناسه شمس را به اختصار بیان نماییم می توان موارد زیر را عنوان نماییم:

• ایجاد شناسه ای یکتا برای اسناد
• سهولت در پیگیری اسناد
• افزایش سرعت و امنیت در ثبت مکانیزه مکاتبات اداری یا همان نرم افزار دبیرخانه

تعریف کد شمس

کد شمس در واقع سندی است تشکیل شده از اطلاعات تولید و هویت یکتایی اسناد و مکاتبات اداری که اطلاعات این سند به صورت یک بارکد دو بعدی (QR Code) بر روی اسناد درج می گردد.

عناصر تشکیل دهنده سند شمس

شناسه شمس بر مبنا استاندارد GS1 و موافقت های صورت گرفته شامل اطلاعات زیر می باشد :

۱. شماره نامه : در همه سازمان ها و ادارات قواعد داخلی ای وجود دارد که بر اساس آن به هر سند شماره ای یکتا اختصاص داده می شود، همچنین گاهی به همراه این شماره، تاریخی نیز درج می گردد که البته این شناسه در مکاتبات بین سازمانی منحصر به فرد نبوده و نمی توان با استفاده از آن به سند خاصی در همه دستگاه های اجرایی رسید، بدین منظور در بیش از ۵۰ دبیرخانه نظام اداری کشور بررسی هایی انجام گردیده است که پیچیده ترین شماره گذاری ها که به طور معمول شامل ۴ قسمت اصلی و متشکل از حروف، اعداد و دو علامت “/” و “-” می باشد و حداکثر ۲۰ کاراکتر خواهد بود که این شماره در سربرگ های سازمان ایجاد کننده نامه نیز درج می گردند.

۲. تاریخ و ساعت ثبت و صدور که در قالب روز، ماه و ساعت با استاندارد ISO8601  وهمچنین تاریخ درج شده در قالب زیر شمسی می باشد:

۳.شناسه منحصر به فرد عمومی یا به اختصارGUID که توسط سامانه های اتوماسیون مکاتبات اداری تولید می شوند و همچنین در اسناد ECEنیز درج می گردند که به طور معمول دارای ۳۶ کاراکتر می باشند.

۴.کد ملی فرد یا افراد امضا کننده نامه که این مورد نیز شامل ۲۰کاراکتر می باشد که در صورتی که دو امضا کننده باشد ۱۰کاراکتر اول رابرای کد ملی امضا کننده اول و ۱۰کاراکتر دوم را برای امضا کننده دوم در نظر گرفته می شود.

۵.پست الکترونیک سازمان های ایجاد کننده یا شروع کننده مکاتبه که حداکثر می تواند ۲۹ کاراکتر باشد و در واقع همان ایمیل تعریف شده سازمان می باشد.

۶.شناسه ملی سازمان که این شناسه ملی سازمان ایجاد کننده می باشد که در واقع همان کد ۱۱ رقمی می­باشد که در سازمان ثبت شرکت ها به هر سازمان اختصاص داده می شود.

منبع:
https://payvast.com/%d8%b4%d9%86%d8%a7%d8%b3%d9%87-%d9%85%d9%84%db%8c-%d8%b3%d9%86%d8%af-%d8%b4%d9%85%d8%b3-%da%86%db%8c%d8%b3%d8%aa%d8%9f/

تفاوت ساعت تهران و استانبول معمولا در بیشتر اوقات یک ساعت و نیم می باشد اما در برخی مواقع این اختلاف به بیشترین حد خود یعنی دو ساعت و نیم می رسد

و حداقل اختلافی که بین این دو کشور وجود دارد نیم ساعت می باشد، به طوری که در ابتدای فروردین ماه با جلو رفتن ساعت ایران، اختلاف ساعت ایران و ترکیه به دو ساعت و نیم می رسد برای تبدیل تاریخ به تقویم یار مراجعه فرمایید.

اما نکته ای جالب در سال رقم میخورد که این اختلاف زیاد طول نمی کشد و پس از هشت روز در تاریخ هشت فروردین (28 مارس) ساعت ترکیه نیز یک ساعت به جلو کشیده می شود و اختلاف دوباره به همان یک ساعت و نیم باز می گردد.

از طرفی در ابتدای مهر ماه که ساعت ایران به حالت اولیه خود باز می گردد و یک ساعت به عقب کشیده می شود، اختلاف ساعت ایران با ترکیه نیم ساعت می باشد که این نیز مداوم نبوده و در تاریخ 3 آبان ماه (25 اکتبر) به حالت اولیه خود یعنی همان یک ساعت و نیم باز می گردد. همانطور که می دانید پذیرش هتل ها در سراسر جهان ساعت 2 می باشد، از این رو بسیار حائز اهمیت است که هنگام سفر از اختلاف ساعت مبدا و مقصد مطلع شده و با ساعت مقصد هماهنگ شوید، این نکته شامل گردشگران تور ترکیه نیز می شود،

ساعت به وقت استانبول

ساعت استانبول با ساعت ترکیه یکسان است. برای دانستن ساعت به وقت استانبول نیاز است بدانید اختلاف ساعت تهران و استانبول در مواقع مختلف سال یکسان نیست. این اختلاف ساعت در بازه  نیم ساعت الی دو ساعت و نیم می باشد. از تاریخ 1 فروردین (20 مارس) الی 8 فروردین (28 مارس) به مدت 8 روز با توجه به جلو رفتن یک ساعته ساعت ایران این خلاف ساعت به ماکزیمم اختلاف خود یعنی  دو ساعت و نیم می رسد.

 اما در تاریخ 8 فروردین و با توجه به جلو آمدن یک ساعته ، ساعت ترکیه ای اختلاف زمانی به یک ساعت و نیم می رسد.این اختلاف تا 1 مهر ماه (22 سپتامبر)  باقی می ماند که در این تاریخ ساعت ایران یک ساعت به عقب کشیده شده و اختلاف زمانی تهران و استانبول به نیم ساعت (مینیمم اختلاف) می رسد.

اختلاف ساعت نیم ساعته 32 روز پاربرجاست، تا در تاریخ 3 آبان معادل 25 اکتبر ساعت ترکیه یک ساعت به عقب رفته و اختلاف ساعتی تهران و استانبول بار دیگر به یک ساعت و نیم می رسد.

منبع:

https://lahzeakhar.com/Useful-information-Tourist-content/6315-%D8%A7%D8%AE%D8%AA%D9%84%D8%A7%D9%81-%D8%B3%D8%A7%D8%B9%D8%AA-%D8%A7%DB%8C%D8%B1%D8%A7%D9%86-%D9%88-%D8%AA%D8%B1%DA%A9%DB%8C%D9%87

 اگر بگوییم  استفاده از ابزارهای اتوماسیون ابری جزو ضروریات هر کسب‌و‌کاری در دنیای مدرن است،  بیراه نگفته‌ایم. بیایید چندتا از مزایای پرشمار این نوع از خودکارسازی را با هم مرور کنیم.

چابک شدن

یکی از مزایای اتوماسیون ابری، Agility یا چابک شدنی است که برای کسب‌وکارها ایجاد می‌کند. با استفاده از این سیستم امکان رشد و توسعه سریع و همگام شدن با تغییرات فراهم می‌شود.

سرعت

همانطور که در مثال VPS هم دیدید، سرعت مهیا کردن زیرساخت‌ها و مدیریت ابر، افزایش پیدا می‌کند. جدا از این موضوع، با اتومات شدن بخشی از کارها و تمرکز روی بخش‌های دیگر پروژه، می‌توانید سرعت و کیفیت انجام کار را بالا ببرید.

کنترل

با استفاده از اتوماسیون ابری و با کاهش دخالت انسان در فرایندهای مختلف، امکان کنترل بهتر و مدیریت متمرکز مسائل در کنار هم فراهم می‌شود. مانند سامانه الکترونیکی دبیرخانه و گردش مکاتبات که نامه نگاری اداری را راحت وسریع کرده است.

امنیت

در هنگام خودکارسازی فرایندها در سیستم ابری، می‌توانید سطح دسترسی افراد مختلف را بر حسب نیاز تعیین کنید. مثلاً قسمتی از اطلاعات و فرایندها را که محرمانه است فقط در دسترس برخی اعضای خاص قرار دهید. به این ترتیب خیال‌تان از بابت امنیت هم راحت می‌شود.

انعطاف‌پذیری

یکی از بزرگ‌ترین مشکلات هر بیزنسی در فضای آنلاین، Down بودن آن است که مستقیماً منجر به از دست رفتن درآمد می‌شود! با استفاده از اتوماسیون ابری، تمام فرایندها دائماً زیر نظر هستند و همین موضوع باعث می‌شود برای مشکلات رایج پاسخ آماده وجود داشته باشد.

این موضوع امکان Down شدن سایت را تا حد زیادی کم می‌کند و کمک می‌کند کسب‌وکار داستان ما خیلی رند و روان به سمت جلو حرکت کند.

مدیریت تغییرات

اتوماسیون ابری با بهبود CI و CD (پارامترهای مربوط به ادغام و تحویل مداوم داده‌ها)، خطاها و ارورهای رایج در فرایندهای مختلف را به‌مقدار زیادی از بین می‌برد. هرچقدر با خطاهای کم‌تری رو‌به‌رو باشیم، چرخه پردازش بهتری خواهیم داشت.

هزینه

از هر دیدی که به اتوماسیون ابری نگاه کنیم، مقرون‌به‌صرفه بودن آن را می‌بینیم. صرفه‌جویی در زمان یعنی صرفه‌جویی در هزینه‌ها. در ضمن، در این نوع از اتوماسیون لازم نیست برای تمام فرایندها نیروی انسانی درگیر کار باشد.

منبع:
https://blog.iranserver.com/what-is-cloud-automation/#:~:text=%D8%A7%D8%AA%D9%88%D9%85%D8%A7%D8%B3%DB%8C%D9%88%D9%86%20%D8%A7%D8%A8%D8%B1%DB%8C%20%DB%8C%D8%B9%D9%86%DB%8C%20%D8%AE%D9%88%D8%AF%DA%A9%D8%A7%D8%B1%D8%B3%D8%A7%D8%B2%DB%8C%20%D9%81%D8%B1%D8%A7%DB%8C%D9%86%D8%AF%D9%87%D8%A7%DB%8C%DB%8C,%D8%A7%D8%A8%D8%B1%DB%8C%20%D8%A8%D9%87%E2%80%8C%D8%B4%DA%A9%D9%84%20%D8%A7%D8%AA%D9%88%D9%85%D8%A7%D8%AA%DB%8C%DA%A9%20%D8%A7%D9%86%D8%AC%D8%A7%D9%85%20%D9%85%DB%8C%E2%80%8C%D8%B4%D9%88%D9%86%D8%AF.

 نرم افزار سازمانی تحت وب چیست و چرا کلید موفقیت سازمان‌ها به شمار می‌رود؟

امروزه داده‌ها و اطلاعات مورد نیاز شرکت‌ها و ادارات به اندازه‌ای زیاد شده است که سازماندهی آن‌ها یکی از دغدغه‌های مهم صاحبان شرکت‌ها محسوب می‌شود. سازماندهی درست این دسته از اطلاعات و دسترسی راحت به آن‌ها، به همراه امکان ویرایش در چنین اطلاعاتی، از جمله مواردی مطلوب مالکان کسب و کارها است. بدین منظور نرم افزارهای مختلفی طراحی شده‌اند که افراد می‌توانند با توجه به نیازهای خود هر یک را انتخاب کنند. به طور کلی نرم افزارهای سازمانی در دو دسته ابری و غیر ابری تقسیم می‌شوند که هر کدام ویژگی‌های به خصوص خود را دارند. بر آن هستیم که تمام اطلاعات لازم در این زمینه را که آگاهی از آن‌ها ضروری است بیان کنیم.

این سوال یکی از ابتدایی‌ترین و مهم‌ترین سوالاتی است که در این حوزه وجود دارد. عنوان ابر یا سیستم ابری به آن دسته از سیستم‌های ذخیره اطلاعات تعلق می‌یابد که ویژگی‌های به خصوص آن‌ها باعث تمایز آن‌ها با سایر سیستم‌ها و جلب توجه مخاطبان بسیاری می‌شود.

سیستم‌های ابری به گونه‌ای طراحی شده‌اند که اطلاعات ذخیره شده در آن‌ها از امنیت بالایی برخوردار هستند و دسترسی به آن‌ها در هر زمان و مکانی به راحتی امکان پذیر است. نرم افزارهایی که بر اساس سیستم ابری طراحی و اجرا می‌شوند را معمولا نرم افزار سازمانی تحت وب می‌خوانند که با استفاده از اینترنت اطلاعات لازم را در بهترین شرایط ممکن ذخیره می‌کند. از جمله این نرم افزار دبیرخانه آنلاین یار را می توان نام برد.

مزایای نرم افزار سازمانی ابری

بدون شک می‌توان گفت که نرم افزارهای سازمانی ابری دارای مزایای بسیاری هستند و همین موضوع باعث شده تا توجه کسب و کارهای کوچک و بزرگ بسیاری به سمت استفاده از آن‌ها جلب شود. در ادامه این مطلب به معرفی بیشتر مزایای استفاده از نرم افزار سازمانی تحت وب خواهیم پرداخت.

کدام نرم افزار سازمانی را انتخاب کنیم؟

تا کنون به بررسی نرم افزار سازمانی تحت وب پرداختیم و مزایای استفاده از آن را معرفی کردیم. به طور کلی سازمان‌ها می‌توانند از نرم افزارهای سازمانی ابری و غیر ابری استفاده کنند. با توجه به توضیحات ارائه شده طبیعتا استفاده از نرم افزارهای سازمانی ابری امکانات بیشتری را در اختیار کاربران قرار می‌دهد و مدت طولانی‌تری می‌توانند به صورت کارآمدتر از آن استفاده کنند. دسترسی آسان به اطلاعات در هر زمان و مکان نیز یکی از مهم‌ترین آپشن‌های سیستم ابری است. همچنین اطلاعات بایگانی شده سال‌های بسیاری در این سیستم به راحتی ذخیره می‌شود و جستجو و دستیابی به هر کدام از آن‌ها به راحتی امکان پذیر است.

نرم افزارهای سازمانی غیر ابری معمولا نیازمند پرداخت هزینه گزافی بودند و این موضوع باعث می‌شد که کسب و کارهای کوچک و سازمان‌های نوپا، کمتر به استفاده از آن‌ها روی آورند و مشکلات بسیاری در این زمینه پیش روی آن‌ها قرار بگیرد. رایگان بودن نرم افزار سازمانی تحت وب به انواع سازمان‌ها و کسب و کارها امکان استفاده از آن را داده است و توانسته بسیار مفید و موثر واقع گردد.

منبع:
https://dorsasoft.com/%D9%86%D8%B1%D9%85-%D8%A7%D9%81%D8%B2%D8%A7%D8%B1-%D8%B3%D8%A7%D8%B2%D9%85%D8%A7%D9%86%DB%8C-%D8%A7%D8%A8%D8%B1%DB%8C/

 فکس چگونه کار می کند ؟ ، دستگاه فکس یا نمابر  با استفاده از یک نور روشن ، سند اصلی را که قرار است نسخه ای از آن ارسال شود اسکن می نماید . سپس مقدار نوری را که پس از برخورد با علایم روی سند، اعم از نوشتاری یا تصویری منعکس می شوند، اندازه گیری می کند. قسمت های تیره نور را منعکس نمی کنند . از این رو سنسور ها در حالت خاموش و غیر فعال قرار میگیرند. قسمت های سفید سند، نور را منعکس می کنند .

در این فسمت شیوه ی عملکرد دورنگار سنسور ها فعال و روشن می گردند. به این ترتیب شاهد الگویی از سیستم های خاموش و روشن هستیم که از طریق خط تلفن به دستگاه فکس گیرنده ارسال می شوند.دستگاه دریافت کننده با استفاده از سنسورهای حرارتی، این الگو ها را که به صورت علائم الکتریکی اند دریافت و از همان نسخه اصلی کپی برداری می نماید. امیدواریم با ارائه ی مقاله ای در زمینه ی فکس چیست و چگونه کار میکند توانسته باشیم اطلاعات شما عزیزان را افزایش دهیم .

فکس چگونه کار میکند – ارسال فکس

برای ارسال فکس اینترنتی ابتدا اطمینان حاصل کنید که دستگاه  به برق و همچنین تلفن متصل می باشد. سپس دستگاه فکس را روشن کنید. در مرحله ی بعدی شماره مورد نظر جهت ارسال فکس را شماره گیری نمایید. پس از این مرحله صفحاتی را که قصد ارسال آنها را دارید به ترتیب ترجیح دریافت در قسمت بالای دستگاه فکس قرار دهید.

( حتما به علامت جهت قرار گرفتن کاغذ توجه فرمایید ) . معمولا جهت نوشته شده رو با بالا است. درنهایت باید کلید FAX یا Send را فشار دهید . ارسال فکس یکی از مراحل مهم در طرز کار فکس می باشد . درحقیقت طرز کار فکس مهمترین نکته ای است که کاربران دورنگار باید نسبت به فراگیری آن اقدام نمایند .

فکس چگونه کار میکند -دریافت فکس

دریافت فکس از دیگر نکات کلیدی در طرز کار فکس می باشد . برای فرستادن دورنگار لازم است به موارد زیر توجه نمایید :

• مطمئن شوید که فکس کاغذ و جوهر کافی دارد.
•  منتظر صدای دریافت فکس می شویم و گوشی را برنمیداریم.
•  دستگاه فکس به صورت خودکار نسبت به چاپ صفحات دریافتی اقدام می نماید .

• در ابتدا مطمئن شوید که دستگاه فکس به برق و همچنین تلفن متصل است.
•  سپس دستگاه فکس را روشن کنید.
• فکس را در حالت اتوماتیک یا Fax قرار دهید.

منبع:
https://canon-service.ir/%D9%81%DA%A9%D8%B3-%DA%86%DA%AF%D9%88%D9%86%D9%87-%DA%A9%D8%A7%D8%B1-%D9%85%DB%8C%DA%A9%D9%86%D8%AF/

مدیریت کمپین های بازاریابی:

در این ماژول شما می توانید کمپین های تبلیغاتی خود را براساس تقسیم بندی های مختلف مخاطبین خود تعریف و هزینه های مربوط به آن را مدیریت نمایید. این تقسیم بندی ها می تواند براساس دسته بندی های فروش، محل سکونت مشتریان، سابقه مشتریان و ارائه تخفیفات مختلف به گروه های مختف مشتریان و… انجام گیرد. همچنین با استفاده از این امکان می توانید تبلیغات خود را به صورت اتوماتیک و براساس تنظیمات پیش فرضی که قبلا انجام شده است و یا به صورت موردی به مشتریان خود ارسال نمایید. نرم افزار فروش نیز کمک می کند.

طبقه بندی تماس ها:

با استفاده از این امکان می توانید مخاطبین و مشتریان خود را براساس تنظیمات پیش فرضی که قبلا انجام داده اید(مثلا براساس درآمد، محل سکونت، نوع محصول درخواستی، جنسیت، ماه تولد و…) ثبت نمایید و در مواقع لزوم به صورت بهینه با مشتریان خود ارتباط برقرار کنید.

مدیریت تماس:

با استفاده از این امکان به طور دائم با مشتریان خود در ارتباط باشد و نگذارید آن ها شما و محوصلاتتان را فراموش کنند. با استفاده از این ماژول و در یکپارچگی با نرم افزار Sales and Receivables می توانید:

• افرادی را که به طور مستقیم و یا غیر مستقیم مربوط به هر تماس هستند و یا به شکلی در آن سرنخ فروش ذی نفع هستند، مشخص کنید.
• برای اطلاعات تماس مشتریانی که قبلا وارد سیستم شده اند، سامانه هشدار اتوماتیک و مغایرت گیری را فعال کنید تا اطلاعات تماس پالوده و دقیقی داشته باشید.
• با استفاده از دسته بندی های مخاطبین که می تواند شامل توان مالی، آدرس محل سکونت، جنسیت و… باشد نمایی کلی از مشتریان بالقوه و بالفعل خود براساس اولویت های فروش داشته باشید.
• سابقه و اسناد ارتباط با مخاطبین خود را برای ارتباط موثرتر و بهتر با مخاطبین حفظ نمایید.
• امکان یکپارچگی مخاطبین Microsoft Dynamics NAV 2018 با Microsoft Outlook را داشته باشید و از این طریق ایمیل های مربوط به فروش و بازاریابی خود را در یکپارچگی با این ماژول مدیریت نمایید.

منبع:
https://samix.org/product/sales-marketing/

 برای هر کسی که با اینترنت سروکار دارد حتما پیش آمده است که فرم ثبت نام پر کند. در این فرم ها شما باید تاریخ تولد خود را به تاریخ شمسی یا میلادی وارد کند. برخی از ماها نحوه تبدیل تاریخ شمسی به میلادی و بلعکس را به یاد نداریم. شما برای تبدیل تاریخ شمسی به میلادی باید عدد 621 را به تاریخ شمسی اضافه کنید و برای تبدیل تاریخ میلادی به شمسی باید عدد 621 را از تاریخ میلادی کم کنید. به طور مثال برای تبدیل تاریخ تولد به میلادی اگر سال تولد شما 1365 شمسی باشد و بخواهید آن را به میلادی تبدیل کنید بدین صوت عمل می کنیم 1365+ 621 = 1986 و برای تبدیل تاریخ میلادی به شمسی از 1986 عدد 621 را کم می کنیم و سال 1365 را بدست خواهیم آورد. فرمول تبدیل تاریخ میلادی به شمسی و قمری و بلعکس چندان سخت نیست اما ما در موقعیت هایی قرار می گیریم که فرصت محاسبه وجود ندارد و دسترسی به تقویم سال های گذشته و آینده را نداریم در این حالت ابزار آنلاین تبدیل تاریخ کیت ست به شما کمک می کنید که خیلی راحت تبدیل تاریخ میلادی به شمسی، تبدیل تاریخ شمسی به میلادی و حتی قمری را انجام دهید.

منبع:
https://kitset.ir/time/convert-date

 نامه های اداری به شکل های مختلف و با کاربردهای متفاوتی در نظام اداری جریان دارد، از این رو برای بررسی بهتر این نامه ها می توان آنها را از دو دیدگاه ماهیت کار و سطوح سازمانی تقسیم بندی نموده و سپس در تنظیم عنوان های آنها به ضوابط یادشده پرداخت:

نامه های اداری از دیدگاه ماهیت کار:

نامه های اداری از نظر ماهیت کار به چهار دسته تقسیم می شوند:

• نامه های خبری: نامه هایی که به واسطه آنها نتیجه کاری یا آغاز و پایان کاری اطلاع داده می شود.
• نامه های بازدارنده : نامه هایی که از انجام کاری یا بروز حادثه ای بطور موقت یا دائم جلوگیری می کنند.
• نامه های دستوری–درخواستی : نامه هایی که در آنها ارتباط عمودی حاکم است، مثل درخواست از مقام بالا و یا دستور مافوق به کارمند زیر دست.
• نامه های هماهنگی : نامه هایی همانند بخشنامه ها که بمنظور هماهنگی بین دو یا چند واحد و سازمان تهیه میشوند.

 نامه های اداری از دیدگاه سطوح ارتباطی:

نامه های اداری ممکن است در داخل سازمان جریان داشته باشد که به آنها نامه های داخلی می گویند و یا اینکه از سازمانی به سازمان دیگر تهیه و ارسال می شود و نامه خارجی می نامند. در ادامه به بررسی انواع مختلف این نامه ها می پردازیم:

نامه های داخلی :

نامه های داخل ادارات، بر اساس سطوح ارتباطی خود به پنج دسته تقسیم می شوند:

• نامه بین دو واحد هم سطح: نامه هایی برای ارتباط و هماهنگی میان واحدهای داخلی یک سازمان
  همانند ارتباط بین واحد مالی و واحد اداری که واحد مالی برای امورات خود به نیروی انسانی آنها و واحد اداری به منابع مالی امور مالی نیازمند است.
• نامه واحد بالاتر به واحد پایین تر : این نامه ها به دو صورت جریان می یابند: حاشیه نویسی بر روی نامه های وارده از خارح از سازمان که با دستور اطلاع و نظرخواهی و یا اقدامی همراه است و نامه هایی که برای انجام اموری خاص از سوی مقام بالاتر به مقام پایین صادر می شود.
• نامه از واحد پایین تر به واحد بالاتر: ارائه گزارش و پاسخ در برابر نامه مقام بالاتر، درخواست و تقاضا از مقام بالاتر، گزارش عملکرد واحد و پیشنهادات واحد اجرایی به مقام بالاتر در این دسته قرار می گیرد.
• نامه یک کارمند به واحد اداری : این نامه ها شامل درخواست کارمند از واحد خود یا سایر واحدها و
  ارائه گزارش وی از ماموریت خود را شامل می شود و در صورت استناد آینده، باید ثبت و بایگانی شود.
• نامه واحد اداری به کارمند : احکام ماموریت، تشویق نامه ها، توبیخ نامه ها و پاسخ نامه هایی که کارمند به اداره داده است، در زمره این نامه ها قرار می گیرند.

 استفاده از نرم افزار دبیرخانه ساده یار برای ارسال و دریافت ناه اداری توصیه میشود.

 نامه های خارجی:

مکاتباتی که از سوی سازمان با ادارات و سازمان های دیگر انجام می شود و به اشکال زیر نگاشته می شود:

1. نامه به یک واحد مشخص از سازمان : زمانی از این شکل نامه استفاده می شود که با ماموریت اداره مقصد آشناهستیم و مستقیما به آن اداره نامه می نویسیم.مثلا نامه به اداره کل آموزش و پژوهش استانداری البرز٫
2. نامه به سازمان در ارتباط با وظایف سازمان : اگر با تشکیلات داخلی سازمانی آشنایی نداشته باشیم و مشخص نباشد که درخواست ما به کدام بخش از سازمان مرتبط است، از عنوان کلی آن سازمان استفاده می کنیم.
3. نامه به یک شخص حقیقی : در پاسخ به تقاضای فرد و یا صدور تقدیرنامه، احضارنامه، توبیخ نامه و ابلاغ و اخطار به یک فرد این نوع نامه ها نوشته می شوند.
4. نامه به یک شخص حقیقی مشخص در بخش خصوصی: نامه ای که بر حسب ضرورت ارتباط سازمانی دولتی با بخش خصوصی ایجاد شده و برای مدیر آن موسسه نوشته می شود.

منبع:
https://blog.yar.cloud/%d8%a2%db%8c%db%8c%d9%86-%d9%86%da%af%d8%a7%d8%b1%d8%b4-%d9%85%da%a9%d8%a7%d8%aa%d8%a8%d8%a7%d8%aa-%d8%a7%d8%af%d8%a7%d8%b1%db%8c/

 اخترشناسان و دانشمندان هر سال شمسی را معادل حرکت کامل زمین به دور خورشید تعریف می‌کنند و در مقابل تعداد روزهایی که طول میکشد تا ماه به دور زمین به طور کامل بچرخد مبنای تعیین سال قمری است. از ای رو طول روزهای سال قمری با شمسی متفاوت است که این تفاوت ۱۰ الی ۱۱ روز می‌باشد.

از طرفی این اختلاف ۱۰ روز و  21 ساعته در بیان تاریخ امروز به شمسی و قمری باعث میشود هر ۳۳ سال شمسی معادل ۳۴ سال قمری باشد. پس اگر سن شما بر مبنای تاریخ شمسی ۳۳ سال باشد، بر مبنای تاریخ قمری ۳۴ سال سن خواهید داشت.

 فرمول تبدیل تاریخ امروز ایران به شمسی و قمری چیست؟

با تعریفی که توضیح آن را دادیم، تبدیل تاریخ امروز به شمسی و قمری از فرمول ساده ای بدست می آید. برای اینکار کافی است به صورت دستی تاریخ شمسی را بر عدد ۳۳ تقسیم کنید، سپس عدد حاصل را با تاریخ مورد نظرتان در تقویم شمسی جمع کنید. راه حل دیگر شما استفاده از تبدیل تاریخ آنلاین است.

مثال: اگر میخواهید تاریخ تولدتان را که سال ۱۳۶۰ است به قمری بدست آورید. کافی است ۱۳۶۰ را بر ۳۳ تقسیم کنید که حاصل ۴۱ میشود. سپس عدد ۴۱ را با ۱۳۶۰ جمع کنید که جواب ۱۴۰۱ میشود.