معرفی نرم افزار های سازمانی

رایانش ابری یک تکنولوژی جدید و همه‌گیر در میان شرکت‌های نوآور به شمار می‌رود و کسب و کارهایی که به دنبال دستیابی به یک مزیت رقابتی مناسب هستند، به سمت استفاده از این تکنولوژی رو آورده‌اند. اما خود تکنولوژی رایانش ابری نیز همواره در حال تغییر و پیشرفت است و سعی می‌شود تا با اعمال تغییرات مناسب و هدفمند، عملکرد این تکنولوژی را بهبود ببخشند. یکی از این تغییرات استفاده از اتوماسیون ابری برای خودکارسازی فرایندهای در جریان است. دبیرخانه آنلاین یک نمونه از نرم افزارهای ابری می باشد.

خودکارسازی فرایندها در رایانش ابری باعث حذف تکرار، مداخلات انسانی، خطاهای ذاتی فرایندها و ناکارامدی‌ها می‌شود. برخی از رایج‌ترین نمونه‌های استفاده از اتوماسیون ابری عبارت‌اند از:

1. تخصیص منابع: یکی از اصل‌های اساسی در محاسبات ابری امکان افزایش یا کاهش مقیاس محاسبات، حافظه یا منابع آن است و از اتوماسیون ابری می‌توانید برای این منظور استفاده شود.

2. پیکربندی: تنظیمات مربوط به زیرساخت را می‌توان با استفاده از قالب‌ها و کدهای مختلفی تعریف کرد و سپس این تنظیمات به‌صورت خودکار پیاده‌سازی شود.

3. توسعه و استقرار: بعد از پیاده‌سازی اتوماسیون ابری، توسعه مستمر نرم افزارها در مراحل مختلف به طور مستقیم به اتوماسیون متکی خواهد بود.

4. برچسب‌گذاری: شما می‌توانید با استفاده از اتوماسیون ابری هر چیزی که تمایل داشتید را براساس معیارها، زمینه‌ها و شرایط عملیاتی خاص به‌صورت خودکار برچسب گذاری کنید.

5. امنیت: کنترل‌های امنیتی خودکار را می‌توان در محیط‌های ابری مورد استفاده قرار داد و به‌عنوان مثال دسترسی به برنامه‌ها یا اطلاعات مشخص را محدود کرد.

6. ثبت و نظارت: امکان استفاده از فیلترهای مانیتورینگ برای بررسی ناهنجاری‌ها یا رویدادهای غیرمنتظره با اتوماسیون ابری وجود دارد.

منبع:
https://www.irisaco.com/cloud-automation/#:~:text=%D8%A7%D8%AA%D9%88%D9%85%D8%A7%D8%B3%DB%8C%D9%88%D9%86%20%D8%A7%D8%A8%D8%B1%DB%8C%20%DA%A9%D8%AF%D8%A7%D9%85%E2%80%8C%D8%A7%D9%86%D8%AF%D8%9F-,%D8%AA%D8%B9%D8%B1%DB%8C%D9%81%20%D8%A7%D8%AA%D9%88%D9%85%D8%A7%D8%B3%DB%8C%D9%88%D9%86%20%D8%A7%D8%A8%D8%B1%DB%8C,%D8%A7%D8%A8%D8%B1%DB%8C%20%D9%85%D9%88%D8%B1%D8%AF%20%D8%A7%D8%B3%D8%AA%D9%81%D8%A7%D8%AF%D9%87%20%D9%82%D8%B1%D8%A7%D8%B1%20%D9%85%DB%8C%E2%80%8C%DA%AF%DB%8C%D8%B1%D9%86%D8%AF.

 ارائه خدمات به ارباب رجوع در بسیاری از سازمان‌ها و شرکت‌ها بخش مهم و حجیم فرآیندهای کاری را تشکیل می‌دهد و در مواقعی از سال ترافیک کاری شدیدی را ایجاد می‌کند. مراجعه حضوری، نه تنها در سازمان مربوطه، هزینه‌های زیاد منابع انسانی، لجستیک و آماده‌سازی فضای تعاملی با مخاطبان را ایجاب می‌کند؛ بلکه با توسعه سازمان و افزایش مخاطبان و تعریف روال‌های جدید این هزینه‌ها مرتبا روند افزایشی خواهند داشت.

ارائه خدمات آنلاین به ارباب رجوع نه تنها در اولین مرحله راه‌اندازی قادر به کاهش چشم‌گیر هزینه‌هاست؛ بلکه با گذشت زمان و افزایش دامنه فعالیت‌های سازمان این روند، ادامه پیدا می‌کند.

سازمان ها می توانند برای سهیل در روند انجام امور و بالا بردن راندمان از نرم افزار های دبیرخانه آنلاین استفاده کنند.

منبع:

https://blog.yar.cloud/%da%86%da%af%d9%88%d9%86%d9%87-%d8%ae%d8%af%d9%85%d8%a7%d8%aa-%d8%a2%d9%86%d9%84%d8%a7%db%8c%d9%86-%d8%a8%d9%87-%d8%a7%d8%b1%d8%a8%d8%a7%d8%a8-%d8%b1%d8%ac%d9%88%d8%b9-%d9%87%d8%b2%db%8c%d9%86%d9%87/

 ماشین های اداری برای انجام مؤثرتر و کارآمدتر فعالیت‌های اداری بسیار مفید و مهم هستند و اهمیت بسیار فراوانی را در کسب و کار شما خواهند داشت. ماشین آلات باعث صرفه جویی در کار، هزینه و زمان می‌شود. آن‌ها کیفیت و دقت بهتری را تضمین می‌کنند.

• صرفه جویی در نیروی کار: ماشین های اداری دستگاه‌های صرفه جویی در کار هستند. آن‌ها در نیروی انسانی صرفه جویی می‌کنند و همین حجم کار را می‌توان با تعداد کمتری از کارمندان انجام داد. عملکرد کارکنان موجود افزایش می‌یابد؛ بنابراین ماشین های اداری در هر اداری مهم هستند.

• صرفه جویی در زمان: ماشین های اداری در زمان صرفه جویی می‌کنند، زیرا می‌توانند کارهای اداری را سریع‌تر انجام دهند. به عنوان مثال، ماشین محاسبه می‌تواند محاسبات را بسیار سریع‌تر از محاسبه دستی انجام دهد.

• صرفه جویی در هزینه: صرفه جویی در هزینه یکی دیگر از اهمیت ماشین های اداری است. آن‌ها با صرفه جویی در نیروی کار و زمان در هزینه‌ها صرفه جویی می‌کنند. هزینه‌های عملیاتی دفتر کاهش می‌یابد، ماشین های اداری برای نصب نیاز به سرمایه‌گذاری زیادی دارند؛ اما در درازمدت باعث صرفه‌جویی در هزینه‌های ارائه خدمات می‌شوند و اقتصادی هستند. برای صرفه جویی در هزینه ها از فکس آنلاین استفاده کنید.

• کیفیت بهتر: ماشین های اداری کیفیت کار اداری را افزایش می‌دهند. آن‌ها یکنواختی را در کار به ارمغان می‌آورند. این امر استانداردسازی در کیفیت کار را ترویج می‌کند که یک کار دقیق و منظم است.
• دقت: این یکی دیگر از اهمیت‌های ماشین اداری است که این ماشین‌ها دقت را در کارهای اداری به ارمغان می‌آورند. احتمال خطا کاهش می‌یابد. یک ماشین به طور مداوم با سرعت یکنواخت کار می‌کند.

• کاهش یکنواختی: کارهای دستی تکراری باعث ایجاد یکنواختی در کارکنان می‌شود و آن‌ها احساس بی حوصلگی و خستگی فیزیکی می‌کنند. ماشین های اداری می‌توانند کارهای تکراری را به طور مداوم انجام دهند و یکنواختی را کاهش دهند.

• کارایی: ماشین های اداری کارایی را در کارهای اداری افزایش می‌دهند. عملکرد کارکنان افزایش می‌یابد. هزینه‌های دفتر کاهش می‌یابد مشکلات پیچیده به راحتی حل می‌شوند. رایانه‌ها اطلاعات را به صورت ایمن ذخیره می‌کنند و در صورت نیاز و به سرعت آن‌ها را ارائه می‌دهند.

منبع:
https://edarimalls.com/the-importance-of-office-machines/

 امروز به راحتی می‌توانید تنها با یک کامپیوتر و بدونه نیاز به دستگاه فکس اسناد و مدارک مهم خود را با خیال راحت به هرکجا که لازم است و در هر زمان که باید، ارسال کنید. این موهبت دنیای دیجیتال و مزیت مدرنیته شدن زندگی امروز بشر است. اما فکس اینترنتی چیست؟ فکس آنلاین یا فکس اینترنتی یک مبحث جدید در ارسال اطلاعات است که در آن به جای استفاده از شبکه‌های تلفنی و خطوط زمینی از شبکه اینترنت جهانی یا همان ip جهانی استفاده می‌شود.

یک سوال ساده اما زمینه‌ای، فکس چیست؟ در گذشته اسناد را با دستگاه‌های مخصوص فکس،اسکن و سپس از طریق شبکه‌های سویئچ شده تلفن ارسال می‌کردند. امروزه هر سند و مدرکی را می‌توان از طریق فکس اینترنتی ارسال یا دریافت کرد (اسناد شامل انواع فایل word یا  pdf یا انواع تصاویر).

فکس آنلاین یا فکس اینترنتی یک سرویس میزبانی شده به حساب می‌آید، این بدان معنی است که برای استفاده از اینترنت فکس به خرید و نصب سرورهای فکس، مودم‌ها یا نرمافزار مخصوصی نیاز ندارد. با توجه به ارائه دهنده‌ای که برای فکس آنلاین یا فکس اینترنتی خود انتخاب می‌کنید، بستر بزرگی از ابزارها و خدمات مختلف در اختیار شما قرار خواهد گرفت.

ناگفته نماند که به فکس آنلاین یا فکس اینترنتی، فکس ابری نیز می‌گویند.

منبع:

https://mahanvoip.com/advantages-and-disadvantages-of-using-fax/

 در دنیای دیجیتال کنونی، بخش اتوماسیون در اداره‌ها زنجیره‌ای از ارزش‌ها را برای کاربران فراهم می‌آورد. سیستم‌های قدرتمند دیجیتالی که بیشتر امور را به صورت خودکار در آورده‌اند، می‌توانند خطاهای انسانی را تا حدود بسیار زیادی کاهش دهند. در کنار این موضوع، سازمان‌های بزرگ و شرکت‌هایی که دائما با داده‌های متنوع سر و کار دارند، می‌توانند داده‌های حجیم را ذخیره سازی و پردازش کنند.

شاید تا چند سال قبل، یکی از مشکلات بزرگ برای شرکت‌ها همین ذخیره سازی و پردازش داده‌های حجیم بود که اکنون راه حل عملی برای آن وجود دارد. در واقع، با روش‌های قبلی شما هرگز نخواهید توانست تا این حجم از مدارک و مستندات را تحلیل کرده و آن‌ها را بایگانی کنید. اکنون، نه تنها می‌توان امور روزمره را برنامه ریزی و زمان بندی کرد، بلکه امکان ذخیره، بایگانی و تحلیل داده‌ها نیز در یک سیستم یکپارچه فراهم شده است. مثل نرم افزار دبیرخانه

این در حالی است که شما همزمان با برنامه ریزی تمامی امور می‌توانید به مدارک دسترسی داشته باشید و این موضوع در عملکرد کلی سیستم مشکلی را به وجود نخواهد آورد.

منبع:
https://www.hamyarit.com/blog/office-automation/

 در دورانی نه‌چندان دور و نه‌چندان نزدیک، چیدن یک جلسه به معنای بیرون کشیدن دفتری قطور و گشت و گذار میان صفحات آن بود. باید به سراغ دست‌نوشته‌های قدیمی و دست‌خط‌های غیر قابل خواندن می‌رفتید تا بلکه فضایی خالی برای نوشتن پیدا کنید. از سوی دیگر، ملاقات‌های خود را از دست می‌دادید، زیرا خیلی ساده بررسی دفتر خود را از یاد می‌بردید. در نهایت نیز باید با مشقت فراوان به دنبال ساعتی می‌گشتید که برای تمام شرکت‌کنندگان در جلسه مناسب باشد. اما با از راه رسیدن تقویم‌ آنلاین مانند گوگل کلندر، تمام این مشکلات هم رفع شده‌اند و شکلی آسان‌تر به خود گرفته‌اند.

خبر خوب اینکه برای قدم گذاشتن در جهان گوگل کلندر نیاز به انجام هیچ کار به‌خصوصی ندارید. مادامی که یک حساب کاربری گوگل داشته باشید - مثل ۱.۲ میلیارد کاربر دیگر در جهان - نیازی نیست کاری بیشتر از باز کردن سایت Google Calendar (+) یا اپلیکیشن موبایل آن انجام دهید. اگر پیش‌تر وارد حساب گوگل شده باشید، همه‌چیز آماده خواهد بود. اگر هم هنوز حساب گوگل ندارید، در همین صفحه دعوت به ثبت نام (Sign Up) خواهید شد. ساخت حساب کاملا رایگان است و تنها چند ثانیه از وقت‌تان را می‌گیرد.

اگر موبایل هوشمندی مبتنی بر اندروید دارید، متوجه خواهید شد که اپلیکیشن Calendar گوگل از پیش روی آن نصب شده است. اگر هم روی صفحه اصلی نباشد، آن را در اعماق منوی کشویی اپلیکیشن‌ها پیدا خواهید کرد.

منبع:
https://blog.faradars.org/%DA%AF%D9%88%DA%AF%D9%84-%DA%A9%D9%84%D9%86%D8%AF%D8%B1-%DA%86%DB%8C%D8%B3%D8%AA/

 نرم افزار CRM یا مدیریت ارتباط با مشتری، نرم افزاری ست که تمام بخش های سازمان را که با مشتری در ارتباطند یکپارچه کرده، و فروش، بازاریابی، خدمات مشتری و پشتیبانی را سیستماتیک می کند.

هدف این نرم افزار حفظ مشتری ها، بهبود کارایی پرسنل، تست استراتژی ها و خودکارسازی فرآیندهاست. توضیحات کامل خودکارسازی از طریق سیستم سازی و ماهیت نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری به طور جداگانه و به تفصیل شرح داده شده اند. البته در ویدیوی زیر نیز به طور خلاصه می توانید پاسخ سوال CRM چیست را بگیرید:

عملکردها در سازمانی که CRM دارد

به جای اکسل و در کنار سامانه پیامک

مشتری یکی از فرم های وب سایت را پر کرده است. اطلاعاتی که شخص در فرم درخواست کرده، به صورت خودکار برای او ایمیل یا پیامک می شود. پنل پیامک با نرم افزار متصل شده است. در صورت لزوم، امکان اتصال اوتلوک و ایمیل نیز وجود دارد.

اطلاعات وارد شده توسط شخص به صورت خودکار به نرم افزار CRM منتقل شده و یک سرنخ (مشتری بالقوه) جدید ثبت می شود. به همین دلیل، نیازی به استفاده از اکسل برای ثبت دستی اطلاعات نیست. فعالیت تماس خودکاری ایجاد شده و به نیروهای فروش ارجاع می شود تا با مشتری تماس گرفته و جزییات درخواست او را در پروفایلش ثبت کنند.

به جای آفیس، نرم افزار امضای دیجیتال، اوتلوک و فکس اینترنتی

اگر مشتری بلافاصله خرید کند، فاکتور مربوطه در نرم افزار ایجاد شده، امضای دیجیتالی آن در خود نرم افزار انجام شده، خروجی PDF آن گرفته شده، و مستقیما از طریق پروفایل مشتری برای او ایمیل یا فکس اینترنتی می شود.

به جای تقویم

اگر مشتری خرید نکند، وارد مرحله پیگیری ها می شود. برای هر پیگیری نوع و تاریخی طبق صحبت های پیشین با مشتری تعیین شده، و بلافاصله فعالیتی ثبت می شود. خود نرم افزار تقویم آنلاین دارد و یادآور انجام کار نیز ارسال می کند. البته اتصال با تقویم گوگل برای انتقال فعالیت ها بین دو تقویم نیز ممکن است.

منبع:
https://parsvt.com/essential-software-for-companies/

توجه به نکات زیر در تفهیم و کاربرد بهره‌وری کمک خواهد نمود:

1- بهره‌وری منحصر به واحدهای تولیدی و صنعتی نمی‌باشد. سازمان‌های عمومی(دولتی) که عموماً ارائه دهنده خدمات به مردم می‌باشند نیز باید الگوهای آن را بکار گیرند.

2- بهره‌وری معادل سودآوری نیست. سودآوری می‌تواند با فروش گران‌تر محصولات و یا ارائه خدمات با نرخ بالاتر حاصل شود.

3- افزایش تولید و یا ارائه خدمات بیشتر همراه با افزون شدن تعداد نیروی انسانی، ماشین آلات و ... نشان دهنده استفاده موثر و کارا از منابع سازمان نمی‌باشد.

4- برنامه‌های بهره‌وری باید فراگیر و کل سازمان را شامل شوند.

5- افزایش بهره‌وری باید برنامه‌ای مستمر باشد.

6- برنامه‌های افزایش بهره‌وری باید از سوی مدیران ارشد حمایت شود.

7- در برنامه‌های افزایش بهره‌وری مشارکت کارکنان فراموش نشود.

8- تعیین شاخص‌های کمی برای هر واحد سازمانی باید در برنامه قرار گیرد.

9- حمایت اجرای برنامه‌های افزایش بهره‌وری را باید در سازمان جلب کرد.

10- ایجاد یک نظام اطلاعاتی برای ارائه پیشرفت برنامه افزایش بهره‌وری صورت گیرد.

11- نظام ارزشیابی و پاداش سازمان باید در راستای برنامه‌های بهره‌وری سازمان قرار گیرد.

12- اندازه‌گیری بهره‌وری باید در یک دوره زمانی معین انجام شود.

13- استفاده از نرم افزار فکس، تقویم آنلاین و... نیز به افزایش بهره وری سازمان کمک میکند.

موانع بهره‌وری در نظام اداری

1- ضعف مدیریت: ضعف در مدیریت یکی از عوامل اصلی پایین بودن بهره‌وری در سازمان‌های اداری است. عدم آشنایی مدیران با تکنیک‌ها و فنون برنامه‌ریزی، سازماندهی، مدیریت منابع انسانی، پاداش و تنبیه، روش‌های انگیزشی، کنترل، انتخاب نامناسب مدیران در سطوح مختلف جابجایی مکرر آنها و عدم برنامه‌ریزی دوره‌های آموزشی، موجب ضعف در مدیریت و نهایتاً کاهش بهره‌وری را بدنبال دارد.

2- نیروی انسانی غیرمتخصص: کارکنانی که در کار دانش و مهارت لازم را داشته باشند کارها و وظایف محوله را بدرستی انجام خواهند داد. بنابراین برای بهبود سطح بهره‌وری باید در سازماندهی کارکنان علاوه بر مدنظر قرار دادن سایر ویژگی‌ها، داشتن تخصص به عنوان یکی از اصول اساسی در گزینش افراد باشد. لازم به ذکر است جذب و بکارگماری کارکنان شایسته مستلزم ایجاد یک نظام منابع انسانی است که در آن شایسته‌سالاری حاکم باشد.

3- عدم وجود سیستم ارزشیابی مناسب کارکنان: برخی از اهداف سیستم‌های ارزشیابی کارکنان عبارتند: مشخص نمودن ضعف کارکنان در انجام کارها و تدوین برنامه‌های آموزشی برای اصلاح آن در سطح سازمان، ایجاد علاقه در کارکنان بوسیله ایجاد یک نظام پاداش و تشویق منطقی در سازمان، ایجاد معیاری منطقی در واگذاری مزایا و امتیازات و کاهش نارضایتی‌ها و شکایات ناشی از اعمال نظرهای مغرضانه نسبت به کارکنان. بنابراین سیستم‌های ارزشیابی کارکنان باید عملکرد آنها را مورد سنجش قرار دهد و از آن بعنوان معیاری جهت اصلاح روش‌های ناکارآمد استفاده نماید. وجود نظام ارزشیابی مناسب خود می‌تواند عاملی در جهت ارتقاء انگیزه‌های کاری باشد.

4- عدم وجود انگیزه کاری در کارکنان: افزایش و بهبود بهره‌وری در سازمان ارتباط مستقیم با وجود انگیزه‌های تلاش و کوشش در کارکنان دارد. کارکنان با انگیزه قادر به تلاش در جهت دستیابی به اهداف سازمان، کاهش هزینه‌ها واستفاده صحیح و مناسب از منابع هستند. متاسفانه سالهاست که انگیزه‌های پایین کاری به عنوان معضلی خودنمایی می‌کند.

5- حاکم بودن روحیه منفعت طلبی فردی: اگر در سازمانی افراد بدنبال تحقق اهداف فردی و شخصی بوده و از امکانات و منابع سازمان برای نیل به نیات و مقاصد شخصی استفاده نمایند، در نهایت بهره‌وری سازمان که در بذل توجه به اهداف سازمان بدست می‌آید به ورطه فراموشی سپرده خواهد شد.

6- کم‌کاری: برای شرح این موضوع آمارهایی که از نظر خواهد گذشت، راهگشا می‌باشند. ساعت کار مفید در هفته 6 تا 9 ساعت اعلام شده است.«مطالعه‌ای که در سال 1365 در مورد ساعات کار مفید کارکنان یک سازمان اداری بعمل آمد نشان می‌دهد در ساعت کار رسمی در سازمان مزبور 52 ساعت در هفته بوده است یعنی علاوه بر 44 ساعت مقرر کارکنان 8 ساعت هم اضافه کار داشتند اما کار مفید کارکنان سازمان مزبور فقط 8/7 ساعت در هفته بوده است. یعنی حتی کمتر از 8 ساعت اضافه کاری که دریافت می‌کنند.»

7- «رانت»های مختلف:«رانت عبارت از اضافه ارزشی است که نصیب عرضه‌کننده یک عامل تولید یا محصول، در شرایط کمیابی مطلق یا نسبی آن نسبت به تقاضا در بازار می‌شود». رانت به هر پرداختی که بالاتر از ارزش واقعی محصولات یا خدمات می‌باشد، اطلاق می‌گردد.بسیاری از افراد و گروهها بدلیل وجود رانت برای آنها صاحب درآمدهایی می‌شوند که در راه کسب آن کمتر تلاش و کوششی را تحمل نموده‌اند. وجود رانت( که البته برای عده خاصی از افراد جامعه مهیا است) و پرداختهای تبعیض‌آمیز موجب تضعیف روحیه تلاش و کوشش در بین افراد جامعه می‌شود. رانت انگیزه‌های خلاقیت و نوآوری،تولید و کارآفرینی را از بین خواهد برد. رانت به شکلهای مختلف کاهش بهره‌وری را ایجاد می‌نماید زیرا ارتباط منطقی بین تلاش و کوشش و عملکرد را زیر سوال می‌برد.رانت به شیوه‌های مختلف باعث تقلیل روحیه کار و تلاش و نهایتاً کاهش بهره‌وری در جامعه می‌شود. پرداختهای اضافی به کالاها و خدمات(رانت اقتصادی)، ایجاد روحیه مدرک گرایی و عدم توجه به شایستگی‌های فنی، مهارت‌های افراد و کارایی آنها در بدست آوردن مناصب شغلی موجب تلاش افراد برای دستیابی به مدارک دانشگاهی به عنوان مجوزی جهت استخدام شده است.(رانت علمی) اعطای پست بر اساس ارتباطات آشنایی و نسبی و نادیده‌گرفتن ملاک‌های شایستگی در گزینش افراد در امور تخصصی.

8- مشغله زیاد کاری مدیران: بسیاری از مدیران در نظام اداری به طور هم‌زمان دارای مسئولیت‌های زیادی می‌باشند. مشغله فراوان باعث می‌شود آنها عملاً نتوانند بسیاری از کارهای محوله را به شایستگی و در زمان‌های تعیین شده انجام دهند. این امر باعث مشکلاتی به قرار زیر می‌شود:

الف) باعث عملکرد ضعیف مدیر می‌شود. انسان دارای ظرفیت و توانایی نامحدود و بی‌انتها نمی‌باشد. مدیرانی که مسئولیت‌های مختلف دارند، بدلیل تداخل وظایف، بیشتر کارهای آنها به طور ناقص انجام می‌شود.

ب) موجب نارضایتی مردم می‌شود. عدم حضور دائم مدیر به دلیل مشغله فراوان باعث کندی و توقف در انجام کار ارباب رجوع و نهایتاً نارضایتی آنها خواهد شد.

ج) باعث جلوگیری از مطرح‌شدن استعدادهای توانمند با افکار و روش‌های پویا و جدید خواهد شد.

د) فرهنگ انحصارطلبی در سازمان‌های دولتی رواج می‌یابد. موارد مذکور بخوبی نشان می‌دهد که مدیران پرمشغله مانعی در جهت ارتقاء سطح بهره‌وری در سازمان‌های دولتی می‌باشند.

ه) وجود روابط مبتنی بر عدم اعتماد . کنترل های مضاعف اداری که کامل ثبت های مکرر ، پاراف های متعدد ، اخذ رسیدهای فراوان در مکاتبات ، سیستم های حضور و غیاب سنتی و ... که ناشی از روابط مبتنی بر عدم اعتماد است باعث اتلاف بسیاری از منابع سازمان شده است .

9- روش‌های انجام کار: روش‌های انجام کار در سازمان‌های دولتی سنتی و در بسیاری موارد غیرعلمی و تجربی است. این امر خود مشکلات بسیار فراوانی در نظام اداری فراهم آورده که از ان جمله سردرگمی ارباب رجوع و خستگی کارکنان از انجام کارها را می‌توان نام برد.

منبع:
https://www.nipna.ir/fa/newsagency/14994/%D8%B1%D8%A7%D9%87%DA%A9%D8%A7%D8%B1%D9%87%D8%A7%DB%8C-%D8%A7%D9%81%D8%B2%D8%A7%DB%8C%D8%B4-%D8%A8%D9%87%D8%B1%D9%87-%D9%88%D8%B1%DB%8C-%D9%86%DB%8C%D8%B1%D9%88%DB%8C-%D8%A7%D9%86%D8%B3%D8%A7%D9%86%DB%8C-%D8%AF%D8%B1-%D8%B3%D8%A7%D8%B2%D9%85%D8%A7%D9%86

 امروزه استفاده از ماشین‌های اداری در ادارت و دفاتر کمک بسیاری به روند افزایش کار‌های روزمره می‌کند و پرسنل می‌توانند کار خود را به درستی انجام دهند. در واقع داشتن چنین تجهیزاتی دفتر کار شما را حرفه ای‌تر جلوه می‌دهد و باعث می‌شود روال کار روزانه به راحتی انجام شده، سطح عملکرد را افزایش می‌دهد، عملکرد‌ها را بهبود می‌بخشد، از فایل‌ها محافظت می‌کند و دقت را افزایش می‌دهد. از ماشین‌های اداری که مورد استفاده ادارت و دفاتر کوچک و بزرگ قرار می‌گیرند می‌توان به پرینتر، دستگاه کپی، اسکنر، دستگاه فکس و پلاتر اشاره کرد که برای استفاده در منازل برای استفاده‌های شخصی نیز به کار می‌روند؛ که امروزه به یکی از بخش‌های مهم و ضروری ادارت و منازل تبدیل شده است. استفاده از فکس آنلاین برای افزایش راندمان کاری توصیه می شود.

انواع ماشین‌های اداری

دستگاه پرینتر

پرینتر که به آن چاپگر نیز گفته می‌شود، یک دستگاه الکترونیکی و از لوازم جانبی کامپیوتر است که فایل‌های متنی و تصویری را از رایانه و دستگاه‌های هوشمند به یک سند مانند کاغذ تبدیل می‌کند. پرینتر‌ها در ابعاد و مدل‌های مختلف تولید و عرضه می‌شوند که هر کدام کاربری مخصوص به خود را دارند، که عبارتند از پرینتر لیزری، جوهرافشان و سوزنی. این چاپگر‌ها هر کدام از نظر رنگ و نوع مخزن در دسته‌‌های متفاوتی قرار دارند که در ادامه به صورت تخصصی‌تر شرح خواهیم داد.

پرینتر لیزری: این نوع چاپگر در دو نوع سیاه و سفید و رنگی موجود است و بسته به کاربرد آن از تونر یا کارتریج استفاده می‌کنند. نوع تک ‌رنگ برای چاپ متون و نوع رنگی برای چاپ تصاویر گرافیکی استفاده می‌شود، که قیمت بالایی در چاپ عکس دارند. این اختلاف هزینه و قیمت مربوط به تعویض کارتریج یا شارژ آن است که برای امور گرافیکی بسیار کارایی دارد.

پرینتر جوهرافشان: این پرینتر با مخزن جوهر همراه است و کیفیت بسیار بالایی را چاپ تصاویر دارد. همچنین مانند نوع لیزری در دو دسته تک‌ رنگ و رنگی موجود است.

پرینتر سوزنی: پرینتر‌های سوزنی از اولین قدیمی‌ترین پرینتر‌ها هستند که به صورت تک رنگ (سیاه و سفید) عمل می‌کنند. موسسات مالی، بانک‌ها و دفاتر بیمه برای ثبت اطلاعات بر روی دفترچه و رسید‌ها از این پرینتر استفاده می‌کنند. این چاپگر از سوزن‌های بسیار باریک تشکیل شده که با ضربه به جوهر روی کاغذ چاپ می‌شود و هر چه تعداد ضربات بیشتر باشد کیفیت چاپ واضح‌تر و بهتر خواهد بود.

دستگاه کپی

دستگاه کپی یکی از لوازم اصلی تجهیزات اداری است. مشاغل بزرگ و کوچک و بسیاری افراد هر روز از دستگاه کپی استفاده می‌کنند. بهترین دستگاه‌های کپی معمولاً بیش از یک عملیات کپی را دارد. آنها چاپگر‌ها، دستگاه‌های فکس و اسکنر‌هایی هستند که یک اداره، سازمان و دفاتر برای کار‌های اداری نیاز دارند. با این دستگاه می‌توان از یک سند، یک تصویر مشابه نسخه اصلی تهیه کرد.

اسکنر

اسکنر دستگاهی است که اسناد و تصاویر کاغذی را دریافت نموده و به تصاویر دیجیتالی در رایانه تبدیل می‌کند. اسکنر‌ها در انواع دستی، تخت و بایگانی فقط برای اسکن سیاه و سفید یا رنگی وجود دارد. اسکنر‌ها برای اسکن برای چاپ با وضوح بالا استفاده می‌شوند، اما اسکنرهای با وضوح پایین برای گرفتن تصاویر برای نمایش رایانه کافی هستند. بیشتر اسکنرها دارای سطح اسکن مسطح هستند، که عمدتاً برای اسکن مجلات، عکس‌ها و اسناد متعدد استفاده می‌شوند. علاوه بر این، از آنجایی که اکثر اسکنرهای تخت دارای پوششی هستند که بالا می‌رود، می‌توانند کتاب‌ها و سایر اسناد سنگین را اسکن کنند. اسکنر اسناد نوع دیگری از اسکنر است که فقط قادر به پذیرش اسناد کاغذی است. اگرچه اسکنرهای برگه‌ دار قابلیت اسکن کتاب‌ها را ندارند، برخی از مدل‌های آنها دارای ویژگی تغذیه‌کننده خودکار اسناد (ADF) هستند که به صفحات مختلف اجازه می‌دهد به ترتیب اسکن شوند.

فکس

فکس دستگاهی است که یک نسخه کاغذی اسکن شده را با استفاده از خط تلفن ارسال می‌کند. زمانی که برای شخصی فکس ارسال می‌کنید، دستگاه فکس صفحه را به صورت چاپ شده به صورت سیگنال‌های الکتریکی به گیرنده تحویل می‌دهد. این دستگاه به دلیل هزینه پایین و قابلیت اطمینان، سرعت و سادگی در کارکرد، مکاتبات تجاری و شخصی را متحول کرده است.

پلاتر

دستگاه پلاتر بسیار شبیه به چاپگر است که برای چاپ بنر‌های بزرگ و نقشه استفاده‌می‌شود. بر خلاف یک چاپگر معمولی، پلاتر می‌تواند خطوط نقطه به نقطه پیوسته را مستقیماً از فایل‌های گرافیکی برداری یا دستورات ترسیم کند؛ آنها همچنین گران‌تر از چاپگر‌های معمولی هستند. پلاتر‌ها در دو نوع تخت و درام موجود است که در نوع تخت قلم نوشتن در هر دو جهت محور x و y در سراسر سطح کاغذ حرکت می‌کند. این نوع پلاتر از یک سطح صاف تشکیل شده است که کاغذ در حالت ثابت روی آن قرار می‌گیرد و این قلم است که برای ایجاد نقشه‌ها یا تصاویر حرکت می‌کند. قلم می‌تواند در اندازه‌ها و رنگ‌های مختلف در پلاتر‌های تخت باشد. نوع درام که در آن یک درام یا یک سطح استوانه‌ای در جهت عمودی می‌چرخد، ​​در حالی که قلم در محور دیگری حرکت می‌کند تا تصویر یا خروجی دیگری ایجاد کند. علاوه بر این، عرض چاپ نهایی با عرض یک درام محدود می‌شود در حالی که هیچ محدودیتی برای طول کاغذ وجود ندارد.

منبع:
https://www.qmita.com/page/79/%D9%85%D8%A7%D8%B4%DB%8C%D9%86%D9%87%D8%A7%DB%8C-%D8%A7%D8%AF%D8%A7%D8%B1%DB%8C.aspx#:~:text=%D8%A7%D8%B2%20%D9%85%D8%A7%D8%B4%DB%8C%D9%86%E2%80%8C%D9%87%D8%A7%DB%8C%20%D8%A7%D8%AF%D8%A7%D8%B1%DB%8C%20%DA%A9%D9%87%20%D9%85%D9%88%D8%B1%D8%AF,%D9%88%20%D9%85%D9%86%D8%A7%D8%B2%D9%84%20%D8%AA%D8%A8%D8%AF%DB%8C%D9%84%20%D8%B4%D8%AF%D9%87%20%D8%A7%D8%B3%D8%AA.

 بد نیست تا اینجا که به سراغ آموزش های لازم تبدیل تاریخ انواع تقویم های مختلف آمده در مورد تفاوت سال کبیسه با سال های دیگر هم اطلاعات جامع و مفیدی کسب کنید.

یک گردش کامل زمین به دور خورشید به طور کلی دارای 365 روز و 6 ساعت است یعنی یک سال ما 365 روز و 6 ساعت می باشد. از آن ‌جا که هر روز ما ۲۴ ساعت می باشد برای رفع نقط این کسری این ۶ ساعت‌ را هر ۴ سال یکبار در تقویم شمسی یک روز به آن اضافه می کنند و همان طور که اشاره شد به آن سال کبیسه می گوییم که ماه اخر آن یعنی اسفند به جای 29 روز بودن 30 روز است.

برای تبدیل تقویم شمسی به میلادی به سایت یار مراجعه کنید.